记账凭证填写样本，手把手教你搞定会计工作的第一块基石，附赠避坑指南

作为一名在注册会计师行业摸爬滚打多年的“老兵”，我见过太多刚入行的年轻人，对着一张空白的记账凭证发呆，那种眼神里充满了迷茫，仿佛手里拿的不是一张纸,而是一道无解的数学题。

说实话，这种感觉太正常了，咱们会计这一行，账簿是面子，报表是里子，而记账凭证，就是藏在深处的“骨架”，没有这副骨架撑着,整个财务大楼就是空中楼阁。

我就不想搬出那些枯燥的教科书定义了，咱们就像在茶馆里聊天一样，通过一个具体的记账凭证填写样本，来聊聊怎么把这件看似枯燥的小事做漂亮、做专业，我会结合我见过的真实案例,给你掏点心窝子里的建议。

为什么一张“小纸片”这么重要？

在咱们开始填样本之前，我得先发表一个个人观点：千万别小看记账凭证，它是会计人员职业素养的第一道试金石。

很多刚毕业的大学生，觉得只要分录做对了，借贷平了，任务就完成了，字迹潦草得像鬼画符，摘要写得像“天书”，附件张数也不数，等到过几个月，税务局来查账，或者老板问某笔钱花哪儿去了，这时候再翻凭证,自己都看不懂当时写的是什么。

这就叫“给自己挖坑”。

记账凭证不仅仅是一个记录工具，它更是一种沟通语言，它在告诉未来的你、告诉审计师、告诉税务局：这笔钱是谁批的？什么时候花的？花在哪儿了？性质是什么？如果你能把这些事情在一巴掌大的纸片上交代得清清楚楚,那你离财务经理的位置就不远了。

记账凭证填写样本：实战演练

为了让大家更有代入感，咱们不整那些虚头巴脑的理论，直接来个“生活实例”。

假设咱们是一家名为“鲜味多”的小型餐饮公司，我是财务主管，你是我的实习生，今天是2023年10月15日，咱们刚发生了一笔业务：去超市买了一批厨房用的清洁剂和抹布，花了500块钱，付的是现金,拿回了超市的小票。

这时候，你需要拿出一张通用的记账凭证,咱们来一步步填。

记账凭证的“头部”信息

日期： 很多人习惯填做账的当天，比如10月20日才做账，就填20日。我的观点是： 尽量填写业务发生的实际日期，也就是10月15日，为什么？因为当你按日期排序凭证时，你还原的是真实的业务流，而不是你的“加班流”，如果业务实在太多，按月归档也是允许的,但尽量别跨月太久。

凭证编号： 这是记账凭证的身份证，假设这是本月的第25笔业务，那就是“记字第25号”，这里有个坑：千万别跳号！哪怕写错了作废，也要留着这张废凭证，并在旁边注明“作废”，保证序号的连续性,这是审计的重点关注对象。

核心中的核心：摘要栏

这是我最看重的地方,也是最容易翻车的地方。

错误示范： “报销”、“买用品”、“付现金”。 正确示范（生活实例）： “行政部张三报销10月15日购买厨房清洁用品款”。应该包含三个要素：谁（经办人）+ 干了什么（业务性质） + 时间/对象。

个人观点大爆发： 我见过最离谱的摘要写的是“转给王总”，我当时就问会计，这王总是谁？转钱干嘛？是发工资还是借款？会计支支吾吾说不上来，这种凭证就是一颗定时炸弹，写摘要的时候，要假设看凭证的人是一个完全不了解情况的外人，你要用一句话让他瞬间明白发生了什么，这不仅是规范，更是为了保护你自己——万一三年后有人查这笔账，你一看摘要就知道是咋回事,不用把脑细胞想死。

会计科目：借贷的艺术

回到咱们买清洁剂的例子。

借方科目： 咱们买的是清洁剂和抹布，用于厨房和餐厅的日常打扫，这属于“消耗品”，金额不大，直接计入费用。一级科目：管理费用 或者 销售费用（如果是餐饮企业，通常计入销售费用-物料消耗，因为这是直接服务于经营的）。明细科目：销售费用——低值易耗品 或 销售费用——物料消耗。

贷方科目： 咱们付的是现金。一级科目：库存现金。

填写样本：

借：销售费用——物料消耗 500.00
贷：库存现金 500.00

这里有个细节：金额怎么填？在样本中，你会看到每一行都有“借方金额”和“贷方金额”两栏，切记，分位符要对齐，如果是打印的凭证，软件会自动对齐；如果是手写，那个“元、角、分”的格子一定要填满，没有分的要补“0”，比如500元，要写成“500.00”，这是会计人的强迫症,也是为了防止有人篡改数字。

