用友记账，告别表哥表姐的深夜，聊聊财务数字背后的效率与思考

大家好，我是你们的老朋友，一个在注会行业摸爬滚打多年的“财务老兵”。

今天咱们不聊那些晦涩难懂的会计准则，也不谈让人头秃的CPA考试教材，咱们来聊聊点“接地气”的，尤其是对于那些刚刚接手企业财务，或者还在为每个月的结账夜夜熬鹰的朋友们,今天的话题可能正中下怀。

咱们来聊聊用友记账。

提到用友，很多财务人员的第一反应可能是“大”、“正规”、“稍微有点难上手”，确实，作为国内财务软件的扛把子，用友在市场上的地位那是毋庸置疑的，真正把用友用得好、用得精，让它不仅仅是个记录数字的工具，而是成为我们财务管理的左膀右臂,这中间的门道可不少。

作为一名注册会计师，我审计过无数家企业，见过各种各样的账套，有的账套做得那叫一个赏心悦目，逻辑清晰，穿透查询如丝般顺滑；而有的账套，虽然也是用的用友，但简直就是个数字垃圾场，凭证乱挂,辅助核算一塌糊涂。

我就结合我这些年见过的真实案例，还有我自己的一些实操体会,来跟大家掏心掏肺地聊聊用友记账这事儿。

那个被Excel“统治”的恐惧年代

在开始深入用友之前,我想先给大家讲个故事。

大概在七八年前，我接手了一家处于快速扩张期的商贸公司的咨询业务，他们的财务经理叫小张，是个非常勤奋的姑娘，每天都是最后一个走，我去他们公司的时候，正好赶上月末，那天已经是晚上十点多了,办公室里灯火通明。

我走到小张工位旁，发现她并没有在用友软件里操作,而是对着七八个打开的Excel窗口发愁。

“怎么了？”我问。

小张一脸苦相：“老师，别提了，老板要看上个月的分部门销售毛利分析，还要按客户维度汇总应收账款账龄，咱们用友里之前的辅助核算没设好，现在数据导出来全是乱的，我只能把明细账导出来，然后在Excel里用VLOOKUP拼命匹配，这电脑跑得都要冒烟了。”

看着小张那布满红血丝的眼睛，我心里很不是滋味，这就是典型的“有宝山而不知入”，他们花了大价钱买的用友U8甚至NC系统，结果核心功能只用了个“填凭证”和“打印报表”,大量的数据分析工作还在用最原始的Excel手工搬运。

那个晚上，我帮着她重新梳理了用友里的客户档案和部门档案，启用了正确的辅助核算功能,然后教她怎么利用报表系统的取数公式直接生成她想要的表格。

当那个报表在短短几秒钟内自动计算出来的时候，小张眼里的光芒我到现在都记得，她说：“感觉像是把压在背上几年的大石头卸下来了。”

这就是我想说的第一点：用友记账，首先是一场思维革命。 它不是电子台账，它是一个强大的数据处理中心，如果你还在用“手工账思维”去用用友，那你不仅是在浪费软件授权费,更是在浪费自己的生命。

初始化：万丈高楼平地起，地基没打好必塌

咱们用友记账，最怕的是什么？不是录入凭证慢，而是“返工”，而返工的根源，通常都在“系统初始化”这一步。

很多新手做初始化时，急着录入期初余额，觉得把数字填进去就完事了,大错特错！

我的个人观点是：初始化阶段，编码规则和辅助核算的设置，比录入期初余额重要一万倍。

我有个客户，是一家做机械配件的，老板是个实干派，但对财务软件一窍不通，他招了个刚毕业的大学生做会计，这小伙子在设置会计科目时，为了省事，把“原材料”下面的明细科目直接按“1、2、3、4”这样编号。

结果业务一复杂，问题来了，老板问：“咱们今年买了多少钢材？”小伙子傻眼了，因为有的叫“圆钢”，有的叫“钢板”，有的叫“钢材”，甚至有的挂在了“周转材料”里，因为编码没有逻辑，辅助核算没挂“项目”或者“存货分类”，导致想抓取一个数据,得把几百张凭证翻一遍。

在用友记账中,我强烈建议大家遵循以下几个原则：

科目编码要“留白”： 别把编码编得太满，比如一级科目是4位，二级科目是2位，如果你现在只有10个明细，也别吝啬位数，未来业务扩张，你需要插入新的同类科目时,有足够的编码空间至关重要。
辅助核算是“灵魂”： 能用辅助核算就千万别用明细科目，你要核算管理费用，千万别设“管理费用-张三-差旅费”，而是设“管理费用-差旅费”，然后把“部门”和“职员”设为辅助核算，这样做的好处是，以后你想看张三所有的费用，或者所有部门的差旅费，系统一秒钟就能给你出来，如果你把它埋在明细科目里,那你哭都来不及。
项目档案的运用： 对于制造业或项目型企业，用友的“项目目录”功能简直是神器，把每一个产品、每一个工程合同都设成一个项目，录入凭证时挂上项目，这样，你的收入、成本、费用都能按项目自动归集,盈亏分析一目了然。

