低值易耗品管理制度，别让蚂蚁搬家掏空了企业的家底

大家好,我是你们的老朋友，一个在注会行业摸爬滚打多年的“财务老兵”。

今天咱们不聊那些高大上的并购重组,也不谈那些让人头秃的复杂税务筹划，咱们把目光收回来，落在企业里最不起眼、却又最容易让人忽视的角落——低值易耗品。

你可能会觉得,不就是个办公用品、几把螺丝刀、几箱劳保手套吗？值得专门写一篇文章，甚至还要上升到“管理制度”的高度吗？

我的观点非常明确：值得，而且非常值得。

在多年的审计生涯中,我见过太多因为“针尖大的窟窿”漏过“斗大的风”的案例，很多老板盯着几百万的固定资产折旧表看半天，却对仓库里堆积如山的废弃工器具、每个月莫名其妙的办公耗材采购单视而不见，殊不知，正是这些不起眼的“低值易耗品”，往往成为了企业成本管理的黑洞，甚至是滋生腐败的温床。

我就用一种咱们财务人之间聊天的口吻,结合实际工作中遇到的那些真事儿，来好好拆解一下《低值易耗品管理制度》到底该怎么定，才能既管得住钱，又不至于把人管死。

为什么“低值”的东西，往往带来“高”风险？

咱们得给“低值易耗品”正个名，在会计准则里，它通常指那些不能作为固定资产核算的各种用具物品，比如工具、管理用具、玻璃器皿、包装容器等，它们的特点很明显：价值低、使用期限短、更换频繁。

但在管理者的眼里,这些特点往往被误读为：“不值钱，不用管”、“用坏了就换新的，没必要修”、“反正金额不大，审批流程能省就省”。

这种心态,就是风险的源头。

记得有一年,我去一家颇具规模的制造企业做年报审计，在抽查管理费用时，我发现“办公费”和“机物料消耗”这两项支出的增长率，远远超过了公司同期的营收增长率，凭着职业敏感，我觉得不对劲。

深入一查,问题出在车间的低值易耗品领用上，这家企业生产一种精密电子元件，需要一种特殊的防静电镊子，这镊子一把确实不贵，也就几十块钱，车间工人多，损耗率极高。

我去车间现场一看,好家伙，更衣柜里、工具箱里，甚至废料堆里，到处都是这种镊子，有的工人觉得镊子稍微有点不顺手就扔一边领新的，有的甚至带回家给孩子修模型，财务那边只看发票金额和领料单的数量，从来没人去核对“以旧换新”。

这就是典型的“蚂蚁搬家”效应。 一把镊子几十块，看似微不足道，但全厂一千多人，每人每月多浪费一把，一年下来就是几十万的纯利润流失，这还没算上因为管理混乱导致的重复采购、仓储成本。

建立一套完善的《低值易耗品管理制度》，首先不是为了抠门，而是为了通过细节管控企业的健康度，一个连螺丝刀都管不好的公司，你很难相信它能管好上亿的投资项目。

那些让人哭笑不得的“生活实例”

在制定制度之前,咱们得先看看，如果没有制度，现实会变得多么荒诞，以下是我亲身经历或同行分享的几个真实案例，大家引以为戒。

消失的“移动硬盘” 某科技公司，IT部门采购移动硬盘非常随意，因为属于低值易耗品（单价低于固定资产标准），行政部只管买，不管发，谁需要，签个字就拿走。结果年底盘点，账面上有200个硬盘，库里只有20个，剩下的180个去哪了？没人知道。有的员工离职了，硬盘带走了；有的硬盘坏了，直接扔垃圾桶了，没人做报废登记；甚至有的部门为了“以防万一”，囤积了十几个放在抽屉里吃灰。 后果： 第二年，IT部门又申请采购200个硬盘，理由是“业务扩张”，老板签字时手都在抖，但他不知道，这纯粹是管理失效造成的浪费。

豪华的“文具战争” 我审计过一家国企下属的三产公司，他们的低值易耗品管理制度里，对于“办公用品”没有任何品牌和价格限制，只要总额在预算内就行。行政采购专员为了“拿回扣”，或者为了所谓的“体面”，专门采购高档签字笔、真皮笔记本，一个笔记本价格上百元，一支笔几十元，员工拿来干什么？记流水账、随手涂鸦。 后果： 这种“高配低用”的现象，不仅浪费了资金，还在员工内部形成了不良的风气——公家的东西，不用白不用，越贵越好。

劳保用品的“私人定制” 在一家化工厂，劳保手套是消耗大户，制度规定“按需领用”，但这个“需”字怎么界定？全凭车间主任一句话。有的车间主任老好人，员工说家里要刷墙，也来领几双劳保手套；有的车间主任为了平衡关系，不管你是在流水线上坐班的，还是去现场维修的，每人每月发一样多。结果，真正需要高强度防护的维修工，领到的手套质量不够用；而坐班的文员，家里堆满了洗洁精和劳保手套。 后果： 真正的安全隐患没解决，不该花的钱花了一堆。

这些例子听起来是不是很眼熟？它们都在呼唤一个东西：规则。

核心制度设计：从“摇篮”到“坟墓”的全生命周期管理

一个合格的《低值易耗品管理制度》应该包含哪些内容？作为注会，我建议从以下五个维度进行构建，咱们用大白话来说，就是要把东西从“想买”到“扔掉”的每一步都锁死。

定义与分类：别把大象当蚂蚁关进笼子

制度的第一条,必须明确什么是低值易耗品。这里有个关键点：金额标准的界定。规定“单位价值在2000元（含）以下，且使用年限不超过1年的”属于低值易耗品，这个2000元不是死数，要根据企业规模来定，小公司可能500元就算固定资产，大集团可能5000元才算。 我的建议是： 分类要细，不要把“打印纸”和“精密卡尺”混在一起管理。

