劳保用品会计分录，别让几副手套绊倒你的财务合规路

在咱们财务圈子里,有一种账务处理，看似不起眼，实则暗流涌动，它不像收入确认那样关乎企业生死，也不像投融资那样动辄千万，但它往往是税务稽查的“敲门砖”，也是财务人员最容易“想当然”踩雷的地方，没错，今天咱们要聊的就是——劳保用品会计分录。

作为一名在注会行业摸爬滚打多年的老会计,我见过太多因为几副手套、几桶防暑降温白糖而被税务局盯上的案例，很多人觉得：“哎呀，不就是给员工发点东西吗？直接计入管理费用或者制造费用不就完了？” 哪怕你是这么想的，我也建议你先把杯子里的茶放下，听我好好唠唠这其中的门道。

什么是真正的“劳保用品”？别把福利当劳保

在写会计分录之前,咱们得先统一一下思想，会计核算的第一原则是“实质重于形式”，如果你连买的东西实质是什么都没搞清楚，分录做得再漂亮也是错的。

很多企业,尤其是中小企业，特别喜欢搞“浑水摸鱼”，夏天到了，老板心疼员工，给每人发了一箱高档雪糕、一瓶防晒霜，甚至还有洗发水沐浴露套装，会计小李一听，这是给员工用的，为了保护员工嘛，于是大笔一挥，计入了“劳保用品”。

错！大错特错！

真正的劳保用品,是指因工作需要，为保护员工在工作过程中免受伤害而配备的用品，比如建筑工人的安全帽、电焊工的防护面罩、车工的防砸劳保鞋、工厂车间里的防尘口罩，甚至是食堂厨师用的隔热手套。

生活实例： 我曾经审计过一家化工企业，他们的财务经理把给女员工发的“三八节”高档香水也计入了劳保费，理由是“车间味道大，香水能盖味儿”，我当时就笑了，这理由找得真是“清新脱俗”，在税务局眼里，这叫“非货币性福利”，甚至可能被认定为“工资薪金”，绝对不是劳保用品。

当你拿到采购单的时候,先问自己一句：这东西是为了员工干活安全必须用的，还是为了员工生活舒服变相发的福利？这一步没走对，后面的分录全是徒劳。

劳保用品会计分录的标准写法

好了,咱们言归正传，既然确认了这是真正的劳保用品，咱们该怎么写分录呢？

这里我要强调一点,很多新手会计容易犯“懒”，买东西直接计入费用，这在规范的企业里是不允许的，劳保用品通常属于低值易耗品，虽然单价可能不高，但它有实物形态，需要管理。

采购入库时

当企业采购了一批劳保用品,发票到了，货也验收入库了，这时候，我们不能直接计入费用，而要先确认为资产。

会计分录如下：

借：周转材料——低值易耗品（或在途材料/原材料，视企业科目设置而定）应交税费——应交增值税（进项税额）贷：银行存款 / 应付账款

个人观点： 这里有个细节，虽然现在很多企业为了简化核算，金额不大的直接走费用，但我强烈建议大家，哪怕金额不大，只要有一定数量，最好先入“周转材料”或者“库存商品”，为什么？因为税务稽查时，他们不仅看账，还看库，如果你账面直接进费用，仓库里却堆着一堆手套，这就叫“账实不符”，解释起来可就麻烦了。

各部门领用时

当车间工人或者办公室行政人员来领用劳保用品时,资产才真正转化为费用，这时候，要根据谁用的、用到哪里去，来决定费用归集的方向。

会计分录如下：

借：制造费用（生产车间工人领用）管理费用（管理部门人员领用）销售费用（销售部门人员领用）在建工程（工程人员领用）贷：周转材料——低值易耗品

生活实例： 我之前服务过一家机械加工厂，有一次，车间主任领用了100双防割手套，行政主管领用了5把雨伞（用于外勤），会计小王把所有的分录都做成了“借：管理费用”。结果年底算成本时，老板拍桌子：“为什么今年的制造费用这么低？产品毛利怎么这么高？” 原因很简单，本该计入产品成本（制造费用）的手套，被你计入了期间费用（管理费用），这虽然不影响总利润，但严重扭曲了产品的成本结构，导致定价策略失误。“谁受益谁承担”这个原则，在劳保用品领用上必须严格执行。

