凭证装订方法，从手残党到强迫症痊愈，财务人的一门必修艺术

作为一个在注会行业摸爬滚打多年的“老兵”，我见过太多光鲜亮丽的并购重组，也分析过令人眼花缭乱的复杂财报，但今天，我想聊点“接地气”的，这可能是每一个财务实习生、出纳，甚至是刚入行的审计助理最头疼，也最绕不开的一件事——凭证装订。

你可能会笑，这也算大事？在很多人眼里，财务就是敲敲键盘、看看报表，但只有真正干过这行的人才知道，那一本本整齐划一、厚度适中、甚至散发着淡淡纸张香气的凭证，才是财务工作的“底色”，如果底色没铺好,再漂亮的利润表也是空中楼阁。

我就结合我这么多年的血泪史和观察心得，好好跟大家聊聊凭证装订方法,以及这背后藏着的职业逻辑。

别急着上钻头，准备工作才是“内功心法”

很多人拿到一叠单据，第一反应就是找装订机，“咔嚓”一下钻过去，大错特错！在我看来，装订过程中80%的“翻车”现场,都源于准备工作没做到位。

记得我刚入行那会儿，在一家事务所做审计，有一次去一家规模不小的子公司盘点，恰逢他们月底结账，财务室里，一个实习生满头大汗地对着装订机发愁，我凑过去一看，好家伙，附件里居然还留着大号的回形针、甚至还有没拆下来的订书钉，结果就是，钻头打下去，不仅声音刺耳，钻头瞬间卡死,那本凭证被拧得像麻花一样。

这就是典型的“欲速则不达”。

我的个人观点是：凭证装订的准备工作，其实是在培养财务人员“去噪”的能力。 你需要把干扰项（金属物、折角、不平整）剔除,留下最纯粹的信息。

正确的准备工作应该包含哪些步骤？

拆除金属物： 这一步是铁律，所有的回形针、大头针、订书钉，必须一个不漏地拆下来，我建议大家准备一个专门的磁力吸盘或者小镊子，专门用来对付这些“小妖精”，千万别抱有侥幸心理，觉得一颗订书钉钻头能钻过去，一旦钻头崩了，修机器的钱够你吃好几顿午饭，更重要的是,这会极大地破坏你的工作心态。
理单与分类： 把凭证按照编号顺序理一遍，这听起来像废话，但你永远不知道一张小小的发票会钻到哪里去，我会习惯性地把单据的左上角对齐，轻轻磕一下桌子，让它们“站”好队。
检查附件张数： 这是对自己负责，在装订前，务必确认每一张记账凭证后面的附件张数是否与填写的数字一致，一旦装订完成，发现少了一张，再想拆下来找,那简直就是灾难。

实操干货：三孔法 vs. 二孔法，哪种才是你的菜？

市面上关于凭证装订方法有很多流派，有“二孔法”，有“角订法”，但在我这个“强迫症”患者看来，“三孔法”才是财务凭证装订的“正统武林秘籍”，为什么？因为稳固、美观,且经得起岁月的考验。

下面我就详细拆解一下我最推崇的“三孔法”操作流程,这可是我多年总结出来的独门经验：

第一步：量体裁衣，确定位置。 不要凭感觉打孔！那是新手才干的事，找一张废旧的凭证封皮，或者直接用要装订的本子，比划一下。两个孔要在距左上角和左下角各4-5厘米的位置，中间的孔自然就在正中间，这里有个小窍门：如果你的凭证特别厚，比如超过3厘米，那两个边孔的位置要稍微往里挪一点，不然翻开的时候,左边的纸张容易断裂。

第二步：钻孔的艺术。 现在的财务室大多配备了自动装订机，这真是人类文明的伟大进步，以前我们用手摇钻的时候，那真是练臂力，使用自动装订机时，一定要注意将凭证夹紧、夹直。 生活实例： 我曾经见过一个实习生，因为凭证没夹紧，钻下去之后，上面的孔位和下面的孔位错位了整整半厘米，结果那本凭证拿出来，像是一个喝醉了酒的汉子，怎么看怎么别扭，最后只能重新拆了，把孔补好，再重新装订，夹紧、对齐,是这一步的灵魂。

