如何管理低值易耗品，别让针头线脑拖垮你的利润表

作为一名在注册会计师行业摸爬滚打多年的“老财务”，我见过太多企业在风风火火做大项目、谈大融资的同时，却在一些不起眼的角落里“失血”不止，我想和大家聊聊一个听起来枯燥乏味，但实际上让无数老板和财务人员头秃的话题——低值易耗品。

说实话，提到“低值易耗品”，很多人脑海里浮现的可能是办公室角落里那堆落满灰尘的文件夹，或者是仓库里不知何时堆积如山的坏计算器，在会计准则里，它们通常被定义为“不能作为固定资产核算的各种用具物品”，比如工具、管理用具、玻璃器皿、劳保用品等等，单价低、易损耗、品种杂、数量多,这就是它们的标签。

但也正因为“低值”和“易耗”，它们往往成了企业内部控制的“法外之地”，很多人觉得，几块钱的东西，丢了就丢了，没必要上纲上线。但我必须发表一个极其鲜明的个人观点：低值易耗品的管理水平，直接反映了一家企业的精细化运营程度，如果你连一个订书机、一把螺丝刀的去向都搞不清楚，我又凭什么相信你能把上千万的资产管好？

我们就抛开教科书上那些冷冰冰的定义，用最接地气的方式,来聊聊如何真正把低值易耗品管起来。

认清现状：低值易耗品管理中的“黑洞”

在深入探讨对策之前，我想先分享两个我在审计工作中遇到的真实生活实例，这两个例子虽然极端,但极具代表性。

消失的“办公文具”

有一年我去一家初创的科技公司做年报审计，他们的账面上，每个月的“管理费用——办公费”都高得离谱，甚至超过了同规模企业的两倍，起初，我们以为是由于业务扩张导致的正常消耗，直到有一天，我去行政部盘点库存，打开柜门的那一刻我惊呆了：柜子里空空如也,只有几个零散的笔帽。

而在隔壁的工位上，我看见一位程序员脚边堆着十几本崭新的笔记本，连塑封都没拆；另一位设计师的抽屉里，躺着五把不同品牌的剪刀，当我问起时，他们漫不经心地说：“哦，行政那边随便领的，找不到了就再领一把。”

这就是典型的“公地悲剧”，因为缺乏管理，员工觉得这是“公家的东西”，不拿白不拿，丢了也不心疼，表面上看，一本笔记本才5块钱，但如果有100个员工每人每月多浪费10块钱，一年下来就是1.2万的纯利润蒸发，对于利润微薄的初创企业,这可能就是生死线。

工地上的“钻头黑洞”

另一次是在一家建筑企业，我们在盘点周转材料时发现，他们的“低值易耗品——工具”科目下，电钻、冲击钻的数量虽然对得上，但配套的钻头、切割片消耗量大得惊人。

我和一位老工长聊天，他私下告诉我：“其实很多钻头不是用坏的，是被偷或者被扔掉的，因为没人管，工人干完活随手一扔，下次干活领个新的，有时候甚至有附近的民工溜进来，顺手牵羊拿走几个钻头，也没人查。”

这两个例子告诉我们，低值易耗品的管理缺失，不仅仅是会计账目的问题,更是人性的弱点在缺乏制度约束下的暴露。

会计视角的选择：摊销方法背后的管理逻辑

作为专业人士，我得先从会计处理的角度说起，这听起来很枯燥，但这是管理的基石，根据会计准则，低值易耗品的摊销主要有“一次摊销法”和“五五摊销法”。

很多企业图省事，喜欢用“一次摊销法”，也就是东西一买回来，不管能不能用得住,全额计入当期费用。

我的个人观点是：除了单价极低（比如几十块钱以内）且消耗极快的物品（如圆珠笔、A4纸），我强烈建议企业对大部分低值易耗品采用“五五摊销法”。

为什么？

“账上有物”是管理的起点 如果你采用一次摊销，东西一领走，账面价值就归零了，在财务账上，这东西已经“死”了，但在物理上，它还在你的办公室里，还在被使用，这就形成了“账外资产”，财务账上没有记录，谁还会去管它？谁还会去盘点它？而采用五五摊销法，领用时摊销50%，报废时摊销50%，这意味着在报废之前，资产的账面上始终保留着50%的价值，这就像一个“幽灵标签”，时刻提醒财务和管理者：嘿，这东西还在用,你得盯着它！

报废环节是控制的关键 五五摊销法强制要求你在物品报废时进行账务处理，这就意味着，报废不能是随意的，必须有一个流程：旧东西交回来 -> 确认无法使用 -> 财务核销剩余价值。这个“交回来”的动作，就是管理的精髓，比如工人的旧钻头没用了，必须拿旧的来换新的，如果没有旧的，要么是丢了（赔偿），要么是偷了（追责），这就堵住了前面提到的“钻头黑洞”。

全流程管理：从“进门”到“出门”的闭环

光有会计方法还不够，真正的管理在于流程，我们要把低值易耗品当成“准固定资产”来管。

采购环节：拒绝“盲人摸象”

