今天我们聊聊这个原始凭证粘贴单,以前都是手写,那叫一个麻烦。财务报销的时候,一张张小票、发票贴上去,歪七扭八的,还得用胶水,手上黏糊糊的。
手写到电子化的转变
我最早做这个报销单的时候,就是找个空白A4纸,上面画格子,写上日期、摘要、金额。后来公司统一买了那种印好的报销单,稍微规范了点,但本质上还是手写,填完还要找领导签字,一圈下来半天就没了。
后来发现,现在的公司都开始搞电子化了,特别是小票特别多的时候,手写简直是噩梦。我就琢磨着,能不能自己搞个电子版的模板,填起来快,打印出来也整齐。
我的折腾之路:从Word到Excel
我尝试用 Word 来做。打开Word,调页边距,插入表格,然后开始设计表头。这个过程很痛苦,因为Word调整表格格式很不灵活,特别是对齐和单元格合并,稍微动一下整个版面就乱了。
我折腾了半天,虽然做出一个能用的版本,但是每次填数据,特别是金额计算,还是得手工按计算器,效率提不上去。
后来我果断放弃了Word,转向了 Excel。Excel简直是为这种表格而生的。我拉了个新表,第一步先设计好需要的字段:比如报销人、部门、日期、附件张数,最关键的是下面凭证粘贴的区域。
- 字段设计:设置好“凭证号”、“日期”、“摘要”、“金额”这几个必须项。
- 公式应用:这是Excel的强大之处。我直接设置了金额列的自动求和公式。这样每次输入小票金额后,底部的合计数就自动出来了,省去了人工计算的麻烦和错误。
- 格式美化:调整行高、列宽,用边框把粘贴区域区分开,确保打印出来是规范的A4大小。
这个Excel模板用了一段时间,确实比手写快多了,数据录入方便,计算零失误。但是,它还是有局限性,毕竟它不是专业的“粘贴单”工具,只是一个数据录入和计算的表格。
转向专业工具:PDF编辑软件和在线报销系统
后来我们公司开始推行更进一步的电子化报销。
是 PDF编辑软件。有时候,财务会提供一个PDF格式的官方模板,不让修改结构,只允许填写。这时候我就用像 Adobe Acrobat Pro 或者一些国产的PDF阅读/编辑软件来搞定。它们可以直接在PDF文件上输入文字,填完后保存,保证了格式不变动。虽然不能自动计算,但至少整洁规范。
不过最彻底的解决方案,还是公司引入的 在线报销系统。比如我们用过的钉钉报销模块,或者一些专门的企业费控SaaS。
我发现,一旦用了这些系统,我的“制作”工作就彻底被解放了:
- 直接在手机或者电脑端录入报销信息。
- 系统会提示你拍照上传原始发票(现在很多都支持电子发票直接导入)。
- 系统自动生成所有报销表格,包括凭证粘贴单的打印件。
- 我只需要把系统生成的粘贴单打印出来,然后把原始纸质凭证(比如高铁票、餐票)按照粘贴单上的编号要求,依次贴好就行了。
这玩意儿效率最高,因为它解决了计算和格式的问题,甚至还帮你走了审批流程。系统自动生成的打印件,格式是固定的,非常专业。
如果你问我“原始凭证粘贴单电子版用什么软件制作?”
我的经验总结是:
第一阶段: 如果只是自己用,快速上手用 Excel,自己画个带公式的模板,速度快,计算准。
第二阶段: 如果要保持格式统一,使用 PDF编辑工具 填充现有模板,适合规范化要求高的场景。
第三阶段(强烈推荐): 直接拥抱 在线报销/费控系统。这才是真正的解放双手,不仅解决了制作问题,还解决了审批和归档问题,一劳永逸。
现在我基本不用自己再去“制作”模板了,系统的模板直接生成,我只需要负责把小票贴整齐就行,效率比以前高了十倍不止。



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