管家婆软件教程，从入门到精通，一位老会计的掏心窝子经验分享

大家好,我是你们的老朋友，一个在注会行业摸爬滚打十几年的“账房先生”。

今天咱们不聊那些枯燥的会计准则,也不谈让人头秃的CPA考试，咱们来聊点特别接地气，但又至关重要的东西——管家婆软件教程。

说实话,在我接触过的成千上万家中小企业里，有超过一半都在用，或者曾经用过管家婆，为什么？因为对于咱们中国的中小企业老板来说，生意是“做”出来的，不是“算”出来的，生意做大了，算不清楚就得赔本，这时候，管家婆这类进销存+财务软件，就是他们的救命稻草。

我发现一个特别有意思的现象：很多公司买了软件，装了电脑，最后却成了摆设，或者仅仅当成一个高级打字机用，为什么？因为没人教他们怎么“真正”地去用。

今天这篇教程,我不打算给你罗列那些像说明书一样死板的按钮功能（那些东西百度一下都有），我想用一种咱们老朋友喝茶聊天的方式，结合我审计过的真实案例，带你把管家婆软件的“魂”给摸透。

为什么你需要管家婆？——别让糊涂账毁了你的生意

在开始具体的操作教程之前,我得先泼一盆冷水，再给你递条毛巾。

我的个人观点是：软件只是工具，管理意识才是核心。

我见过一个做五金建材的张老板,生意做得风生水起，仓库里堆满了货，但他记账全靠脑子，再加一个烂得掉渣的Excel表格，有一次我去他公司审计，问他仓库里还有多少个“某品牌合资钻头”，他拍着胸脯跟我说：“至少还有200个，上周刚补的货。”

结果呢？我们盘点的时候，实际库存只有32个，剩下的去哪了？被员工拿走了？被老鼠吃了？还是记错了账？没人知道，这不仅仅是损失几百块钱的问题，这是管理黑洞。

管家婆软件最大的价值,不在于它能打印漂亮的单据，而在于它能解决中小企业最核心的三个流：货物流、资金流、信息流。

它把这三者绑在了一起,当你开一张销售单时，你的库存少了，你的应收账款多了，你的毛利也算出来了，这就是“进销存财务一体化”。

生活实例： 这就好比你家里的水电表，以前你不知道家里一个月水电费多少，直到收到缴费单吓一跳，装了管家婆，就相当于你家里装了个实时监控仪表，水龙头刚拧开，你就能看到水表在转，你自然就会节约用水，对于企业来说，这就是成本控制的开始。

磨刀不误砍柴工：基础信息的设置是“地基”

很多新手一上来就想开单,恨不得马上把软件用起来，但我告诉你，基础信息的设置，决定了你这套房子能盖多高。

在管家婆软件里,“基本信息”这一栏，请你务必拿出十二分的耐心来填。

商品的“双面性”

在录入商品信息时,千万别只填个名字就完事了。你得学会使用“单位换算”，比如你卖白酒，进货是“箱”，卖的时候可能是“瓶”，如果你不设置好换算关系（1箱=12瓶），那你开单的时候绝对会算错库存。

还有“商品属性”，是赠品还是正品？是组装品还是原材料？这都至关重要。

生活实例： 我辅导过一家奶茶店，他们以前进货珍珠是按“大包”进的，做奶茶是按“克”用的，因为软件里没设好换算，导致月底盘点时，总觉得珍珠少得离谱，怀疑店员偷喝，后来我们在软件里把单位关系理顺了，库存数据立马就准了，店员委屈没了，老板也放心了。

往来单位的管理

把你的客户和供应商分类,哪些是“现结”的，哪些是“月结”的？哪些是“VIP”？

我的个人观点： 哪怕你现在客户只有十个，也要养成分类的习惯，因为生意是会增长的，等到你有几百个客户的时候，再去整理那就是一场灾难，给客户设置“信用额度”，这是管家婆的一个强项，如果某个客户欠款超过5万，软件在开单时可以自动报警，这能帮你挡掉很多坏账风险。

日常操作的核心：进与出的艺术

好了,地基打好了，咱们开始盖房子，日常操作其实就是“进货”和“销售”。

进货环节（进货单）

当你向供应商订货时,不要直接做“进货单”，建议先做“采购订单”。为什么？因为订单是“意向”，进货单是“事实”，中间可能存在货没发全，或者发错了的情况。

在管家婆里,有一个特别好用的功能叫“订单流转”，你可以直接把采购订单“生单”成进货单，这样你不用重复录入，还能对比实际收货数量和订货数量的差异。

生活实例： 我见过一个会计小妹，每次进货都要把供应商发来的Excel表重新敲一遍进软件，效率低得可怕，而且容易敲错数字，我教她用“引进订单”功能，原本一下午的工作，十分钟就搞完了，省下来的时间，她可以去做更有价值的财务分析。