增值税的“抵扣”玄机：能不能抵，怎么抵？

写完了借贷方向,咱们得聊聊那个让人又爱又恨的“税”，劳保用品涉及到的增值税问题，是很多财务人员的痛点。

一般原则： 企业购买的劳保用品，用于生产经营，属于增值税应税项目，其进项税额是可以抵扣的，也就是说，上面分录里的“应交税费——应交增值税（进项税额）”是可以堂堂正正当期抵扣的。

凡事都有个但是。

如果你把劳保用品发给了员工,且这些用品具有“集体福利”或者“个人消费”的性质，进项税额就不得抵扣。

生活实例： 夏天到了，很多公司会采购“防暑降温用品”，这里面学问大了。如果你买的是藿香正气水、清凉油、遮阳帽，且是在高温露天作业环境下发给工人的，这通常被认定为“劳保用品”，进项税可以抵扣。但如果你买的是高档茶叶、燕窝、或者虽然叫“凉茶”但显然是给全公司（包括坐在空调房里的HR）喝的饮料，税务局可能就认为这是“集体福利”。

一旦被认定为集体福利,你之前抵扣的那笔进项税就得做转出。

会计分录（进项税额转出）：

借：应付职工薪酬——职工福利 / 管理费用等贷：应交税费——应交增值税（进项税额转出）

个人观点： 在这个问题上，我的建议是“不要贪小便宜吃大亏”，有些会计为了多抵扣几千块钱的税，硬是把明显的福利费包装成劳保费，现在金税四期上线了，大数据比你还清楚你们公司有多少人在一线干活，发了多少东西，如果因为这点小钱被查，不仅要补税、交滞纳金，还要面临罚款，企业的纳税信用等级降级，那是得不偿失的。

企业所得税的“扣除”限额：是全额还是14%？

增值税搞定了,咱们还得看企业所得税，这可是真金白银的税前扣除问题。

这里有一个非常经典的对比：劳保费 vs 职工福利费。

劳保费：只要是合理的、真实的、为了保护员工安全而发生的，可以全额在税前扣除，没有限额！
职工福利费：只能在工资薪金总额14%的限额内扣除，超过部分，当年不得扣除，也不得结转。

看到区别了吗？一个是“敞开吃”，一个是“定饭量”。

生活实例： 我有个客户是做电子元器件的，无尘车间要求极高，他们每年给员工购买防静电服、防尘口罩、无尘鞋套的费用高达几十万。如果会计糊涂，把这些都算进了“职工福利费”，而他们公司的工资总额不算特别高，导致福利费超标了，这几十万就要在汇算清缴时做纳税调增，多交企业所得税！后来我帮他们调整了核算科目，明确将这些符合规定的防护用品计入“劳动保护费”，并在企业所得税申报表中填列在相应的行次，结果呢？全额扣除，当年直接帮公司省下了好几百万的税款（前提是这几十万本身是合规的）。

把真正的劳保用品从福利费中剥离出来，是税务筹划的一个重要手段。 这不是避税，这是还企业本来就该享受的税收优惠。

个人所得税的敏感神经：发东西要不要交税？

咱们得站在员工的角度想一想,这劳保用品发到手，员工要不要交个人所得税？

这也是很多HR和财务吵架的地方。

政策规定： 个人因任职或者受雇而取得的工资、薪金、奖金、年终加薪、劳动分红、津贴、补贴以及与任职或者受雇有关的其他所得，都应缴纳个人所得税。

对于劳动保护支出，通常被视为企业为了生产经营必须发生的支出，不属于个人的收入，因此不需要缴纳个人所得税。

关键点还是在于“定性”。

生活实例： 如果你发的是一套专业的电焊防护服，员工下班了穿着这玩意儿去逛街也不舒服，这显然是工作必需，不交个税，没毛病。但如果你发的是一套看起来很时尚的运动服，虽然上面印了公司的Logo，但员工平时跑步、逛街都穿，这就具有了“福利”的属性，这时候，如果不并入工资薪金缴纳个税，一旦被举报，企业就有代扣代缴的责任。

个人观点： 在个税这个问题上，我倾向于“谨慎原则”，对于那些界限模糊的物品，比如高档工作服（西服、衬衫），如果金额较大，建议还是并入工资计税，或者由员工承担一部分费用，从工资里扣，这样既合规，也规避了财务人员自身的职业风险，千万别为了讨好员工，帮他们偷逃个税，最后查下来是财务人员的责任，那真是“里外不是人”。