说起这个月度会计我跟你说,我刚开始做会计那会儿,真是头大。领导隔三差五就问,这个月收入怎么样?那个支出怎么又多了?我每次都得翻一大堆凭证,查好久才能给个大概数字,还老觉得不踏实。时间一长,自己也觉得不行,这么下去,早晚要出岔子,也耽误事儿。
我当时就寻思,得有个法子把这些东西整理清楚,每个月都固定下来,这样自己心里有数,领导问起来也能对答如流。于是我就琢磨着搞一个“月度会计总结”。这东西怎么弄?也没人教,就是自己摸索出来的。
我决定先从最简单的开始。
第一步:脑袋里先捋清楚要看啥
我坐在电脑前,打开一个空白文档,先没着急动手。我回想了一下,每个月我最关心的是领导最关心的是
- 收入多少?
- 花了多少钱?
- 银行里还有多少钱?
- 有没有啥账没收回来,或者没付出去的?
- 交了多少税?
- 库存咋样了?
这些东西,就像是骨架子,得先搭建起来。
第二步:动手搭建“骨架”
我一开始就用最笨的办法,直接在文档里敲了一个大概的标题结构:
一、本月经营概况
二、资产负债情况
三、利润情况
四、现金流情况
五、税务情况
六、其他重要事项
我当时的想法是,先有这些大框框,再往里面填肉。
第三步:开始往里面“填肉”
这才是最费劲的地方。每个月,我都会把所有能找到的资料都堆在桌子上。
- 收入:我会把销售发票、收款记录、银行流水都拿出来,一笔一笔地对,确认这个月到底收了多少钱。我还喜欢把主要的收入来源分类,比如产品A卖了多少,服务B收了多少,这样看得清楚。
- 支出:这个就更繁琐了。各种采购发票、费用报销单、水电煤气费、员工工资单……全都得拉出来。我习惯性地会把支出也分分类,比如日常运营费、人员工资、采购成本、差旅费等等,这样一看就知道钱都花哪儿了。
- 银行余额:每个月我都会打一张银行对账单,跟我的账上数字核对,确保一分钱不差。要是有差异,就得赶紧找原因,不能拖。
- 应收应付:这是个重点。我会拉个表,把所有还没收回来的客户款,以及还没付出去的供应商款都列出来。哪个客户欠了多久,哪笔货款该付了,一目了然。这个我还会专门标注一下,哪些是快到期的,哪些是已经逾期的,好及时跟进。
- 库存:虽然不归我直接管,但我也会每个月跟仓库那边对一下账,看看进货多少,出货多少,月底盘点还剩多少。这个数字对成本影响挺大的。
- 税务:每个月该交啥税,交了多少,我都会单独列出来。像增值税、企业所得税之类的,都会写清楚。
我做这些的时候,手里就拿着一个计算器,旁边放着草稿纸,密密麻麻地写着。有时候为了一个数字,得翻好几页凭证,打好几个电话问同事。虽然累,但心里知道,这都是把账做实的必经之路。
第四步:整理成文字,加点“味道”
数字都理顺了,我就开始往我的总结模板里填。我不会只写干巴巴的数字,我会试着加点描述。
- 比如,收入写完数字后,我会说一句:“本月销售收入较上月有所增长,主要得益于新产品的推出。”
- 支出方面,如果哪个费用突然增加了,我也会提一嘴:“办公用品采购费用本月上涨,系一次性采购了大量耗材。”
我还会特别注意写一下本月工作遇到的问题和建议。比如,“本月有几笔应收账款逾期,建议财务部加强催收力度。”或者“部分采购流程不够规范,建议完善采购审批流程。”这些都是我从日常工作中发现的问题,提出来让领导知道,也给自己一个改进的方向。
第五步:检查和完善
写完初稿,我不会立刻就提交。我会把总结放一放,过个把小时再拿起来看。这时候,我会用一个挑剔的眼光去看:
- 数字对不对?有没有算错的地方?
- 表达清不清楚?别人看不看得懂?
- 有没有什么漏掉的重要信息?
- 排版整不整齐?看着舒不舒服?
有时候为了一个措辞,我会改好几遍。我觉得这个总结不仅是给领导看的,也是给自己一个交代,所以必须得弄得漂漂亮亮的。
慢慢地,我发现这个月度总结真的帮了我大忙。每个月做完这个,我对公司的财务状况就非常清楚了。领导再问我我不用吭哧半天,直接就能给出个大致的答案,或者说:“我总结里写得很清楚,您可以看看。”自己也变得更有信心了。
做这个总结对我来说,已经不是什么负担,反倒成了一种习惯。每个月例行把这些东西整理出来,就像是给公司做了一次体检,清清楚楚明明白白。




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