多栏式账簿怎么设置才合理？会计老手教你一招！

多栏式账簿这玩意儿，对新手会计来说可能有点懵。我也是从那时候过来的，刚上手那会儿，看着那么多格子，真不知道怎么填才舒服。后来跟一个老会计学了一招，才发现原来可以这么玩，一下子就理顺了。

初期摸索与痛点

刚开始做账，我用的是传统那种单栏的明细账，一个科目一个本子，虽然清晰，但月末对账的时候特费劲。比如我要看“销售费用”下面的细项，得翻好几个本子，什么广告费、运输费、差旅费，每个都单独记。

后来公司老板说，效率太低了，让我改成多栏式。我找了本子一看，密密麻麻的都是栏位，当时最大的困惑就是：哪些二级科目应该放在一起，哪些应该分开？如果把所有的二级科目都铺开，那账簿能摊开几米长，记起来更乱。

有一次，我把“管理费用”下面的所有细项都放一个多栏账里了，结果一页纸根本记不完，每次结账都要横着看好几遍，眼睛都花了，还老是串行。月末老板问我：“办公费到底花了多少？”我得把这个大账本从头找到尾，找办公费那一栏加起来，费时费力。

后来我们公司来了一个退休返聘的老会计。我厚着脸皮去请教她。她听完我的苦恼，笑了笑，说：“你不用把所有东西都塞进去，要学会分组。”

她给我分享的核心思路是：按照科目使用的频率和相似性进行分类，而不是机械地按照会计准则的层级来。

第一步：核心大类分开设置。像“库存现金”、“银行存款”这些流水大户，或者“主营业务收入”、“主营业务成本”这种核心科目，必须单独设账。它们每天都有发生额，没必要跟其他科目挤在一起。
第二步：费用类科目进行功能性分组。这是重点。老会计说，把那些经常一起发生的、或者属于同一管理范畴的费用放在一个多栏账里。
第三步：低频科目合并。有些科目一年到头都用不上几次，或者金额很小，就可以合并到“其他类”的多栏账里面，减少账簿的数量。

听完这个思路，我立马回去调整了我的账簿结构。

我把销售费用下的高频科目集中起来，设置了一个专门的多栏账。

我只设置了：运输费、广告宣传费、差旅费、业务招待费、职工薪酬（销售人员）。

这样一来，当老板问起销售环节的各项花费时，我只需要翻开这个账本就能一目了然。运输费和广告费是最大头，设置在最前面，方便查找和汇总。

管理费用是最容易混乱的。我这回只保留了最常用的几项：办公费、水电费、修理费、租赁费、低值易耗品摊销。

像“长期待摊费用摊销”、“无形资产摊销”这种，发生频率很低的，我没有硬塞进去，而是直接单独或者并入“其他”账簿。

对于“应收账款”和“其他应收款”，因为对手方太多，如果设置多栏，栏位是给“科目”用的，不是给“客户”用的，所以它们依然用单栏明细账，或者用电脑系统来管理，但“累计折旧”就可以设置多栏账，按照资产类别设置栏目，比如：机器设备折旧、运输工具折旧、房屋建筑物折旧，这样月末做资产分析的时候非常方便。

经过这回调整，我的多栏账数量减少了，但每一个账簿的功能性更强，查找和汇总效率提升了至少一倍。现在月末结账，我再也不用面对一堆长长的表格感到头疼了。