很多公司的低值易耗品采购是随意的，谁要用，填个单子，行政就去买，结果导致品牌杂乱，维修困难,价格虚高。

生活实例： 我曾经服务过一家工厂，他们的扳手有十几个品牌，有一天机器坏了，维修工找不到合适的扳手，因为那个型号的扳手只有一把，还被某人借走没还,最后不得不停工两小时去现买。

改进建议： 建立“标准目录”，对于常用的工具、文具，确定品牌和型号，比如公司统一采购某品牌的黑色中性笔，某品牌的某型号手电钻，集中采购不仅能压低成本，还能保证通用性，坏了能互换,少了能一眼看出来。

入库与领用：谁拿走了，必须签字画押

这一步听起来老生常谈，但执行得最差，很多时候，领用单就是一张废纸，字迹潦草,甚至代签。

我的观点是：领用必须落实到“人头”或“机台”。

对于通用办公用品（如笔、纸），可以按“部门”发放，由部门负责人签字，部门内部自行管理，财务和行政只控制到部门的总定额。但对于工具、仪器、通讯设备等价值稍高或耐用的低值易耗品，必须“责任到人”。

具体操作： 给每一件价值超过一定金额（比如200元）的低值易耗品贴上一个“资产标签”，上面有唯一的编号，领用时，在系统里记录：编号XXX，由张三于2023年X月X日领用。张三离职或转岗时，必须清点他名下的低值易耗品，少一个，按原价赔偿或者从工资里扣，这听起来很严苛，但非常有效，当员工知道“这东西丢了要掏腰包”时,他们对待公司物品的态度会立刻变得像对待自家手机一样小心。

日常盘点：别让盘点变成“走过场”

固定资产盘点一年一次，但我建议低值易耗品的盘点采用“定期抽查”的方式。

为什么是抽查？因为低值易耗品数量太多，全盘太累人，容易流于形式。你可以每个月随机抽查几个部门，比如这个月查销售部的电脑配件,下个月查生产车间的手工工具。

生活实例： 我在做内控咨询时，帮一家企业设计了“突击盘点”游戏，财务和行政组成“飞虎队”，不定时地出现在某个工位：“你好，请出示你名下的计算器和卷尺。” 一开始员工很不适应，觉得是找茬，但两个月后，大家发现每次抽查都能对得上，反而养成了随手收拾工具的习惯，甚至有员工会主动找行政：“哎，上次领的那个胶带找不到了，能不能帮我做个损耗登记，不然抽查时算我丢失就亏了。”

你看，当盘点成为一种常态,员工的敬畏心就建立起来了。

人的因素：文化建设与激励机制

作为写作者，我深知制度是死的，人是活的，如果你把员工当成贼一样防，这管理也做不长，管理低值易耗品，除了“堵”，还要有“疏”。

建立“以旧换新”的契约文化 “以旧换新”是管理低值易耗品的黄金法则，无论是领用笔本，还是领用维修工具，必须交回旧的或坏的残骸。这不仅仅是为了回收废料，更是一种仪式感，它在告诉员工：公司的资源是有限的，每一件物品都有它的生命周期。 个人观点： 我非常反感那种“为了图新鲜，故意把好用的藏起来，申领新的”的行为,以旧换新能从物理上杜绝这种可能。

设立“节约奖”，别让老实人吃亏 如果某个部门或某个员工，连续半年低值易耗品消耗低于定额标准，把省下来的钱拿出一部分奖励给他们。这在很多制造业工厂很常见，比如给车间设定钻头消耗定额，省下来的钱，月底发奖金时直接体现，你会发现，工人会自动自发地把钻头磨了再磨，哪怕钻头只剩一截，也会想办法利用起来,而不是随手扔掉。

区分“公”与“私”的界限 很多浪费源于界限不清，比如公司的洗手间，放的是昂贵的擦手纸，结果员工拿来擦桌子、擦鞋子，甚至带回家给孩子用。 我的建议是： 这种情况下，要么降低标准用廉价抹布，要么明确告知用途，管理有时候需要“抠门”一点，在办公区提供普通卫生纸，在接待区提供高档纸巾,这就是管理智慧。

数字化工具：让管理更轻松

在这个时代，如果你还在用Excel表格去记录几千条低值易耗品的流水,那财务人员迟早会崩溃。

我强烈建议企业引入一些轻量级的资产管理APP或者SaaS软件。现在的扫码技术非常成熟，给每个贴个二维码，员工领用扫一扫，归还扫一扫，手机端就能看报表。甚至可以结合RFID技术，对于一些高价值的低值易耗品（比如笔记本电脑、相机镜头）,进门出门自动感应。

生活实例： 我有一个客户是做连锁餐饮的，他们每家店都有大量的餐具、厨具（这些都属于低值易耗品或周转材料），以前盘点要关店半天，人工数盘子，后来他们给每家店的餐具箱加了电子标签，盘点时拿扫描枪走一圈，5分钟搞定数据上传系统，总部实时能看到哪家店盘子破损率高，立刻就能排查是清洗工操作粗暴,还是被服务员偷拿回家了。