销售环节（销售单）

这是你最开心的环节,因为这是钱进来的环节。在开销售单时，价格管理”，管家婆允许你针对不同的客户级别设置不同的零售价、批发价、一级价等。

一定要关注“收款账户”，这笔钱是进了微信？进了支付宝？还是银行？还是挂账？很多老板只盯着销售额看，不看回款，软件里开了10万的销售单，如果全是“挂账”（赊销），那你实际上兜里一分钱没有，在开单界面，一定要如实录入收款金额。

零售pos单

如果你有门店,管家婆的POS界面非常直观，它就像超市收银台一样，这里有个小技巧：设置快捷键，把常用的商品绑定在F1、F2等功能键上，收银员操作起来会快如闪电。

钱不是万能的，但没有钱是万万不能的：钱流管理

作为一个注会,我必须严肃地提醒你：进销存只是表象，资金才是命脉。

管家婆软件里有一个“钱流管理”模块，这是很多非财务出身的老总容易忽视的。

钱流单据的“费用单”

你买办公用品了、你请客户吃饭了、你付房租了，这些钱怎么走？千万别直接在“进货单”里混过去！虽然那样也能减少库存现金，但你的账目会乱得一塌糊涂。一定要用“费用单”或者“其他收入单”。

生活实例： 有个开广告公司的老板，买了一台新电脑给设计用，直接开了一张“进货单”把电脑当库存商品进去了，然后又马上“销售”给自己，结果呢？税务局查账的时候，觉得这逻辑很奇怪，为什么公司要卖给自己电脑？解释了半天，如果当时直接用“费用支出-固定资产购置”，这就清清楚楚，明明白白。

银行存取款与转账

现在生意往来账户多,公户、老板私户、微信、支付宝。在软件里，你要把这些都设立为“账户”。当你把微信里的钱提现到银行卡时，要做一张“转账单”——从微信账户转到银行账户，这样，你软件里的账面余额才能和你的手机余额、银行卡余额对得上。

我的个人观点： 很多中小企业倒闭，不是因为没利润，而是因为资金链断裂，利用好管家婆的“应收应付报表”和“现金银行报表”，你就能清楚地知道，虽然账上有100万，但下个月要付80万货款，那你现在能动的钱其实只有20万，这能救命。

最让人头疼的库存：盘点与“负库存”

这是管家婆软件教程里最“硬核”的部分，也是最容易扯皮的部分。

拒绝负库存

我在审计时,最痛恨的就是“负库存”。什么是负库存？就是你仓库里明明只有10个苹果，软件里却让你卖出了15个。这在逻辑上是不成立的！但在很多软件里，为了方便开单，允许这样操作。

我的建议是：在管家婆的设置里，务必勾选“不允许负库存”。 虽然这可能会让你在开单时遇到阻碍（比如提示库存不足），但这能逼着你和仓库去核实数据，如果你允许负库存存在，久而久之，你的软件数据就彻底成了“数字游戏”，没有任何参考价值。

月底盘点——真相大白的时候

每个月必须至少盘点一次。管家婆里有“盘点单”的功能，流程是：

先做一张“盘点盘亏单”（把仓库里实际没有，但软件里有的东西“盘亏”掉）。
或者做“盘点盘盈单”（把仓库里有，软件里没有的东西补进去）。
注意： 盘点单审核后，会自动调整库存数量。

生活实例： 我去一家服装店查账，老板娘抱怨说衣服老是被偷，我帮她导出了盘点数据，发现“短款”最多的都是那种小件的内衣、袜子，我们调整了监控位置，并且要求每次盘点必须录入盘点单，两个月后，损耗率直线下降，因为员工知道，系统在盯着，偷一件，盘点就对不上，谁负责就清清楚楚。

报表是你的“体检表”：别只看利润

软件里录入了那么多数据,最后是为了什么？是为了看报表！

管家婆自带了非常丰富的报表。

销售排行榜： 哪个商品卖得好？哪个客户买得多？这决定了你下个月进什么货，以及你要重点维护哪个客户。
资产负债表（简表）： 看看你的家底。
利润表（简表）： 看看你赚了多少钱。

我的个人观点： 很多老板只看“销售毛利表”，觉得毛利高就是好，但我劝你多看看“库存周转率分析”。如果你仓库里压了100万的货，虽然毛利有30%，但这钱一年都转不了一次，那这生意其实并不健康，管家婆能帮你算出这些货在仓库里躺了多少天，对于滞销品，我的建议是：打折甩卖，回笼资金，别心疼那点利润，现金流比库存值钱多了。