差旅费会计分录怎么做？3步教你快速上手做账！

差旅费会计分录怎么做？3步教你快速上手做账！

平时就爱琢磨点实际操作的东西。差旅费这个事儿，说白了就是出门办事花的那点钱，报销的时候得把它记清楚了。好多新手会计，或者干脆是小公司的老板自己兼着出纳，一碰这个就头大。我给你们拆解一下，就三步，保证你看完就能上手做账。

第一步：确认费用性质，收集原始凭证

这是最基础也是最重要的一步。差旅费可不是随便什么票都能往里塞的。我们得先搞清楚，这笔钱是为啥花的，是不是真的为了公司业务。比如，出差去谈项目，路上吃的、住的、交通费，这些都是合理的。

• 票据收集： 得把所有相关的票据都拿齐了。火车票、飞机票、出租车票，还有住宿的发票，吃饭的（如果是公款招待，得有详细清单）。记住，发票抬头得是公司的，日期、金额都不能错。我以前就遇到过，同事拿了张私人旅游的发票想充数，那肯定不行，直接打回去重开或者不予报销。
• 填写报销单： 报销人必须得把报销单填写清楚出差的目的、时间、地点，用了多少钱，每笔钱对应的是哪张票。这个单子是会计做账的依据。我通常会要求他们附上审批流程，谁批准这回出差的，谁批准报销的，签字必须齐全。
• 费用核对： 会计拿到这些东西，要做的就是核对金额。报销单上的总数和所有原始凭证加起来的总数是不是一致。

第二步：理解并拆解会计分录

搞定票据后，接下来就是做分录了。差旅费的核算，主要就涉及到“费用”和“现金/银行存款”这两个大头。具体的科目使用，要看你们公司内部是怎么规定的，但核心逻辑是一样的。

情况一：报销时直接支付现金或通过银行转账

这是最常见的情况。员工出差回来，提交报销单，公司审核通过后，直接把钱打给员工。

假设小王出差花了3000块，全部是差旅费（住宿费、交通费）。

借：管理费用—差旅费 3000

贷：库存现金/银行存款 3000

注意： 如果你们公司区分得很细，差旅费科目还可以挂在“销售费用”或者“制造费用”下面，具体看这个员工是干嘛的。比如销售人员的差旅费，就走销售费用。我的做法是，只要是行政管理人员或者研发人员的，大部分都丢到管理费用里面，简单粗暴。

情况二：涉及到预借差旅费（借款）

有时候员工出差前会提前从公司借一笔钱，比如借了5000块。

1. 员工借款时：

借：其他应收款—XX员工 5000

贷：银行存款 5000

2. 员工报销时（假设实际花了4500元）：

这时候就要把费用冲掉，然后把剩下的钱退给公司（或冲账）。

借：管理费用—差旅费 4500

贷：其他应收款—XX员工 4500

3. 余额处理（退回余额500元）：

借：库存现金/银行存款 500

贷：其他应收款—XX员工 500

如果他花超了，比如花了5500元，那公司还得补给他500元。贷方就是：库存现金/银行存款 500，同时冲销其他应收款5000。

第三步：归档和后续处理

分录做完了，钱也付了，但这事儿还没完。会计工作讲究一个闭环。

• 凭证装订： 所有的原始凭证（发票、车票等）都要和报销单、记账凭证一起整理用胶水贴在凭证纸上，该盖章的盖章，然后装订成册。这是以后税务检查或者内部审计的重要依据，马虎不得。
• 登记明细账： 按照做好的记账凭证，把这笔差旅费登记到对应的总账和明细账上。确保“管理费用—差旅费”这个科目的余额是准确的。
• 税务考量： 要注意，有些费用是不能税前扣除的，比如非正常的娱乐支出。虽然报销单上可能有，但在做企业所得税汇算清缴时，需要进行纳税调整。不过正规的住宿、交通费，只要票据合法合规，一般都没问题。

差旅费的做账流程就是：收单据—对金额—写分录—付钱—装订。 熟练了以后，简直比呼吸还简单。