我们团队刚开始那会儿,大家都是用QQ邮箱、163邮箱,反正啥免费用那会儿公司刚起步,人也少,觉得发个邮件嘛能收到就行,没那么多讲究。但是慢慢的,业务开始多了,跟外面客户或者合作方发邮件,用私人邮箱总感觉有点不正规,有时候发出去的邮件,对方一看是个人邮箱,就感觉不那么靠谱,甚至有些直接进了垃圾箱,重要的信息都给耽误了。
那时候我就琢磨,不行,得弄个企业邮箱了。毕竟公司要发展,品牌形象这些都得跟上去。我一开始去网上搜了搜,乖乖,这一搜不要紧,各种广告铺天盖地,价格也是看得我一愣一愣的。有的说一年几百,有的说一年几千甚至上万,把我给看懵了,心想这玩意儿到底贵不贵?到底要不要花这么多钱。
我那时候就纠结,到底是自己搭一个,还是买现成的服务?
刚开始我是想,要不自己搭一个,感觉这样能省钱。我找了一些资料,看了看自己搭建邮件服务器的流程,什么域名解析,服务器配置,还得考虑反垃圾邮件、安全性什么的。我看了半天,脑袋都大了。咱也不是专业搞IT的,公司就几个人,哪有这精力去折腾这些?万一搭不或者服务器宕机了,邮件丢了,那可不是闹着玩的,客户那边重要文件收不到,损失可就大了。
所以很快我就放弃了自己搭的想法,觉得这钱不是随便省的,省了小钱,可能到时候要花更多的时间和精力去补窟窿,甚至会影响到业务。还是老老实实买现成的服务比较靠谱。
那市面上那么多服务商,我到底该怎么选?
我那时候主要看了几个方面:
- 价格:这是第一位的,毕竟是小公司,每一分钱都得花在刀刃上。我就对比了几家大厂和一些小品牌的报价。有的看起来便宜得离谱,心里就不太踏实,怕售后服务跟不上;有的贵得有点夸张,又觉得超出预算了。
- 功能:除了基本收发邮件,我还看了看有没有日历、通讯录、企业网盘这些功能。虽然当时不一定都用得上,但想着以后公司大了,这些功能可能就派上用场了。
- 容量:邮件越来越多,附件也越来越大,邮箱容量不能太小,不然没多久就满了,还得清理,麻烦。
- 稳定性和安全性:这个很重要,邮件服务不能老是出问题,丢邮件、收不到邮件那都是要命的。还有就是安全性,垃圾邮件拦截能力怎么样,有没有防病毒扫描之类的。
- 管理方便:我不是专业的IT管理员,所以最好是能有个简单的后台,能自己添加员工、重置密码什么的,不用每次都找客服。
我记得当时找了几家提供免费试用的,都注册了账号体验了一下。有的界面太复杂了,我这种小白根本摸不着头脑;有的发件速度慢得要死,点发送半天没动静;还有的客服响应不及时,有个问题发出去半天没人回,这我就有点担心了,以后真出问题了谁来管?
我选了一家,这钱花得值不值?
经过一番折腾和比较,我最终选择了一家价格适中,功能也相对完善的品牌。一年下来几百块钱,平均到每个月就几十块钱,摊到每个员工身上就更少了。一开始觉得几十块钱能干嘛现在想想,这钱花得真值。
比如:
- 提升形象:现在我们对外发的邮件,都是带有公司域名的邮箱,比如“我的名字@我们公司.com”,客户一看就觉得专业多了,回邮件的效率也高了。
- 方便管理:以前员工离职,QQ邮箱、163邮箱都是个人自己的,公司根本管不了。现在企业邮箱有统一的后台,员工离职了,我可以直接把他的账号收回来,或者把邮件转发给其他同事,公司的业务信息就不会流失,也更安全。
- 功能集成:现在用的这个企业邮箱,还带了共享日历,我们团队开会、安排任务都方便多了。还有个小型的企业网盘,同事之间共享文件也省事,不用老是发邮件传附件了。
- 省心省力:邮件的稳定性和安全性确实有保障,很少出现收不到邮件或者邮件被误判成垃圾邮件的情况。我也不用操心服务器维护什么的,所有事情都是服务商在后台搞定,我只管用就行了,真的省心多了。
企业邮箱费用贵不贵,这事儿真不能光看它标价多少钱。得看它能给你带来能帮你省去多少麻烦,能为你的公司创造多少价值。如果你公司的业务真的需要一个专业的形象,需要更高效的团队协作,需要更安全的数据管理,那这个钱我觉得就花得非常值。几十块钱一个月,可能就抵得上一杯咖啡的钱,但它能给公司带来的效益,那可比一杯咖啡大多了。
我觉得这东西,对小公司来说,尤其是在发展期,是个非常有用的投资。它能让你的公司看起来更专业,也能让内部协作更顺畅,长远来看,是划算的。

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