金蝶软件使用教程，从手忙脚乱到财务自由，一位注会老兵的掏心窝子指南

你好,我是老陈。

在注会行业摸爬滚打十几年，我见过太多财务人员从“小白”变成“大拿”，也见过不少人因为搞不定财务软件而在这个行业里碰得头破血流，咱们不聊枯燥的会计准则，也不谈复杂的审计底稿，咱们就来聊聊咱们财务人的“吃饭家伙”——金蝶软件。

说实话，市面上财务软件不少，用友、SAP、Oracle各有千秋，但在我接触过的中小企业，尤其是咱们国内的企业，金蝶的市场占有率那是相当的高，很多刚入行的年轻人，或者刚创业的老板，面对金蝶那个黑底白字的界面（或者现在比较新的云星空界面）,心里多少是有点发怵的。

别怕，今天这篇金蝶软件使用教程，我不打算给你扔一本操作手册，那玩意儿没人看，我想用最接地气的方式，结合我这些年的血泪经验，带你走一遍金蝶的核心逻辑，这不仅仅是一篇教程,更是一份避坑指南。

初始化：别急着记账，先把“家”安好

很多新人拿到软件，第一反应就是：“陈老师，我赶紧把昨天的发票录进去吧！”

慢着！越是急着干活，后面越容易出大乱子，在金蝶里，这就好比你要盖房子，地基没打好，后面楼盖得越高,塌得越惨。

建账套：这是你的财务王国

打开金蝶（无论是KIS还是K/3，亦或是现在的云产品），第一步永远是“新建账套”，这一步就像是给你的公司起个名字,定个规矩。

这里有个生活实例：我之前有个客户，做餐饮的，老板娘亲自管账，她在建账套的时候，把“会计期间”设错了，本来是1月启用的，她设成了3月，结果呢？前两个月的单据全录不进去，或者是录进去后报表怎么都对不上，最后没办法，只能反结账、删数据,折腾得够呛。

我的个人观点： 建账套时，“本位币”和“会计期间”是绝对不能出错的死穴，一旦选定，后期修改的难度堪比让你换血，点下“确定”之前，请深呼吸三秒,再核对一遍。

科目体系：别照搬照抄

金蝶自带了很多行业的预设科目表，工业企业”、“商业企业”，很多人图省事,直接就用默认的。

但我建议你，一定要根据自己公司的实际业务去“修剪”它，比如你是个纯贸易公司，根本不涉及生产成本，那那些“生产成本”、“制造费用”的科目，要么删掉，要么至少别启用，不然每个月看着资产负债表上一堆空的或者永远挂零的科目，强迫症都会犯,而且容易干扰数据分析。

切记： 科目体系要“宜简不宜繁”，多一个科目,就多一个出错的可能。

凭证录入：F7键是你的好朋友

好了，地基打好了，咱们开始干正事——录凭证。

在金蝶里，凭证录入模块是我们待的时间最长的地方，这里有个“武林秘籍”要传授给你：F7键。

在金蝶的任何界面，只要你不知道代码，或者想查点什么，按下F7,世界就亮了。

生活实例： 我记得刚带实习生的时候，有个小姑娘叫小刘，她录凭证特别慢，每次都要拿个小本本记“银行存款是1002，应收账款是1132”，我看着都累，我告诉她：“小刘，把你的本子扔了。”在摘要栏或者科目栏，只要输入“银行”的首字母“YJ”，按一下F7，金蝶会自动跳出所有带“银行”字样的科目供你选择。

这就是工具的力量，如果你还在背科目代码，那你真的在用“算盘”的思维用“计算机”。

关于凭证录入的个人观点：

很多人觉得录凭证就是简单的搬运工，把发票上的数字搬到软件里。错！大错特错！

录凭证的过程，其实是会计判断的第一道防线。

摘要怎么写？ 别写“付某某款”，要写“付某某供应商2023年10月货款”，三个月后你查这笔账,详尽的摘要能救命。
借贷平衡： 金蝶有自动校验功能，但这不代表你可以随便填，如果你发现怎么都不平，先检查有没有“漏掉”一个小数点,或者是不是手工输入的金额和计算器算出来的不一样。

金蝶有个很好用的功能叫“模式凭证”，如果你每个月都要计提折旧、计提工资，把这些固定的模板存下来，下次点一下就出来了，别傻乎乎地每个月手动敲一遍，把重复劳动交给机器,把脑子留给思考。

