这阵子经常有朋友跑来问我,说手里攒了一大堆出差报销的发票,生怕混进去几张假票或者废票,万一财务那边审计没通过,自己不仅得贴钱,还得被公司怀疑人品。这事儿我太有发言权了,前几年我在一家小外企带团队,那时候财务查得严,我自己就因为几张餐饮票的问题,在办公室里跟财务会计扯了大半天皮,还是我自己掏腰包补的亏空。从那以后,我就养成了报销前先自己“过一遍筛子”的习惯。
第一步:找准那个正经的“门脸房”
很多人查票喜欢直接在搜索引擎里搜“发票查询”,搜出来一堆五花八门的网站,点进去全是广告,甚至还有带木马的,这种千万别乱点。我一般只认准一个地方,就是那个国家税务总局办的查票系统。你直接看准那个绿色调调的界面,别进那些花里胡哨的山寨货。进站之后,千万别急着点,得先看一眼左上角的温馨提示。这玩意儿讲究多,比如你刚开的发票可能还没录入系统,得等个一两天,还有就是每天查票是有次数限制的,别跟个愣头青似的在那猛刷。
第二步:像填表格一样把信息抠细了
进到查询界面后,就是几个框。这块儿最考验耐心,我以前就老是在发票代码上栽跟头,少看一位数就查不出来。你得先把发票右上角那串代码输进去,再把下面的发票号码填最关键的一步是那个开票日期,必须和票面上一模一样,差一天都白搭。接着是找那个不含税的金额,或者是校验码的后六位,看你手里拿的是专票还是普票了。我习惯性地会把发票平铺在桌面上,左手按着票,右手一个字一个字地往里敲。输入验证码的时候,眼睛得瞪圆了,那验证码有时候扭曲得跟麻花一样,输错三次你就得等半天才能再试。我上次就是太心急,连续输错五次,结果那天下午啥也没干成。
第三步:盯着那张“电子版”仔细比对
点下那个“查询”按钮之后,如果票是真的,屏幕上会弹出一个跟你手里的发票长得一模一样的电子预览件。这时候你可别以为万事大吉了,还得仔细瞅。我带队的那个时候,见过有的假票代码和号码是真的,但票面上的公章名字和系统里显示的根本对不上。你得对照一下:收款人是谁、开票项目是不是你买的东西、金额对不对得上。要是系统里显示“查无此票”,那你就得留个心眼了,要么是你输错了,要么就是对方给你开了一张“废纸”。
一点不成熟的实操小建议
我这几年查下来,发现最稳妥的法子就是随时随地把票给查了。别等到一个月报销一次的时候堆在那查,那时候你要是发现票有问题,想找人家重新开,估计那店都倒闭了或者人家早就不认账了。我那时候有个下属,攒了一年的加油票,查出来一半是套牌票,哭都没地方哭去。我现在只要一拿到票,当场就掏出手机或者回办公室就查,查完顺手在背面写个“已验”两个字,这样去财务那报账的时候,心里特别踏实,说话声音都比平时大。搞定了这一套流程,税务查票这点事儿真没啥技术含量,主打的就是一个细心和勤快。

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