话说这内控机制，听起来挺高大上的，一般人觉得那是大公司才玩儿的东西。可我跟你们说，小到个人，大到公司，没有这玩意儿，早晚得出乱子。我是怎么知道的？
我那会儿，大概是三年前，有个哥们儿找我帮忙。他自己弄了个小作坊，做点儿定制手工艺品，生意开始有点起色了。他自己是搞技术的，东西做得但管钱管人一塌糊涂。刚开始也就几个人，他老婆帮着收收钱，记记账，还行。后来人多了点儿，业务也杂了，问题就一个个冒出来了。
我记得最清楚的一回，有一批原材料，按理说已经付过钱入库了。结果盘点的时候，楞是少了一大半。这哥们儿急得跳脚，问谁谁都说没见过，账上也显示已经付了款。查来查去，几万块钱的东西就这么凭空消失了。这事儿给我震动挺大的。
他拉着我，一脸愁容，说再这么下去，非得关门不可。他知道我以前在公司里，瞎折腾过一些流程、制度啥的，就求我过去帮他捋捋。
我当时也是看他实在可怜，就硬着头皮去了。这一去不要紧，真是把我吓了一跳。账本子就跟涂鸦本似的，采购单、出货单一堆乱七八糟，签字审批？根本没这回事儿！谁心情好谁就批，谁觉得对就给钱。钱都是现金，收了多少、付了多少，全凭他老婆一个人记着，还时不时地忘。
我进去第一个事儿，就是摸底排查。
我跟那哥们儿说，你别急着找东西了，咱先把手上的东西盘清楚了。我让人把所有仓库里的货都点了一遍，不光是看数量，还要看状态，有没有损坏的，有没有积压的。
然后，我把所有跟他业务有关的人都拉过来，一个个聊，问他们平时怎么干活的，手头有哪些单子，钱是怎么流动的。从采购、生产、销售，到收款、付款，我把整个链条都跑了一遍。
结果发现，光是一个采购，就有好几个人能做主下单，而且价格没统一标准，谁跟供应商熟，谁就能定价。你说这能不出问题吗？
摸清楚情况后，我发现最大的问题就是风险没识别出来，或者说大家根本就不知道这里面有风险。
比如资金风险：现金进出没个章程，很容易被挪用或者少记。
比如采购风险：价格不透明，可能有回扣，质量没保证。
比如存货风险：入库出库没人核对，很容易丢件、损耗。
这些风险一个个摆在我面前，让我知道不能再拖了。不把这些漏洞堵上，这生意迟早黄。
就是制度建设。这块儿最头疼，因为大家都没这个习惯。我先从最简单的开始。
先搞个《采购管理办法》：我规定，所有采购必须有采购申请单，上面得写清楚需求、数量、预算。然后，采购金额大的，得至少找三个供应商比价，负责人和老板都要签字。小的采购，也得有专人负责，不能谁想买就买。
再搞个《库存管理办法》：所有原材料进出，必须有入库单和出库单，还得有库管员和领用人签字。每个月定期盘点，账实必须相符。不符的，要立马查原因。
最关键的，是《现金收付管理办法》：所有现金收入，必须立马登记在册，当天存银行。所有现金支出，必须有审批单据和经手人签字。每天下班前，现金余额要跟账上对得上。这个规矩一出来，好多人还觉得麻烦，但我硬是推了下去。
制度光写在纸上没用，还得流程优化。
我把采购申请的流程，从原来的一句话，变成了三步：申请-比价-审批。每一步都有人负责，有单子可查。
库存管理，我把仓库重新分区，贴上标签，谁的东西在哪儿，一目了然。出入库的时候，库管员和领用人必须当面清点、签字，免得事后扯皮。
现金收付那边，我干脆配了个小保险柜，每天的现金收入都得锁进去，第二天一早直接去银行。支付的时候，专人拿着审批单去取，回来立马销账。
这些东西落地后，还得监督检查。我可不能指望他们自己就自觉了。我是隔三差五就去抽查。
我随机抽几张采购单，去查查有没有比价记录，审批人是不是都签了字。
跑到仓库，随机点几样货，看看跟账本上是不是一致。发现不对的，立马揪出来，当场解决。
钱账方面，我更是盯得紧。每天的现金日记账，我都会过一眼，看看收支是不是有凭有据，有没有异常的大额款项。
这中间，肯定会遇到阻力，有人觉得是小题大做，有人觉得耽误时间。但我跟那哥们儿就铁了心，不管谁说都得按规矩来。我说，现在花点时间把规矩立起来，将来省多少麻烦！
内控这事儿，不是一次性的，得持续改进。
比如，我们发现有些小额采购走比价流程太麻烦，效率低，就调整了规则，设定了一个小额采购的免比价上限，但必须有其他人的复核。
再比如，以前有些单据手写容易出错，后来我们干脆上了个简单的电子表格系统，填起来更规范，也方便查询。
那几万块钱的货也没找到，但从那以后，那哥们儿的作坊再也没出过类似的乱子。账越来越清楚，大家干活儿也越来越有章法。出了问题，也能很快知道是哪个环节出了岔子，谁的责任。
所以说，这内控机制，真不是闹着玩儿的，那是实打实地能帮你省钱、省心、把业务做踏实的。别等到出了大问题，才想到亡羊补牢，那时候可就晚了。
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