聊聊应付账款的那些事儿
我发现好多刚入行的小会计，或者说做了一段时间但没怎么碰过这块业务的，对“应付账款”这个东西啥时候记账，老是稀里糊涂的。有些公司甚至等到真付钱了才想起来记一笔，那真是乱套了。今天我就跟大家掰扯掰扯，我自己的经验里，这应付账款到底该在哪个时点发生，才算对。
从采购说起：不是下单就记账
很多人以为，我找供应商下了订单，是不是就该记应付账款了？错！ 下订单只是一个意向，你还没拿到东西，货物所有权和风险还没转移到你身上。所以这时候账上是啥都没有的，最多也就是在你的采购系统里生成了一个待处理的订单号。
我们公司以前有个规矩，核心就是“权责发生制”。啥叫权责发生制？简单说，就是不管你钱付没付，只要这笔业务真正发生了，你就得记账。
- 第一步：收货确认
- 第二步：发票到手，调整时点
当供应商把货送到我们库房，我们的人会验货，核对数量和质量。这个环节极其重要，一旦我们签收了，那货物的所有权和风险就算是转给了我们。但即使签收了，有时候供应商的发票还没跟过来。
这时候我的做法是：先在系统里做个“暂估入库”。借：原材料/库存商品，贷：应付暂估款。为什么是暂估？因为发票的金额可能和我们预定的PO（采购订单）有点小出入，或者运费还没完全确定。但最起码，货物我收了，这个责任已经落在我头上了。
等我们收到了供应商开具的正式增值税发票，事情就清晰了。我们会核对发票的金额、数量是否和我们实际收到的货物一致。一旦核对无误，这就是应付账款正式发生的时点了！
这时候我的处理是：冲销暂估，确认应付。
打个比方，之前暂估了100块钱，现在发票到了是105块钱（含税）。
我的分录会这样走：
先冲掉暂估：
借：应付暂估款 100
贷：原材料/库存商品/成本 100
再确认应付：
借：原材料/库存商品/成本 92.04 (不含税金额)
借：应交税费——应交增值税（进项税额） 12.96
贷：应付账款 105
如果发票金额和暂估金额完全一致，那就更简单了，直接把“应付暂估款”转为“应付账款”就行了。
服务的应付账款：以服务完成为准
不只是采购货物有应付账款，接受服务也有。比如我们找广告公司做了个推广，或者找了个IT公司维护系统。
这个时点的判断依据更清晰：服务彻底完成，并获得对方的验收确认单或进度报告。
我们不需要等到对方开票才记账。只要服务交付，我们已经享受了对应的利益，那就形成负债了。
举个例子：IT维护服务在9月30日彻底结束，合同约定费用是1万。即使我们10月15日才收到发票，但我们9月30日就应该确认这笔应付。
我的标准分录（9月30日）：
借：管理费用/销售费用/研发支出 10000 （或暂估不含税金额）
贷：应付账款/其他应付款 10000 （暂估含税金额）
等到发票来了，再根据实际的发票金额和税率进行调整，把进项税额分出来。
总结一句：什么时候发生应付账款？
专业来说，应付账款发生的正确时点，是货物的所有权转移到本公司，或者本公司已接受到对方提供的全部服务时。无论你有没有拿到发票，有没有付款，只要这个经济义务形成了，那就必须确认负债。
这样做的好处是月末结账的时候，你的资产负债表才能准确反映公司的真实欠款情况，收入和成本才能配比，利润才不会算错。别等到明年审计师来了，查到一堆大额应付没及时入账，那可就麻烦了。
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