第三步：穿线与打结，这是最见功力的地方。 很多新手到了这一步就懵了，线怎么穿？结怎么打才不会鼓一个大包？使用棉线或者尼龙线，不要用那种很容易断的普通缝纫线。具体的穿法是：从背面穿入中间孔，拉到正面，然后分别穿入上下两个孔，再拉回背面，在背面把线头紧紧打结。 重点来了！ 这个结必须打在中间孔的背面，而且要打得越小越好，我见过太多人把结打得像个核桃一样，导致凭证合不上，甚至把封皮顶破，我的建议是，打完结后，多余的线头不要剪得秃秃的，留个1-2厘米，然后把线头按倒，用胶水粘在封皮背面，这样既平整,又不会脱线。

包角：给凭证穿上一件得体的“外衣”

如果说前面的步骤是打地基，那“包角”就是装修了，一本凭证是否专业,看一眼包角就知道。

包角的方法有很多，但我最推崇的是那种将牛皮纸条裁成斜角，然后包住凭证四个角的“全包法”，这不仅能保护凭证的边角不被磨损（财务凭证是要查阅很多年的，翻烂了很麻烦）,而且视觉上非常整洁。

这里我要发表一个强烈的个人观点：包角不仅仅是保护，更是一种态度。

我有一次去一家拟IPO企业做尽职调查，在翻阅过往三年的凭证时，我发现他们每一本凭证的包角都严丝合缝，甚至连胶水都没有溢出，当时我就对同行的合伙人说：“这家企业的内控水平，哪怕不看账，看这凭证也知道差不了。”为什么？因为能把枯燥、重复的装订工作做到极致的团队，必然有着严谨、细致的职业素养，这种细节,是装不出来的。

具体操作时，记得选用质量好的牛皮纸或者专用的凭证包角纸，涂胶水要均匀，按压要用力，包好后，最好用重物压一下，等胶水干透，那种刚包好就立起来的凭证，过两天肯定会“张嘴”。

工欲善其事，必先利其器：从手钻到自动装订机

时代在变,我们的工具也在变。

回想十年前，我们审计的时候，经常要在客户现场翻凭证，那时候很多小企业还在用手摇钻或者那种老式的线装订机，每到月底，财务室里就充满了“滋滋滋”的钻孔声，还有此起彼伏的抱怨声，那种老式机器，稍微用力过猛，钻头就发热冒烟,甚至把纸张烧黑。

现在的自动装订机，虽然省力了，但也带来了新的问题——管针耗材。

生活实例： 去年我在一家企业做财务咨询，他们的财务经理跟我吐槽：“这机器就是吃钱的怪兽，铆管太贵了，而且稍微买错型号就用不了。”确实，自动装订机虽然效率高，但如果不注意维护，加热温度不对，或者压铆力度不够，就会出现“虚焊”的情况，就是看着装订好了，稍微一用力扯,塑料管就脱落了。

我的建议是：如果你是财务主管，在申请预算时，千万不要在装订机上省钱，一台好的、耐用的、操作便捷的自动装订机，能极大地提升团队的工作幸福感，相信我，看着实习生对着劣质机器无能狂怒，作为主管,你的血压也会升高。

凭证装订的“灾难现场”与避坑指南

讲了这么多正确的方法，我们再来聊聊那些让人哭笑不得的错误，这些错误，我几乎都见过,甚至自己年轻时也犯过。

厚度失控： 有的公司为了省封皮，把一个月的所有凭证，哪怕有5厘米厚，都硬塞进一本里，这种凭证，不仅查阅困难（根本翻不平）,而且存放时容易像比萨一样变形。
- 我的观点： 哪怕浪费几个封皮，也要控制厚度，1.5厘米到2.5厘米是最舒服的厚度，超过3厘米,一定要分册装订。
倒序错乱： 这是最低级的错误，但也是最高发的，打印出来的凭证顺序和附件顺序反了,或者10号凭证贴到了9号的前面。
- 避坑： 装订前，一定要让两个人互相核对一遍顺序，自己检查自己,往往会有盲区。
胶水滥用： 有些附件太小，比如出租车票、过路费小票，需要贴在粘贴单上，很多人为了“牢固”，把整张纸都涂满胶水，结果纸张皱得像梅干菜，而且干了之后硬邦邦的,装订机钻下去直接碎裂。
- 避坑： 胶水只涂点，不涂面，或者使用好用的固体胶棒,控制用量。