报销差旅费会计分录如何处理？老会计教你正确记账

咱们今天聊聊这个差旅费报销，会计分录到底怎么弄才对，我干这行几十年了，踩过不少坑，也总结了一套自己觉得最顺手的方法，分享给大伙儿。

一、先把钱垫出去再说

你公司要是那种规矩的，出差前会预付一笔钱给员工，那是最省事的。但很多小公司或者临时出差，都是员工自己先掏腰包。那咱们就得从头捋了。

假设公司给员工预付了差旅费：

• 员工小王出差，财务先给了他3000块现金。

这时候的会计分录：

借：其他应收款—小王（差旅费） 3000
贷：库存现金/银行存款 3000

这笔账就是记住了，公司有3000块钱在小王那儿放着。

二、报销，核对票据和金额

小王出差回来了，拿着一堆票据找你报销，咱们得先审票据。比如机票、住宿、打车、餐费啥的。核对完总共花了多少钱，再看预付款够不够。

假设小王总共花了2800块钱，剩下200块退回来了：

这里就涉及到几个主要的费用科目了，比如“管理费用—差旅费”、“销售费用—差旅费”或者如果是研发人员，可能计入“研发支出”。咱们假设这是行政人员出差，计入管理费用。

1. 确认费用发生

这时候我们要把实际花的钱确认为费用。

借：管理费用—差旅费 2800
贷：其他应收款—小王（差旅费） 2800

看清楚了，我们用贷方冲销了“其他应收款”，说明小王已经用这2800块钱抵了之前欠公司的钱。

2. 收到退回的预付款

小王还剩200块钱，得还给公司。

借：库存现金 200
贷：其他应收款—小王（差旅费） 200

这么一来，“其他应收款—小王”这个科目借方是3000，贷方合计是3000（2800+200），这个账户就平了，干干净净。

三、如果花的钱超了预算怎么办？

这个情况太常见了。老总临时让办个事儿，花钱肯定没准谱。假设小王总共花了3500块钱，预付了3000，公司还得倒找给他500块。

1. 确认费用发生

实际花多少，记多少费用。

借：管理费用—差旅费 3500
贷：其他应收款—小王（差旅费） 3000 （冲销预付款）
贷：库存现金/银行存款 500 （补给小王的钱）

这样一看，借方是3500，贷方也是3500，科目平衡。应收款的小王账户也被清零了。

四、压根没预付款，全是他自己掏的钱

很多时候，特别是销售人员，都是自己先垫着，回来统一报。这时候分录更简单粗暴。

假设小李出差花了4000块，全是他自己垫的：

我们直接确认费用，然后记一笔应付给小李的款项。

借：销售费用—差旅费 4000
贷：应付职工薪酬—代垫款项 4000

有些人可能直接贷“其他应付款”，但我觉得走“应付职工薪酬”更规范，能体现这是给员工的钱。

支付报销款

等财务把4000块钱打给小李了，咱们再做一笔支付的分录。

借：应付职工薪酬—代垫款项 4000
贷：银行存款 4000

这么操作下来，账目清清楚楚，报销流程也跑完了。差旅费这个东西，无非就是搞定“预付款”和“实报销”之间的关系，搞清楚谁欠谁的，就没啥难的了。