一般纳税人收到普票怎么做分录？别慌，资深会计手把手教你避坑

咱们做财务的，每天最怕什么？不是月底结账，也不是年底审计，而是老板或者业务部门风风火火地冲进办公室，往你桌上一拍一叠发票，说：“快，这钱付了，或者这钱报了，赶紧入账！”

你拿起来一看，心凉了半截——咱们公司明明是一般纳税人，对方给回来的却是一张普票（普通发票）。

这时候，作为专业的会计，你的脑海里肯定瞬间闪过无数个问号：这普票能抵扣吗？不能抵扣的话税额怎么处理？分录怎么做？要是做错了,税务局找上门怎么办？

别急，我是咱们注会圈里的“老会计”了，今天咱们就搬个板凳，泡杯茶，好好聊聊这个看似简单实则暗藏玄机的话题：一般纳税人收到普票怎么做分录，这不仅仅是一个分录的问题,更是咱们财务人员职业素养的体现。

先搞懂逻辑：为什么一般纳税人会收到普票？

在谈分录之前，咱们得先统一一下思想，很多刚入行的会计小白，一看到普票就觉得是“废票”，或者说觉得是“低级错误”,其实不然。

一般纳税人，顾名思义，是按照销项减进项来计算增值税的，在理想状态下，我们所有的采购都应该取得增值税专用发票（专票），这样我们就能把支付的进项税额抵扣出去,从而降低企业的税负成本。

现实生活是骨感的，甚至是充满“意外”的，一般纳税人收到普票,通常有以下几种情况：

对方无法开具专票：比如你去路边的小卖部买办公用品，或者去饭店吃饭（虽然餐饮服务现在也有专票了，但很多时候小额消费还是普票），对方可能是小规模纳税人，或者是个体工商户,他们只能开具普票。
业务性质不允许抵扣：最典型的就是员工福利，你给员工买中秋节的月饼、过节的米面油，或者组织员工团建去旅游，这些支出的进项税额本身就是法律规定不能抵扣的，这时候，你拿回专票也没用，甚至不能抵扣,普票反而更直接。
由于疏忽或强制要求：有时候对方虽然是一般纳税人，但业务金额太小，对方懒得开专票；或者某些特殊行业,在特定环节只能开具普票。

收到普票不可怕，可怕的是不知道该怎么处理它。

核心原则：全额计入成本，切勿强行抵扣

咱们一般纳税人收到普票，做分录的核心原则就一句话：价税合计全额计入成本费用，不涉及“应交税费-应交增值税（进项税额）”科目。

为什么？因为普票上注明的税额，在税务局系统里是不认可你作为“进项”来抵扣的，既然不能抵扣，那这部分税额对于你企业来说，就是实实在在的支出,是成本的一部分。

这就好比你去超市买苹果，标价5元一斤，你付了5元，这5元里包含了隐含的税，但你不需要把这个税单独算出来,你只知道你的成本就是5元。

实战演练：具体场景的分录怎么做

光说不练假把式，咱们来点具体的生活实例，看看在这些场景下,分录到底该怎么写。

行政部买了一批办公用的绿植（收到普票）

生活实例： 公司行政部的小王为了美化办公环境，去花鸟市场买了一盆发财树和几盆多肉，花了1200元，老板让你把钱报了，小王给你一张发票，抬头没错，但是是花鸟市场开具的增值税普通发票,金额1200元。

会计处理分析： 买绿植是为了办公，属于“管理费用”，因为收到的是普票，这1200元里不管含多少税，咱们都不能抵扣,全部算作管理费用。

会计分录如下：

借：管理费用 - 办公费 1,200 贷：银行存款（或库存现金） 1,200

注意： 千万不要画蛇添足，去试图把税算出来做进项，普票上的税率有时候是不显示的，或者显示的是征收率,你不能自己瞎琢磨。

中秋节给员工发放福利（收到普票）

生活实例： 到了九月，HR部门张经理采购了一批月饼和橄榄油，总价值50,000元，准备发给员工，供应商是一家食品公司,开过来的是一张增值税普通发票。

会计处理分析： 这是一个非常经典的场景，根据《增值税暂行条例》及相关规定，用于集体福利或个人消费的购进货物，其进项税额不得抵扣，哪怕对方给你开了专票，你也得做进项税额转出，或者干脆认证后不抵扣，现在对方直接开了普票,反而省事了。

这笔钱是发给员工的，属于“应付职工薪酬”。

会计分录如下：

购买入库/报销时： 借：应付职工薪酬 - 非货币性福利 50,000 贷：银行存款 50,000
期末计提成本费用时（假设管理部门分摊10,000元，销售部门分摊40,000元）： 借：管理费用 10,000 销售费用 40,000 贷：应付职工薪酬 - 非货币性福利 50,000