固定资产与工资：别让“黑盒”吓住你

很多财务人员一碰到“固定资产”模块就头大，因为这里面涉及到折旧、残值率、变更,感觉特别复杂。

金蝶的固定资产模块逻辑非常清晰：入库 -> 折旧 -> 变动 -> 清理。

生活实例： 有个做物流的客户，买了十几辆货车，财务主管在录入固定资产时，把“累计折旧”的入账方向搞反了（虽然软件通常默认，但手工调整时容易错），结果到了年底，资产负债表上的固定资产原值是对的，但累计折旧是负数，资产虚增了几百万，老板一看报表乐坏了，以为公司赚大钱了，审计进场一调整,老板脸都绿了。

我的建议： 对于固定资产，“卡片”是核心，每一张卡片就是一项资产的一生，录入时，务必把“使用部门”和“折旧科目”对应准确，这直接关系到后续的费用归集，如果你把销售部门的折旧计提到了管理费用,你的部门考核报表就全是废纸。

至于工资模块，现在的金蝶云版本做得越来越像HR系统了，但作为财务，我们最关心的是“银行代发文件”和“记账凭证”的生成，别在工资表里一个个算个税，设置好公式，让软件自动算，现在的个税法这么复杂,手工算就是给自己找罪受。

期末处理：这是财务人的“渡劫”时刻

每个月的25号到下个月5号，是财务人最黑暗的日子，这时候，金蝶软件的操作重点就转移到了“期末处理”。

这里有几个必须要做的步骤,谁也跳不过去：

凭证审核： 这一步是为了互相监督，在金蝶里，制单人和审核人不能是同一个人，这是内控的铁律，哪怕你是小微企业，只有你一个会计，你也得起两个账号，或者让老板顶一下审核的名（虽然老板可能根本不看）。
凭证过账： 把凭证变成账簿。
结转损益： 这是金蝶的一个神器，一键点击，它自动把收入类结转到本年利润的贷方,成本费用结转到借方。

避坑指南： 我见过太多人，因为有一张凭证没审核，或者凭证号断了，导致死活结转不了损益，或者结账失败，那种在月底凌晨两点，对着报错代码发呆的绝望,我太懂了。

个人观点： 结账要有仪式感。 不要为了赶进度，在账还没平、发票还没到的情况下强行结账，金蝶虽然允许“反结账”，但这就像人生倒带一样，不仅麻烦，而且容易改出BUG来，一旦结账，那个期间就被锁死了，这代表着你对那个月的财务数据负责，这种责任感,是注会精神的体现。

报表分析：别只做“表哥表姐”

做完账，出了资产负债表和利润表，很多财务人员的工作就结束了，老板要报表，发过去；税务局要报表,发过去。

如果你只做到这一步，那你永远只是个“录入员”。

金蝶软件自带了很强大的报表功能,现在的版本都支持联查。

生活实例： 我曾经帮一家制造企业做财务咨询，老板问我：“为什么我们销售额涨了20%，利润反而跌了？” 如果只会看总数，财务就哑巴了。但我用金蝶的报表分析功能，点了一下“销售费用”，利用“明细账联查”功能，发现“运输费”这一项激增了50%，再往下钻，发现是新接了一个偏远的大单,物流成本吞噬了利润。

这就是软件的价值。金蝶不是用来存数据的，是用来“榨”取数据的。

我的强烈建议： 学会使用金蝶的“自定义报表”。老板关心的往往不是标准的会计报表，他可能关心：“每个业务员的回款率”、“每个SKU的毛利”、“资金周转天数”。这些数据，金蝶后台都有，但你得把它们“抓”出来，做成一张老板看得懂的驾驶舱报表，当你把这张表放在老板桌上时，你在他眼里的身价就不一样了，你不再是个管钱的,你是个能帮赚钱的。

备份”这件小事

我想说一个极其枯燥，但极其重要的话题：数据备份。

我是个注会，但我也是个“数据幸存者”。我见过中病毒导致全盘皆悲的，见过服务器进水硬盘报废的,也见过误操作把整个账套删掉的。

在金蝶里，备份和恢复非常简单，通常在“账套管理”菜单里。

个人观点： 不要把鸡蛋放在一个篮子里。 不要只备份在服务器本机！一定要定期（比如每天结账后）把账套备份出来，拷贝到移动硬盘，或者上传到公司的云盘/网盘。甚至，我建议你们做“循环备份”，比如周一备份叫A，周二叫B，周三叫C，周四又回到A，这样，万一你周三才发现周一的数据有问题,你还有救。

如果有一天，公司服务器炸了，所有人都在尖叫，而你淡定地从抽屉里拿出一个硬盘说：“别慌，我有昨天晚上的备份。”那一刻，你就是公司的英雄,比考过CPA还风光。