上个月老张找我诉苦,说他们二十来人的小公司费用管得一塌糊涂。员工打车票摞得比账本还厚,聚餐报销单里混着KTV发票,最离谱的是上季度光快递费就超了三万块——这哪是公司,简直是个散财童子集中营。
先拿自己公司开刀试水
第二天我就把财务小妹喊到会议室,让她把最近三个月的报销单全摊桌上。好家伙,光是粘贴凭证的A4纸就用了两包,最夸张的某笔差旅费报销:住宿发票时间居然和会议日程对不上,后面还夹着两张火锅店手写收据。
- 第一步:买了五个带锁的铁皮柜,每个部门发一个。规定所有报销必须用统一模板打印,票据按日期拿固体胶粘整齐,谁交乱糟糟的单子直接退回。
- 第二步:抓技术部搞了个简易报销系统。就是共享表格升级版——扫描发票自动填金额,超过500块要传审批截图,老板手机点通过才能付款。
- 第三步:把快递合同从「按件计费」改成「包月套餐」,逼着采购老王去砍价。顺道把公司咖啡机从胶囊换成豆子,桶装水改成过滤直饮。
踩坑踩出真功夫
结果第一周就翻车:业务部的小李贴票把日期粘反了,技术部做的系统半夜崩盘。更气人的是行政小妹吐槽咖啡难喝,偷偷给自己订外卖奶茶被抓现行。
我咬着牙做了三件事:
- 周三下班抓着全员培训,现场演示怎么把车票贴得像扑克牌
- 让技术部在系统里加了提醒功能,报销单超过三天没批自动发微信轰炸
- 把每月省下的快递费折现发下午茶红包
效果比我预想得猛
昨天拿到财务月报吓一跳:快递费砍掉42%,报销单厚度薄了一半。现在贴票像玩拼图似的,销售部那帮糙汉子居然比赛谁贴得整齐。最有意思是老板,有天凌晨三点给我发消息:「报销系统弹了五个审批单,你们搞什么名堂这么烧钱?」——点开一看是行政买的五箱打印纸。
现在全公司养成条件反射了:扫码开发票前先想想要不要买,打印机默认双面模式,连厕所卷纸用量都少了。老张上周过来取经,我直接甩给他三个铁皮柜的采购链接。

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