小企业费用管控怎么做？这套方案简单又有效

上个月老张找我诉苦，说他们二十来人的小公司费用管得一塌糊涂。员工打车票摞得比账本还厚，聚餐报销单里混着KTV发票，最离谱的是上季度光快递费就超了三万块——这哪是公司，简直是个散财童子集中营。

先拿自己公司开刀试水

第二天我就把财务小妹喊到会议室，让她把最近三个月的报销单全摊桌上。好家伙，光是粘贴凭证的A4纸就用了两包，最夸张的某笔差旅费报销：住宿发票时间居然和会议日程对不上，后面还夹着两张火锅店手写收据。

• 第一步：买了五个带锁的铁皮柜，每个部门发一个。规定所有报销必须用统一模板打印，票据按日期拿固体胶粘整齐，谁交乱糟糟的单子直接退回。
• 第二步：抓技术部搞了个简易报销系统。就是共享表格升级版——扫描发票自动填金额，超过500块要传审批截图，老板手机点通过才能付款。
• 第三步：把快递合同从「按件计费」改成「包月套餐」，逼着采购老王去砍价。顺道把公司咖啡机从胶囊换成豆子，桶装水改成过滤直饮。

踩坑踩出真功夫

结果第一周就翻车：业务部的小李贴票把日期粘反了，技术部做的系统半夜崩盘。更气人的是行政小妹吐槽咖啡难喝，偷偷给自己订外卖奶茶被抓现行。

我咬着牙做了三件事：

• 周三下班抓着全员培训，现场演示怎么把车票贴得像扑克牌
• 让技术部在系统里加了提醒功能，报销单超过三天没批自动发微信轰炸



• 把每月省下的快递费折现发下午茶红包

效果比我预想得猛

昨天拿到财务月报吓一跳：快递费砍掉42%，报销单厚度薄了一半。现在贴票像玩拼图似的，销售部那帮糙汉子居然比赛谁贴得整齐。最有意思是老板，有天凌晨三点给我发消息：「报销系统弹了五个审批单，你们搞什么名堂这么烧钱？」——点开一看是行政买的五箱打印纸。

现在全公司养成条件反射了：扫码开发票前先想想要不要买，打印机默认双面模式，连厕所卷纸用量都少了。老张上周过来取经，我直接甩给他三个铁皮柜的采购链接。