往来业务核算，我踩过的那些坑
往来业务核算，听起来好像挺简单，不就是收收付付，对对账嘛但真正上手操作起来，你会发现坑真的不少，特别是对于我们这些小公司，系统不完善，流程也不规范，各种糊涂账特别多。今天就来聊聊我最近是怎么把这些个难点一个一个给啃下来的。
第一步：理清头绪，把历史烂账翻出来晒晒太阳
我接手这家公司的往来账时，简直是一团麻。之前负责这个的同事，离职得突然，交接资料约等于没有。我做的第一件事，就是把所有跟往来相关的凭证、合同、银行流水全都拉出来，一笔一笔地对。
- 问题一：合同和实际付款对不上。很多时候，合同签的是A金额，实际付款却分了好几次，每次金额都不一样，甚至有些还是现金支付，连个正式收据都没有。我当时就想骂人，这怎么核算？
- 解决办法：我拉了个大表，把合同信息、银行流水、和手写凭证都整合到一起。遇到对不上的，就直接找业务部门和仓管，让他们帮忙回忆。别小看这个土办法，很多遗留问题都是靠着几次烟头会议，大家你一句我一句回忆出来的。比如有笔款子，说是多付了，一查才知道是业务员自己先垫了钱，后来报销的时候没走正常的流程。
第二步：统一标准，建立基础的核算规则
以前的核算，各人有各人的做法，导致数据差异巨大。我决定从源头上统一标准。主要针对的是预收预付的核算。
- 预付账款的混乱：很多供应商的预付，付完之后，货物分批次到，入库单和发票又不能及时跟上。核算人员懒得动，就一直挂在预付上。
- 我的做法：我强制要求，只要收到货物入库单，哪怕没发票，也必须同步转成本或存货。我跟采购部门协调，要求他们签收货物后，必须在三天内把入库单给到财务。如果超过了时间，我就直接挂在“待确认往来”这个临时科目下，然后每天邮件轰炸采购经理，逼着他们把流程跑完。
这个过程很痛苦，因为很多人习惯了拖拉，突然要求他们按时交东西，各种抱怨就来了。但我态度很坚决，没有单据，我就不做账，责任自负。
第三步：应收账款的管理与催收
应收账款是往来业务核算的另一个大头，也是最容易出坏账的地方。我们公司以前的做法是，只要款没到，就一直挂着，也不管客户到底是不是还活着。
- 难点聚焦：很多小客户，欠个几千块钱，时间一长，业务员都离职了，根本没人去追。
- 我的改进：我建立了一个“账龄分析”制度，每月出一次报告，特别关注超过90天的应收。我把这些烂账直接反馈给销售总监，要求他们定人定责去跟进。对于超过一年的小额应收，我直接建议老板做账龄分析，该计提的计提，该认定坏账的认定坏账。
我也优化了开票流程。以前是客户打电话要票就开，现在我们要求必须先审核应收余额，确保没有超期大额欠款，才允许开票。这个小改动，让销售部门对回款的重视程度一下子就上来了。
第四步：系统对账，摆脱手工的低效率
以前我们用一个特别老旧的财务软件，很多往来对账都要靠Excel拉出来，再一个个核对，效率极低，错漏百出。我花了两个月时间，说服老板投入资金，升级了我们的ERP系统。
系统升级后，我做了几件事：
- 统一编码：所有客户和供应商，哪怕名字有点相似，也必须有唯一的编码，杜绝因为名字打错导致的重复往来方出现。
- 接口对接：把银行流水和出纳的系统进行了有限的对接，虽然不能做到完全自动化，但至少能把大部分款项的收付信息快速导入进来，减轻了出纳和会计的录入工作量。
- 自动对账模板：利用新系统的报表功能，设计了一个月度自动对账模板。月底一键生成对账单，发给客户或供应商确认。如果对方有异议，就要求他们提供银行底单，而不是我们去翻旧账。
到往来业务核算已经顺畅多了。虽然偶尔还会遇到一些突发情况，比如客户突然退货，金额对不上等等，但因为有了清晰的流程和统一的标准，解决起来也快了。我的体会是，往来业务核算没有捷径，就是得把细节抠清楚，流程跑顺，然后用制度去约束人，避免人为的混乱。
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