说起这会计流程,真是实践出真知。想当初我刚接手那摊子事儿的时候,那叫一个乱。今天我就跟大家唠唠,我是怎么一步步把这流程给捋顺的,希望能给刚入门的朋友一点启发。
一、 万事开头难:收集和整理原始凭证
我记得刚开始,最头疼的就是收集那些七七八八的原始票据。发票、收据、银行回单、入库单、出库单,各种各样的单子,满天飞。有的是部门送过来的,有的是我自己去催的。那时候,我给自己定的第一个规矩就是:月底前必须把所有该收的单子都收到手。
具体我是这么干的:
- 月初就广而告之:跟各个部门打好招呼,让他们把上个月的票据赶紧送过来,别拖。有时候还得亲自跑几趟,脸皮厚点没关系,工作嘛
- 建立接收登记:收到单子不是就完事了,我会简单做个登记,哪个部门送来的,啥时候送的,大概是些什么类型的票据,心里有个数。不然回头找起来或者有疑问,都不知道问谁。
- 初步分类:收到的票据我会先大体分分类,比如费用报销的放一堆,采购付款的放一堆,销售收款的放一堆。这样后面处理起来能顺手一些。
这步看着简单,最容易出岔子。有时候票丢了,有时候送晚了,都影响后面的工作。盯紧、催促、及时沟通,这几个词是关键。
二、 细活出真章:审核凭证与编制记账凭证
票据都收齐了,接下来就是仔细审核这些原始凭证。这可是个细致活儿,马虎不得。我主要看这么几点:
- 真实性、合法性:发票是不是真的?抬头对不对?有没有盖章?金额大小写一致不?这些都是最基本的。
- 完整性:附件齐不齐全?比如报销差旅费,得有车票、住宿票。买东西,得有发票和入库单。
- 审批手续:该谁签字的签了没?审批权限够不够?我们公司有规定,多少钱以上得哪个领导批,这些都得核对。
审核没问题的原始凭证,我就开始编制记账凭证了。刚开始我对科目还不太熟,经常要翻会计制度或者问老会计。后来做得多了,哪些业务对应哪些科目,基本就条件反射了。我会把原始凭证附在记账凭证后面,一一对应,清清楚楚。
那时候我用的是财务软件,直接在软件里录入凭证。录凭证的时候也得小心,借贷方向别搞错了,金额别输错了,摘要写清楚,方便以后查账。每一张凭证录完,我都会再检查一遍。
三、 日积月累:登记账簿
记账凭证编好了,审核无误后,财务软件会自动登记到各种明细账和总账里去。如果是手工账的年代,那可就得一笔一笔地誊写了,想想都觉得工作量大。所以说,科技改变生活。
虽然软件会自动过账,但我还是会定期检查一下明细账和总账,看看有没有什么异常。比如某个科目的余额突然变得很大,或者出现了红字,我都会特别留意,找出原因。
四、 水落石出:对账与结账
每个月最关键的环节之一就是对账了。这主要包括:
- 账证核对:记账凭证和原始凭证是不是都能对上。
- 账账核对:总账和它所属的明细账合计数是不是一致,相关的几个总账科目之间有没有勾稽关系。
- 账实核对:这是重头戏。比如现金要和实际库存对上,银行存款日记账要和银行对账单对上,存货要和仓库盘点的数量对上,固定资产也要和实际在用的对上。
银行对账我一般是拿到银行对账单后,逐笔去勾对。如果有未达账项,就要编制银行存款余额调节表。别小看对账,多少问题都是在对账的时候发现的。
所有账都对平了,各项业务也处理完毕了,就可以进行月末结账了。结账前,我会再把所有的凭证、账簿快速过一遍,确保没什么遗漏。财务软件里点一下“结账”,这个月的工作就算告一段落了。
五、 成果展示:编制会计报表
结账之后,就是编制会计报表了,主要是资产负债表、利润表和现金流量表。现在财务软件基本上都能自动生成这些报表,非常方便。
但我不会完全依赖软件。报表生成后,我一定会仔细检查报表数据的合理性,看看各个项目之间的勾稽关系对不对,有没有什么明显不合逻辑的地方。比如利润表里的净利润,要和资产负债表里未分配利润的变动能对得上。这需要对会计核算和报表编制的原理有比较深入的理解才行。
有时候,老板或者管理层还会要一些内部管理报表,那就根据他们的需求,从账簿数据里提取加工。
六、 尾声与新开始:纳税申报与凭证归档
报表出来了,接下来就是纳税申报。根据利润表和相关税法规定,计算应交的各种税费,然后在规定的期限内申报缴纳。这个环节政策性很强,要经常学习新的税务规定,不然很容易出错。
一个环节,就是把这个月所有的记账凭证、账簿、报表整理装订成册,归档保存。这可是公司的重要档案,必须妥善保管,以备查阅。
做完这些,一个月的会计工作循环就算完成了。然后,下个月又从第一步开始,周而复始。虽然听起来有点枯燥,但当你把一堆杂乱无章的票据,变成清晰明了的财务报表,那种成就感还是挺足的。这就是我实践下来的一整套会计流程,希望能帮到大家!
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