通用记账凭证写错了怎么办? 这事儿我们会计都遇到过,别慌张,咱们都有规范的处理方法,我这里就把自己摸索出来的一套经验分享给大家,都是实打实的实践记录。
实践过程:从发现错误到正确处理
刚开始做会计那会儿,手写凭证是常有的事。有一次,我把一笔给供货商的应付账款金额少写了个零,从一万写成了一千。等月末对账的时候才发现,当时心都提到嗓子眼了。
第一步:发现错误,确认类型
发现错误后,我得确定这个错误是属于哪种类型。记账凭证的错误,基本上就那几种:
- 金额错误: 我这回就是。写多了或写少了。
- 科目错误: 借贷方向弄错了,或者科目选错了。
- 摘要/日期错误: 这个相对简单,影响不大,但也要改。
我这个属于金额错误,而且是“已登账”或者“未登账”的不同处理方式。
第二步:未登账的错误修改
还好我那次发现得快,那张错的凭证还没来得及登记到总账和明细账上。这是最简单的情况。
我的操作是:
- 用红笔在错误的数字或文字上划一条横线,注意,是一条线,不能涂成一团黑。
- 在划线上面,写上正确的数字或者文字。
- 在修改的地方,让复核人员和制单人,也就是我,都盖章或者签名,证明这个修改是规范的。
这种方法叫划线更正法,适用于未登账的凭证。
第三步:已登账的错误修改——重头戏来了
后来又遇到一次更麻烦的,一个季度末,我已经把所有凭证都登账了,结果审计人员说我一笔固定资产折旧计提的科目用错了,把“管理费用”写成了“销售费用”。这就涉及到已登账的修改,不能再用划线更正法了。
1. 错账的修改原则
对于已登账的错误,咱们得遵循“有错必纠,规范操作”的原则。主要的修改方法有三种,具体用哪种看具体情况。
2. 采用“红字冲销法”
我这回的科目错误,属于记账方向和科目都有点问题的,但金额是对的。最稳妥的方式是红字冲销法。
具体步骤:
- 第一步: 发现错误后,我先用红笔,把那张错的凭证,一模一样地再抄一遍,借贷方向、科目、金额全抄。但因为是红字,这张凭证的含义就是“冲销”。
- 第二步: 针对正确的业务,再做一张完全正确的蓝字凭证。
比如,原错误是: 借:销售费用 5000 贷:累计折旧 5000
我操作是:
红字冲销凭证: 借:销售费用(红字) 5000 贷:累计折旧(红字) 5000
正确蓝字凭证: 借:管理费用 5000 贷:累计折旧 5000
这样操作的好处是,所有的账面痕迹都很清楚,审计一看就知道发生了什么。
3. 采用“蓝字补充登记法”
还有一次是金额少记了,比如应该记10000,我只记了1000。这种情况可以用蓝字补充登记法。
我的操作是: 再做一张新的凭证,补充少记的差额9000。新的凭证摘要就写“补充登记XX凭证少记金额”。
这种方法只适用于少记金额的情况,多记金额或者科目错误就不适用了。
4. 采用“差额调整法”
这个方法我用得比较少,因为有点绕,只有科目没错,只是金额多记了,比如记了12000,实际应该记10000。这时候可以用差额调整法。
我的操作是: 用红字做一张凭证,金额就是多记的那2000块,然后冲掉多记的部分。比如:借:银行存款(红字) 2000 贷:主营业务收入(红字) 2000。
总结我的实践经验
这么多年下来,我的总结就是:不管用哪种方法改错,最重要的是留下完整的修改痕迹。
所有修改后的凭证,都要附在原来的错误凭证后面,方便查阅。如果涉及到冲销,那冲销凭证和正确凭证,以及原始的错误凭证,三者一定要能清晰对应。
这样,就算以后再有人来查账,看到这些修改记录,也能知道我们是规范操作,而不是胡乱涂改。这套流程用下来,基本没出过大问题,希望对大家也有帮助。

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