A类： 价值较高、虽未达固资标准但需严格管控的（如精密仪器、高档电脑配件），建议采用“五五摊销法”并建立备查簿。
B类： 价值较低、消耗频繁的（如办公用品、劳保用品），建议“一次摊销”，但控制领用频率。

采购与入库：把好“入口关”

采购环节最容易出猫腻。制度里必须规定：

定点采购： 哪怕是买A4纸，也要有指定的合格供应商库，不能谁随便找个路边店买回来就能报销。
价格比对： 对于大宗的低值易耗品采购（如季度性的集中采购），财务部或采购部必须进行三方比价，别嫌麻烦，这是省大钱的地方。
质量验收： 东西买回来，库管员得数数、得看质量，我见过发票上写着“得力订书机100个”，箱子里装的却是杂牌的，这事儿库管员不签字，财务坚决不付款。

领用与保管：谁拿走了，谁就得负责

这是制度的核心。一定要推行“以旧换新”制度。除了那些消耗性的纸巾、笔芯之外，只要是耐用品（剪刀、计算器、工具刀、硬盘），领新的必须交回旧的。

生活实例： 以前我在一家事务所工作时，领一个新的计算器，必须把旧的计算器拿回去，库管员看旧的确实坏了（比如按键烂了、屏幕碎了），才给你发新的，如果旧的只是没电了，或者找不到了，对不起，要么你自己赔钱买，要么部门负责人签字特批（特批还要扣部门绩效）。这招非常狠，直接治好了大家“乱扔东西”的毛病，因为你知道，丢了旧的，就领不到新的，还得挨批，不如自己好好收着。

建议建立“个人或部门责任卡”，虽然是低值易耗品，但台账要记清楚：这把编号为086的钻头，是在张三手里，年底张三离职，必须交接清楚，别让“公物”变成“私产”。

摊销与核算：财务的“账房功夫”

这里咱们稍微专业一点,谈谈会计处理。《企业会计准则》允许低值易耗品在一次摊销和五五摊销中做选择。

一次摊销： 领用时一次性计入成本费用。
- 优点： 核算简单，工作量大。
- 缺点： 账面上没有实物记录，容易形成账外资产，丢了也没人知道。
五五摊销： 领用时摊销50%，报废时摊销50%。
- 优点： 账上一直保留50%的价值，能监控实物存在。
- 缺点： 手续繁琐。

我的个人观点： 对于大多数现代企业，我建议混合使用。对于价值极低（比如几十元）的办公用品，直接一次摊销，别为了这几十块钱把账做得太复杂，人力成本也是钱，必须辅以备查簿（辅助账），财务账上没价值了，但行政部的Excel表里得有这东西的行踪。对于价值较高（接近固定资产标准）的工器具、电子设备，必须使用五五摊销，这50%的账面价值就是悬在领用人头上的“达摩克利斯之剑”，倒逼他在报废时走正规流程。

盘点与报废：不能不明不白地消失

很多公司只盘点固定资产,不盘点低值易耗品，这是大忌。制度里要规定：每季度至少抽查一次，每年全面盘点一次。 而且盘点不能是财务部自己关起门来对着账本数数，必须去现场。

场景： 我曾经去盘点一家物流公司的手持终端（PDA），这东西单价几千块，因为没过固资线，当低值易耗品管，财务账上还有100台，去仓库一看，货架上一层灰，找来库管员，他说：“早坏了，都扔了。” “扔了有报废单吗？” “没有，反正不值钱。” “那PDA里的SIM卡呢？数据呢？” 这一下把库管员问住了，这些含有数据的设备随意丢弃，不仅是资产损失，更是信息安全风险。

报废流程必须闭环,确认东西真的坏了、没法修了，或者确实没用了，由鉴定小组签字，才能从账上和备查簿里销账。

CPA的独家观点：制度背后的管理哲学

写到这里,我想跳出具体的条款，谈谈我对《低值易耗品管理制度》更深层次的思考。

第一，制度不是为了“管人”，而是为了“培养习惯”。 很多员工反感繁琐的领用流程，觉得公司不信任人，一个好的制度，是在培养员工爱惜资源、尊重规则的职业素养，当员工习惯了“以旧换新”，习惯了“签字负责”，这种严谨性会带到他的业务工作中去，一个连办公桌都收拾得井井有条的会计，做账大概率也是清晰的；一个随意丢弃工具的工程师，代码写得可能也很随意。

第二，要警惕“破窗效应”。 如果第一任总经理允许大家随意拿取办公用品，不办理任何手续，那么第二任总经理想建立制度，阻力会非常大，因为大家会觉得“以前都这样，凭什么现在不行？” 制度必须从第一天就严格执行，没有例外。 哪怕是老板自己拿了一盒回形针，也要在登记表上签个字，这叫“上行下效”。

第三，财务部要当好“守门员”，而不是“保姆”。 在很多中小企业，财务部成了低值易耗品的“大管家”，买什么、买多少、怎么发，财务都要操心，其实这越位了。财务的职责是制定规则、监督执行、审核数据，具体的采购、保管、分发，应该是行政部、库管员和使用部门的责任。财务要做的，是通过数据分析告诉老板：上个月咱们厂钻头的损耗率异常上升了20%，是不是工艺有问题？还是工人操作不当？这才是财务的价值所在——从数据中发现管理漏洞。