这里的关键点在于，普票上的50,000元全额进入了福利费成本，在企业所得税汇算清缴时，我们要注意福利费的扣除限额（工资总额的14%）,但这和增值税分录是两码事。

支付餐饮费（收到普票）

生活实例： 销售部的李总请客户吃饭，发生餐费2,000元,拿到的是一张餐饮服务的增值税普通发票。

会计处理分析： 餐饮服务的进项税额，目前政策也是明确不得抵扣的，不管你是普票还是专票，结果都一样——全额计入“业务招待费”。

会计分录如下：

借：管理费用 - 业务招待费 2,000 贷：银行存款 2,000

个人观点： 很多会计在这个时候会纠结，如果对方能开专票，我要不要专票？我的建议是：要专票！ 为什么？虽然增值税不能抵扣，但在企业所得税前，业务招待费是有扣除限额的（发生额的60%，且不超过当年销售收入的千分之五），专票的证明力通常在税务稽查中比普票稍微强那么一点点（虽然普票也是合法凭证），而且万一哪天政策变了，允许抵扣餐饮了呢？虽然概率很小，但作为会计，咱们要有“留一手”的思维，既然题目说的是“收到普票”，那就按上面的分录做,绝对稳妥。

深度解析：千万别踩的“坑”

作为专业的注会行业写作者，我不仅要告诉你怎么做，还要告诉你为什么不能那么做，在实际工作中,我见过太多新手会计在处理普票时犯下低级错误。

把普票上的税额单独算出来计入“进项税额”

有些较真的会计，拿到普票一看，上面有个税率栏，写着3%或者1%，就忍不住手痒,非要把税额算出来。

比如收到一张金额1030元的普票，税率3%,他非要这么做分录：

借：成本/费用 1,000 应交税费-应交增值税（进项税额） 30 贷：银行存款 1,030

这是大错特错的！

普票没有抵扣联，税务局系统里根本没有这张发票的“抵扣”信息，你自己在账面上计提了进项，月底申报增值税时，申报表里填不上这笔进项（因为没有数据比对），就会导致你的账面进项税额大于申报表进项税额，出现“应交税费”科目的余额差异，税务局一查系统，立马就会预警：你的账和税表对不上，请解释原因，到时候你还得做纳税调整，平账,简直是自找麻烦。

认为普票不能在企业所得税前扣除

这也是一个极端的误区，有些会计觉得，只有专票才是合法的“税前扣除凭证”,普票不行。

这是完全错误的！

根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》，企业在境内发生的支出，属于增值税应税项目的，如果对方是依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，或者对方为已办理税务登记的增值税纳税人，只要发票是合法的（不管是普票还是专票），都可以作为税前扣除凭证。

也就是说，普票完全可以抵减企业所得税（只要符合业务真实性）。 咱们做分录时，把全额计入成本费用，到了年底汇算清缴，这笔成本费用是允许你在计算利润时扣除的，这一点非常重要，千万别因为收到普票就觉得这笔钱白花了,国家还是认这笔成本的。

个人观点：财务人员的“沟通价值”

写到这里，我想跳出分录本身,聊聊咱们财务人员在企业中的价值。

很多会计朋友跟我吐槽：“哎呀，我们公司的业务人员太笨了，每次都给我拿回普票，我还要跟他们解释半天，烦死了。”

一般纳税人收到普票怎么做分录，这背后反映的是财务部门的“沟通成本”和“管控能力”。

如果公司里经常出现一般纳税人收到普票的情况，尤其是那些本该取得专票的大额采购（比如买原材料、买固定资产），财务人员是有责任的，我们不能只是被动地做分录,我们应该主动出击：

培训业务人员：要告诉他们，专票和普票的区别不仅仅是名字不同，专票能给公司省下13%或者9%的真金白银！这可是利润啊！你把这笔账算给老板听，老板自然会重视，老板重视了,业务人员就不敢随便拿普票回来了。
建立供应商管理机制：在和供应商签合同之前，财务就要介入，明确要求对方必须提供专票，如果对方只能提供普票，那采购价格就得谈判——既然不能抵扣，那你价格就得给我便宜点！这才是财务创造价值的地方。

我之前服务过一家贸易公司，他们的采购部以前从来不看发票类型，后来我建议财务部每个月统计一次“因取得普票而导致的税负损失”，并在月度经营会上通报，第一个月通报损失了5万块，老板脸都绿了，第二个月,采购部拿回来的发票清一色全是专票。

你看，问题解决了吗？解决了,而且是从根源上解决的。

特殊情况提醒：这几种“普票”有点不一样

虽然原则是“全额计入成本”，但咱们做注会的，讲究严谨，有几种特殊的“普票”，处理方式稍微有点不同,或者需要特别关注：

农产品收购发票或销售发票：如果是纳税人购进农业生产者销售的自产农产品，哪怕你拿的是普票（或者收购发票），你是可以计算抵扣进项税的，这种情况比较特殊，分录是：借：库存商品应交税费-应交增值税（进项税额）（买价扣除率）贷：银行存款 但这属于特定行业政策，不在我们今天讨论的普通普票范畴内，大家知道有这么个例外就行，别搞混了。*
通行费电子普票：现在过桥过路费都是电子发票了，注意，如果左上角有“通行费”字样，且税率栏显示不征税额，那是不能抵扣的；但如果税率栏显示了税率（比如3%或9%），那是可以抵扣的！这种虽然叫“普票”，但具有抵扣功能，这时候分录就要按专票那样做,把进项税额分离出来。