应付账款借方余额怎么算？教你轻松搞定借贷方！

应付账款借方余额怎么回事？

我记着刚开始接触会计那会儿，最头疼的就是借贷方。应付账款嘛听名字就知道是欠别人的钱，那肯定是负债，负债增加了记贷方，减少了记借方，期末余额正常来说应该在贷方才对。可偏偏有时候，它就冒出个借方余额来，当时直接把我整懵了。

我找了好多资料，问了好多前辈，才算把这事儿彻底弄清楚。应付账款出现借方余额，就是告诉你，你不仅不欠别人钱，反而是别人欠你的钱了，或者说你多付钱了。

我的实际操作经历

刚开始做账，我手头一个项目就是一家小型制造企业，他们跟供应商A的往来特别频繁。有一次，我发现应付账款科目下，供应商A的明细账居然是借方余额。

第一步：核对原始凭证

我赶紧去翻了翻所有跟供应商A相关的凭证。一开始以为是哪里记错了，比如把付款当成了采购，或者把退货漏记了。我把那段时间所有的采购发票、入库单、付款单都拿出来，一张张对。

• 查采购：确认有没有多计入的采购金额。
• 查付款：确认有没有重复付款或者超额付款。
• 查退货：确认有没有发生退货，但是还没收到供应商退款的情况。

第二步：锁定原因——预付和多付

经过仔细核对，我发现这个借方余额的出现，主要就是两个原因导致的，而且在这家小公司里特别常见。

1. 预付款太多： 这家公司为了尽快拿到紧缺的原材料，经常提前给供应商A打一大笔款作为定金，结果采购的货物金额还没消耗完这笔预付款。比如，预付了十万，实际上只收了八万的货。那剩下的两万，在应付账款明细账上，就会体现为借方余额，表示我们手里有供应商的钱。
2. 超额付款： 有一次财务操作失误，供应商A的账单是五万块，结果会计打款的时候多打了个零，直接打成了五十万。虽然事后发现并通知了供应商，但那笔钱已经出去了。在没有收到供应商退款之前，应付账款的账面就会出现巨大的借方余额，表示我们多付了。

像我们这种小企业，有时候为了图省事，或者流程不规范，懒得走“预付账款”那个科目，直接全部扔到“应付账款”的明细里，这样就更容易出现借方余额。

第三步：账务处理的调整与区分

虽然知道了原因，但作为专业的会计记录，不能一直让负债科目挂着借方余额，那就不规范了。我决定对那些性质明确属于预付款的部分进行调整。

调整分录：

将应付账款（借方余额部分）转到预付账款。

借：预付账款—供应商A

贷：应付账款—供应商A

这样，就把多给的钱正式转到了资产类科目，让应付账款回归它负债的本性。转完之后，应付账款的余额就恢复正常了，至少不会是借方了，或者余额归零。至于超额付款还没收回的部分，那我就继续挂在应付账款的借方，直到我们收到供应商的退款为止，因为这笔钱确实是应收回来的款项。

这个过程让我彻底明白，应付账款借方余额的本质：就是企业向供应商支付款项多于应该支付的款项，说白了，就是把对供应商的负债变成了对供应商的债权。