员工出差归来报销差旅费分录是啥？会计实务操作指南

这个出差报销的事儿，说起来简单，但实际操作起来，坑可不少。我刚入行那会儿，就被这个差旅费分录搞得晕头转向，主要是领导和同事们给的说法五花八门，一会这样记，一会那样记，把我这个新人折腾得够呛。

出差报销的那些事儿，从头捋一遍

我们公司是做项目的，经常有人要出差。一般来说，员工出去前，会先走个申请流程，说清楚去哪、干啥、大概要花多少钱。大部分情况，公司会先给员工预支一笔钱，这叫“借款”。

• 第一步：员工借款。

财务这里就要先把这笔钱记上。当时我们公司的做法，是直接挂在“其他应收款”这个科目下面，然后写上具体是哪个员工。比如，小张出差借了3000块，我当时就这么记：

借：其他应收款—小张 3000

贷：银行存款/库存现金 3000

那会儿我刚学会计基础，这借贷方向搞明白就花了几天时间，生怕方向错了，钱就飞了。

回来后的实操和分录处理

等小张风尘仆仆回来了，手里会揣着一大堆票据，什么火车票、住宿费发票、的士票、吃饭的收据等等。这时候，报销工作就开始了。

• 第二步：整理和审核票据。

我们要求员工回来后，必须在三天内把报销单填票据贴我，主要负责审核这些票据是不是合规。比如，日期对不对，抬头是不是我们公司，有没有超标（我们有自己的差旅标准，比如住宿费不能超过XXX元/晚）。

• 第三步：计算实际支出和多退少补。

假设小张这回出差，住宿费花了1500，交通费花了800，餐费补助（按公司标准定额给）是500，加起来一共花了2800块。

这时候，就要把这些费用归集到对应的费用科目里。我的处理是：

借：销售费用/管理费用—差旅费 2800

（具体是销售还是管理，取决于小张是跑业务的还是负责行政的）

然后，要冲掉他之前借的钱：

贷：其他应收款—小张 3000

因为他花了2800，但借了3000，还剩200块钱得退回来。这200块就体现在借方：

借：库存现金/银行存款 200

组合起来的完整分录就是：

借：销售费用/管理费用—差旅费 2800

借：库存现金/银行存款 200

贷：其他应收款—小张 3000

另一种常见情况：钱不够了

也有钱不够花的情况。比如小张实际花了3500块，但他只借了3000块。那500块钱，公司得补给他。

我的做法是：

借：销售费用/管理费用—差旅费 3500

贷：其他应收款—小张 3000

贷：库存现金/银行存款 500

就是先把实际发生的费用记全，再把当初借的款冲掉，不足的部分，通过现金或者银行打款补给他。

最简单的情况：没借款，直接报销

还有一种情况，有些员工嫌麻烦，或者出差时间短，压根就没预支钱，是自己垫付的。

小王出差花了1500，直接拿票来报销，我审核通过后，直接打款给小王。这事儿就简单多了，直接记费用，然后记应付或者直接付钱。

如果直接付现：

借：销售费用/管理费用—差旅费 1500

贷：库存现金 1500

如果先记账后付款（比如约定每月固定时间打款）：

借：销售费用/管理费用—差旅费 1500

贷：应付职工薪酬—费用报销 1500

等到付款那天，再做一步分录：

借：应付职工薪酬—费用报销 1500

贷：银行存款 1500

我发现，做会计，最重要的就是把“借款”和“报销”这两件事割裂开，先看有没有借款需要冲销，再看实际费用发生了多少，根据差额来决定是收回来还是补出去，这样就不会乱套了。一开始觉得复杂，多操作几次，也就顺手了。