凭证类型怎么设置最合理？会计新手必看指南！

刚入行那会儿，对这“凭证类型”简直是懵的。公司给的模版是以前的老会计留下来的，好几个类型，什么“记”、“收”、“付”、“转”，看得我头大。

凭证类型，到底怎么分才好用？

那时我做的第一件事，就是去问了一下周围的同行朋友们，大家怎么设置的。结果发现，五花八门，有公司就一个“记”字凭证走天下，也有公司分得特别细，什么“银付”、“现付”、“票收”、“费用转”等等，看得人心慌。

我那会儿的想法很简单：好用、不乱。

我当时服务的公司，业务不算复杂，主要是日常的采购、销售、费用报销，银行收付款比较多。

• 肯定要有“收”和“付”，这个是现金和银行存款流水必须分的，也是最基础的。把钱收进来和付出去的业务分开记，月末对账的时候才不会乱套。
• 然后是“转”，主要用来处理那些不涉及现金和银行存款的内部结转业务，比如计提折旧、摊销费用、月末结转成本、税金等等。这个“转”字，代表的是内部核算动作。
• 我还留了一个“记”。这个“记”是干嘛用的？主要用来处理一些特殊的或者跨类型的业务，比如收到发票但还没付款，或者一些调整分录。虽然理论上“收”、“付”、“转”能覆盖大部分，但有个“记”留着，心里踏实，也能处理一些复杂多变的业务。

刚开始用这四个类型：收、付、转、记。用了一段时间，发现效率最高的是“收”和“付”，因为可以直接对应出纳那边的日记账，对起来特别快。

实践中的调整与优化

但很快遇到了一个小问题，我们的费用报销走的是“付”字凭证，但有时候一张费用报销单里，既有现金支付（小额零星）又有银行转账（大额采购），两个业务性质不一样，但都放在了一个“付”里，导致我找凭证的时候偶尔会有点混淆。

后来我决定进行一次优化，把“付”字凭证拆分了一下。

具体操作是：

1. 把所有通过银行转账支付的业务，全部归到“银付”。
2. 所有使用现金支付的业务，包括日常备用金报销等，归到“现付”。

这样一来，凭证类型就变成了：收、银付、现付、转、记。一共五个类型。

你别说，这个调整效果立竿见影。当月的银行对账和现金盘点，通过凭证号的前缀就能快速区分，效率提高了一大截。我只要看到“银付”开头的凭证，就知道去翻银行流水；看到“现付”，就去看现金日记账。

至于“收”字凭证，因为我们公司现金收入业务极少，主要是银行转账收入，所以我就没再拆分成“银收”和“现收”，继续沿用一个“收”字凭证，用起来也没什么问题。

给新手的一些忠告

我的经验告诉我，凭证类型设置，关键在于两点：

第一，区分资金性质。这是核心，你必须能快速区分钱是从哪个口袋进，哪个口袋出。所以“收”、“付”是必须分的，而且最好能区分到“现金”和“银行”。

第二，区分业务性质。有些内部结转，完全不涉及外部资金流动的，一定要用独立的类型，比如“转”。这样能防止在月末做调整的时候，影响到日常的收付业务对账。

别一开始就设置十几个类型，把自己绕晕了。从最基础的收、付、转开始，在实践中发现哪块容易混淆，再有针对性地进行细分。比如，如果你们公司销售退货很多，可以单独设置一个“退”字凭证。如果采购发票很多，可以设置一个“票”字凭证专用于挂账。

现在我这套收、银付、现付、转、记的五种凭证类型，用了两年多，非常顺手，基本覆盖了所有的业务场景，而且对账又快又准。新手们可以参考这个思路，先跑起来再说，不好用随时调整，别给自己太大压力。