现金日记账怎么记，别让钱袋子成了糊涂账，一位注会老兵的实操心法

在注册会计师（CPA）的职业生涯中，我见过无数企业的账本，有的像精密的瑞士钟表，分秒不差；有的则像是一团被猫抓过的毛线球，剪不断理还乱，而在所有的财务账簿中，最基础、最考验人心性，也最容易出问题的，往往不是复杂的合并报表，也不是晦涩的所得税调整，而是这本看似简单的——现金日记账。

很多刚入行的会计小白,甚至是创业多年的小微企业老板，都会有一种错觉：现金嘛，就在抽屉里，花出去就是花出去了，拿进来就是拿进来了，心里有数就行了，记那么麻烦干什么？

大错特错。

我就以一个“老财务”的身份，抛开教科书上那些冷冰冰的定义，咱们像朋友喝茶聊天一样，好好掰扯掰扯“现金日记账怎么记”这件事，这不仅仅是填几个数字，更是关乎企业生死存亡的职业操守。

为什么现金日记账是你的“良心账”

在谈具体怎么记之前,我想先聊聊“为什么”。

现在的支付方式越来越便捷,微信、支付宝、银行转账，纸币现金的使用场景确实在减少，但正因为如此，现金日记账的重要性反而显得更加突兀，因为它记录的是企业最直接、最难追溯、也最容易滋生“人性弱点”的资产。

我有一个真实的案例,几年前，我帮一家初创的广告公司做兼职财务顾问，老板是个创意天才，但对管理一窍不通，公司里只有一个行政小姑娘兼管出纳，前半年公司账面总是“微亏”，老板以为是创业初期的正常现象，直到有一天，我去突击盘点现金，发现保险柜里只有几张皱巴巴的发票，连个钢镚都没有。

翻开那本所谓的“现金日记账”，简直就是一本“天书”：有的字迹潦草，有的只写了一个“买菜”，金额栏空着，甚至有好几页是用铅笔随手画的横线，最后查出来的结果令人唏嘘：那个小姑娘利用老板“不拘小节”的信任，通过虚列费用、坐支现金，在半年里悄无声息地挪用了近十万元公款去打赏网络主播。

这就是我的第一个观点：现金日记账，记的不仅仅是钱，更是企业的安全底线和财务人员的职业良心。 它是企业的“黑匣子”，所有的资金流动必须在这里留下痕迹，经得起推敲，经得起时间的考验。

现金日记账怎么记：手把手教你“起手式”

好了,言归正传，到底现金日记账怎么记？别怕，它其实就像你记家里的流水账一样简单，只是多了一些规则和纪律。

一本规范的现金日记账,通常包含几个核心要素：日期、凭证字号、对方科目、收入金额、付出金额、余额，听起来很专业？咱们把它翻译成“人话”。

日期：精准到“这一秒”

很多人习惯把一周的攒到周五一次性记,这是大忌，现金日记账必须日清月结，每一笔业务发生的当天，必须当天记录。

生活实例：比如周一早上，你从银行取了5000元备用金，这笔钱的日期就是周一，哪怕你周二才真正花出去，取现这笔记录必须落在周一，为什么？因为银行对账单上是周一的日期，如果你的账上是周二，月底对账时你就会抓耳挠腮，找不到这笔钱去哪了。

写得像“小作文”栏是很多人的重灾区，我见过最离谱的摘要就写两个字“支出”，天知道你支出干什么了？

怎么记：摘要必须简明扼要，但要包含关键信息。谁 + 做了什么 + 为什么。
生活实例：不要写“买纸”，要写“行政部张三购买打印纸A4纸一箱”，这样，哪怕过了三年，审计来查账，或者你自己回忆这笔钱，一看就知道是咋回事，这不仅是给别人看的，也是给你自己留后路。

必须要有“根”：凭证字号

每一笔现金收支,背后都必须有原始凭证（发票、收据、借条等），你给这张凭证编个号（现收字01号”或“现付字05号”），然后把这个号码填在日记账里。

个人观点：这是会计的“铁律”。没有凭证，就没有记账的资格。 我见过很多老板随手从抽屉拿钱去应酬，回来就忘了要发票，这时候财务人员千万别心软帮他“补”一个虚假的摘要，我的建议是：让他写个情况说明，领导签字，作为附件入账，这叫“形式合规”，保护的是你，不是他。

余额：每天都要算一遍

这是最枯燥但最重要的一步,每记完一笔，就要算出当前的余额。

公式：上日余额 + 本日收入 - 本日付出 = 本日余额。
实操技巧：现在的Excel财务软件大多能自动计算，但我强烈建议你在手工账（或者Excel模板）里，每天用计算器再核对一遍，不要过分依赖自动化，因为一旦公式被你无意中破坏，错误会像滚雪球一样越滚越大。

那些让人头秃的“坑”，千万别踩

讲完了基本操作,咱们得聊聊“进阶篇”，在实际工作中，现金日记账怎么记才不出错？关键在于避开那些“前辈们”踩过的坑。

坚决杜绝“白条抵库”