凭证录入：不仅仅是借贷平衡

进入日常的凭证录入环节,这是财务人员每天做得最多的工作。

在用友里，填凭证其实有很多“偷懒”的小技巧，常用凭证”功能，每个月的计提折旧、计提工资，其实套路都一样，设置好常用凭证,每个月改个数字就搞定。

这里我想强调一个很多人容易忽视的细节：摘要的规范性和摘要里的“备查簿”功能。

我审计过一家公司的账，他们的摘要写得极其简单，全是“付货款”、“收货款”，当我需要查一笔两年前的付款对应的是哪张发票时,简直是灾难。

在用友记账时，我建议大家养成一个好习惯：摘要里写清楚关键信息，付XX供应商-采购XX材料-2023-10批次发票号XXXXX”。

现在的用友版本，在凭证界面里甚至可以插入附件图片，我强烈建议大家把发票、合同的扫描件直接挂在那张凭证后面，别嫌麻烦，当你三年后面对税务稽查，或者老板问你“这笔钱是干嘛的”时，你一点鼠标，原始单据就在屏幕上弹出来，那种从容感,是任何Excel都给不了的。

这里必须发表一个我的个人观点：

很多人觉得把发票贴在凭证后面，再扫描进电脑是重复劳动，我不这么认为，纸质凭证是法律依据，电子影像是效率工具，在数字化办公的今天，用友记账不应该只是一个数字录入过程，它应该是一个“电子档案归档”的过程，你录入的每一张凭证，都应该是未来可追溯、可解释的，这种“随时准备被审计”的心态,才是专业财务人员的素养。

固定资产与折旧：告别计算器

还记得以前没有财务软件的时候，每个月算折旧是什么感觉吗？拿着计算器，对着固定资产卡片，一项一项地算，算完一遍还得复核一遍,生怕按错一个键。

在用友的固定资产模块里，这一切都变得自动化了，只要你录入好了原值、残值率、使用年限和折旧方法，每个月点击一下“计提本月折旧”,系统会自动生成凭证。

这里有个坑,我得提醒大家。

我曾经遇到过一个案例，一家公司的会计在用友里录固定资产时，把“开始使用日期”搞错了，结果导致系统自动计算的折旧额和税务上的口径不一致，等到第二年汇算清缴的时候，才发现纳税调整表简直没法做,差异额巨大。

用友记账虽然自动化，但前提是你的“参数”必须准确。

在固定资产模块，我建议大家定期（比如每季度）做一次“对账”，把固定资产模块的固定资产原值、累计折旧余额，和总账里的固定资产科目余额进行核对，如果系统有“对账”功能按钮，一定要点一下，因为系统也不是万能的，有时候手工修改了总账凭证，却没同步到卡片，或者反之，这种数据不一致的隐患，平时不显,一出就是大事。

期末结账：那个让人心跳加速的按钮

每个月的最后几天，是财务人员最忙碌的时候，银行对账、现金盘点、核对往来账、结转损益……就是那个神圣又紧张的“结账”按钮。

在用友里，结账不仅仅是一个动作，它是一个“关卡”。

我特别欣赏用友设计的一个逻辑：月末结账前的检查。

如果你有凭证没审核，或者银行账没平，或者固定资产没计提折旧，系统通常会弹窗提示，甚至不允许你结账,这就像是一个严厉的老师在检查你的作业。

我有个朋友，在一家中小企业做财务主管，他们以前用软件比较随意，有时候为了赶时间出报表，明明还有几张跨期的费用发票没进来，她先把账结了,想着下个月再反结账修改。

结果有一次，她因为疏忽，忘了反结账，直接在下个月录入了凭证，导致那个月的账套彻底锁死，最后不得不动用技术手段强行后台修改数据,搞得整个账期乱七八糟。

我的观点是：要敬畏“结账”这个动作。

用友记账的结账功能，是划分会计期间的严格界限，一旦结账，就意味着那个会计期间的法律效力已经形成，除非有极其特殊的重大差错，否则不要轻易去“反结账”，我们要养成习惯，所有的调整、修正，都在当期完成，如果真的发现跨期大错，那就通过“以前年度损益调整”来解决，这种规范的操作，能保证你的财务数据链条是完整、闭合、经得起推敲的。