附件张数：别把“证据”弄丢了

附件张数： 这里填“1”张（那张超市小票）。

生活实例中的教训： 我之前带过一个实习生，特别粗心，有一次老板买了个几万块的设备，发票、合同、验收单厚厚一沓，他在“附件张数”那栏随手填了个“1”，结果后来装订凭证时，装订师傅只把第一张发票订进去了，后面的合同和验收单不知道被谁当废纸扔了！等到年底审计盘点固定资产，找不到合同，差点被事务所出具保留意见，从那以后，我定了个死规矩：附件张数必须数三遍！ 哪怕是0元的一张内部转账单，只要后面附了说明,也要算进张数里。

附件就是原始凭证，是记账凭证的“出生证明”，没有附件，你的记账凭证就是无源之水,法律效力为零。

签字盖章：责任的闭环

一张完整的记账凭证样本底部，通常有这么几行字：制单、审核、记账、出纳、主管等。

制单： 你（实习生）签字。
审核： 我（财务主管）签字。
记账： 月末结账后,负责登记总账的人签字。
出纳： 因为涉及现金支付，出纳也要签字,表示钱确实给出了。

我的观点： 签字这事儿，千万别嫌烦，这每一个名字背后，都是沉甸甸的责任。我在事务所做审计的时候，经常发现有些公司的凭证上，“制单”和“审核”是同一个笔迹，甚至名字都一样，这说明什么？说明内控完全失效了！这就是自欺欺人，制单和审核必须是分离的，自己做的账，自己绝对不能审核，这是底线,也是职业操守。

避坑指南：那些年踩过的“雷”

光看样本还不够，咱们得聊聊样本之外的“坑”，结合我这么多年的经验，以下这几个错误，是新手最容易犯的,也是老会计最头疼的。

“拆东墙补西墙”的糊涂账

生活实例： 老板从公司拿走了1万块钱，说是去请客户吃饭，没拿发票，出纳让老板打个条子，老板嫌麻烦，说：“哎呀，你就记在‘办公用品’里吧，回头我补发票。” 结果，这1万块钱记成了：借：管理费用-办公用品贷：库存现金。

分析： 这就是典型的“摘要与内容不符”，凭证上写的是买办公用品，实际上是老板借款，如果税务局查到了这笔没有发票的“办公用品”，不仅要补税，还要罚款,性质非常严重。

观点： 实事求是是会计的生命，如果老板拿钱没发票，就老老实实挂其他应收款-老板借款，让他打借条，哪怕这会让老板当时不高兴，你也要坚持原则，因为一旦出事，背锅签字的是你，不是老板，你要学会用专业的语言去解释风险：“老板，为了公司账户的安全，咱们先走借款，发票回来再冲销，这样税务查起来咱们也合规。”把问题转化为对公司利益的保护。

串户：张冠李戴的尴尬

生活实例： 公司发工资，本来应该发给销售部小李的5000块，因为财务失误，在填凭证的时候，摘要写成了“发给技术部小王”，虽然钱确实打给了小李的卡，但账面上,这笔钱成了技术部的成本。

后果： 这会导致财务数据失真，月底算各部门的KPI成本时，销售部成本少了，技术部成本多了，技术部老大一看报表就炸了：“凭什么我们部门多出5000块人工费？”

观点： 填凭证时，部门辅助核算一定要选对，现在的财务软件都很智能，挂了辅助核算，一查一个准，千万别觉得“反正总金额对就行，部门无所谓”，财务数据的价值在于分析，在于为决策提供依据，如果基础数据都是乱的，那做出来的管理报表就是垃圾,毫无价值。

只看借贷平衡，不看逻辑自洽

很多新手填完凭证，只要看到软件提示“借贷平衡”,就万事大吉了。

生活实例： 有一笔业务，是公司收到客户的预付款1万元。新手填：借：银行存款 1万，贷：应收账款 1万。借贷平了吗？平了，分录对吗？大错特错！预收款应该记入预收账款或者合同负债，如果记入应收账款，会导致应收账款账龄分析出错，甚至误导催收人员去问客户“你怎么还欠我们钱？”，客户一脸懵逼：“我明明预付了！”

观点： 会计不是在做数字游戏，每一笔分录背后都有商业逻辑，填凭证的时候，脑子里要有那个业务场景，你是收到了钱，还是付出了钱？是欠别人的，还是别人欠你的？逻辑通顺,比借贷平衡更重要。