这是中国小微企业里最普遍的“顽疾”。

场景：老板临时急用钱，从出纳那拿了1万块，说“发票还没开，我先给你打个条子”，抽屉里多了张老板签名的白纸条，现金账上余额虽然是对了，但实际保险柜里的钱少了1万块，这就叫白条抵库。
我的观点：这是严重的违规行为！白条不是法律凭证，它没有法律效力，万一这张白条丢了怎么办？万一老板翻脸不认账怎么办？万一公司出了事，审计查出来这就是挪用资金。
怎么解决：正规的流程是，这笔钱应该走“其他应收款”挂账，老板必须尽快拿合规发票来报销，或者把钱还回来。现金日记账里，只能反映真实的资金流动，不能反映“借条”。

严禁“坐支”现金

什么叫坐支？就是你收到的销售款（现金），不存银行，直接拿来发工资、买办公用品了。

生活实例：你开了个小卖部，今天卖了3000块钱货，收的都是现金，正好下午送水工来送桶装水，要付500块，你顺手就从收银台那3000块里抽了500块给送水工，这就叫坐支。
为什么不行：国家《现金管理暂行条例》明令禁止，因为坐支会打乱资金的流向，银行和税务局无法监控你的真实收入，如果你一直坐支，账面上就会乱成一锅粥，收入和支出混在一起，根本查不清你到底赚了多少钱。
正确做法：收到的钱必须先存入银行，需要用钱时，再开具支票或从备用金里取，虽然麻烦点，但这是为了让你活得长久。

别把“备用金”当“提款机”

很多业务员手里都有备用金,用来出差、请客，报销时，多退少补。

怎么记：当业务员借款时，现金日记账上要记“借：其他应收款——某某”，现金减少，当他回来报销时，如果发票金额小于借款，他要退回现金，这时候记“贷：其他应收款”，现金增加。
避坑指南：千万别在借款时就直接记入“管理费用”，等他回来不报销了，你再红字冲销，这样不仅把费用虚增了，还让账目看起来像过山车一样忽上忽下。

“日清月结”：一种财务人的修行

前面提到了“日清月结”，这四个字是现金日记账的灵魂。

什么叫日清？就是每天下班前，你要做三件事：

盘点现金：数数保险柜里到底有多少钱。
核对账面：看日记账上的余额是多少。
找差异：如果账面有1000块，保险柜只有980块，那20块去哪了？

生活实例：我刚开始做会计时，有一次下班前盘点，少了5块钱，为了这5块钱，我把当天的几十笔凭证从头翻到尾，把每一张发票背后的附件都抖开看，甚至怀疑是不是扫地阿姨扫走了，最后发现，是一张打车票的金额我看错了，把25看成了20，那一刻找到原因的如释重负，比发奖金还爽。

这就是我的个人观点：日清月结能培养一种“对数字的敬畏感”。 如果你习惯于拖到月底再对账，你会发现，差个几百块你根本无从查起，最后大概率只能自己掏腰包填平，或者做成“盘亏”糊弄过去，前者让你破财，后者让你违规。

数字化时代，我们还需要手写账本吗？

现在都是ERP时代了,用友、金蝶、SAP满天飞，甚至Excel都能自动生成，为什么我还要强调“怎么记”这个动作？

因为软件是死的,人是活的。

我见过很多公司,虽然用了昂贵的财务软件，但现金日记账依然是一笔糊涂账，为什么？因为出纳在录入时太随意，摘要乱写，或者为了赶时间，把好几笔钱合并成一笔录入，最后软件里出来的报表，虽然总数是对的，但明细完全不可追溯。

我的建议是： 即使你用了软件，也建议保留一本手工的现金日记账，或者建立一个极其规范的Excel台账。

为什么？ 因为软件可能会崩溃，数据可能会丢失，但那个白纸黑字、亲手写下的账本，是你最后的防线，它有一个软件无法比拟的优势：强迫你思考，当你手写每一笔摘要，当你手算每一个余额时，你的大脑在高速运转，这种“手感”能让你对资金的异常极其敏感。

从“记账”看“管理”：老板们该注意什么

这篇文章虽然是写给会计同仁看的,但如果哪位老板能看到这里，我想对你们说几句心里话。

现金日记账怎么记,表面上是会计的事，实际上是管理文化的体现。

如果你的公司里,现金日记账总是记不清楚，经常出现长短款，经常有白条抵库，那说明什么？说明你的内控环境太松懈了。

具体建议：
1. 给会计配把保险柜钥匙，别自己留着。 老板管钱，会计记账，这是最糟糕的架构，钱账分管是基本原则。
2. 别逼会计做假账。 有些老板为了少交税，让会计把收入不入账，或者虚列现金支出，这种脏活，一旦沾上，会计的一生都毁了，作为老板，要有格局，合规经营才是正道。
3. 定期突击盘点。 别总是提前通知，哪怕一个月一次，突然出现在出纳面前说：“停下手里的活，咱们数数钱。”这能极大地震慑那些想动歪心思的人。