好久没聊聊这种实用型的小东西了,今天说个大家可能经常遇到又特别烦的事儿——填差旅报销单。这玩意儿就是个坑,一不留神就被财务打回来让你重新弄,浪费时间又影响心情。
第一次填报销单被虐哭了
我记得我刚参加工作那会儿,第一次出差回来,领导让我赶紧把报销单给填了。当时也没个模板,就给了我一堆空白的表格和一叠发票。我那叫一个懵,硬着头皮就开始弄。我寻思着,不就是把花多少钱,在哪儿花的写上去嘛能有多难?
结果?我花了俩小时小心翼翼地把所有发票贴金额算填得满满当当,自信满满地交给了财务小李。不到半小时,报销单就带着一堆红色的批注飞回来了。小李也没多说,就指着几个地方说:“这里日期不对,那里摘要不清楚,这个住宿发票抬头错了,还有你这个交通费没按规定来,重填!”
当时我就傻眼了,感觉自己像个小学生被老师批评了一样。那次报销我来来回回改了三遍,光是重新贴发票就贴得我手疼,才勉强通过。从那以后,我就发誓一定要把这个报销规范给搞明白。
我的填单“避坑”实战经验
经过几次血的教训和私下里跟财务同事的请教,我总结了一套“保过”的填单流程和几个关键点,今天就跟大家伙儿分享分享,希望能帮大家少走弯路。
第一步:发票整理与核对(重中之重)
报销最麻烦的就是发票。你得保证每张发票都是“干净”的:
- 抬头: 必须是我们公司的全称和税号,一个字都不能错。我以前就是把“有限公司”写成了“有限责任公司”,直接就退回来了。
- 日期: 确保发票日期都在你出差的起止日期内。超期或者提前太多,得有合理的解释,否则直接毙掉。
- 内容: 住宿、餐费、交通这些内容要清晰。如果是大额的餐费,最好附上用餐清单,不然财务会问你请了谁,干了
我的土办法: 我现在出差都是用一个单独的信封放发票,回来后第一时间按类型(住宿、交通、餐饮)分类,然后用透明胶带按顺序贴在A4纸上,一定要平整,不能翘边,不然扫描的时候容易出问题。
第二步:规范填写报销单主体
现在很多公司都是电子报销系统了,但核心逻辑都一样,主要是确保信息的匹配性。
1. 摘要:要简洁明确
摘要不是写日记,要让财务一眼就知道这笔钱花在哪里。比如:“2024年6月10日-12日,去深圳拜访XXX客户的差旅费”。不要写:“去深圳出差花了点钱”。
2. 科目与部门:别瞎选
这个一般是下拉框选择,但你要知道自己报的是“业务招待费”还是“市场推广费”或者“差旅费”。选错了,领导审批流程都可能跑错,还是得重来。
3. 金额:核对三次
手工填写的报销单,大小写金额一定要一致,而且要跟后面贴的发票总金额完全对得上。以前我就是手算了两次,结果还是错了一个零头,被退回来重新填。
第三步:审批和附件的配合
差旅报销单光填好还不够,你得有附件证明你花的合理。
- 出差申请单: 这是你出差的“准生证”。报销的时候必须附上当初批准的出差申请单复印件,证明这回行程是公司允许的。
- 行程单/登机牌: 交通费用,尤其是飞机、火车票,要附上登机牌或乘车凭证,证明你确实坐了这趟车。现在很多电子票据,也得打印出来。
- 住宿标准: 如果你住超标了,一定要提前说明原因并在报销单上备注,不然财务直接按公司标准给你打折,多出来的钱你自己掏。
我的小提醒: 有些公司的报销规定特别细,比如“市内交通费超过50元必须提供发票”。如果发票没拿到,又超过了这个额度,就老老实实写个情况说明,让领导签字,不然一定被拦下来。
填报销单就是跟财务做一次规范的沟通。把所有信息都准备让财务一眼就能看明白,挑不出刺,自然就能快速通过。只要掌握了这些规范,报销真的能省心不少!

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