出纳一般怎么记账，从流水账到财务守护者的进阶之路

作为一个在注会行业摸爬滚打多年的老会计,我见过太多初入职场的新人，甚至是一些创业公司的老板，对“出纳”这个岗位有着深深的误解，很多人觉得，出纳不就是管管钱、记记账吗？只要把钱数对，把账记平，这活儿谁都能干。

但事实真的是这样吗？当我被问到“出纳一般怎么记账”这个问题时，我通常会收起漫不经心的态度，非常严肃地告诉对方：出纳的记账方式，看似简单枯燥，实则是整个财务体系的基石，如果基石歪了，上面的万丈高楼（财务报表、税务筹划、经营分析）盖得再漂亮，迟早也是要塌的。

我就想剥去那些晦涩难懂的专业术语外衣,用最接地气、最人性化的方式，和大家聊聊出纳到底该怎么记账，以及这背后的门道。

记账前的心理建设：你是在记录公司的“血液”

在谈具体的记账方法之前,我想先聊聊心态，出纳记的不仅仅是数字，而是公司的“血液”。

我有一次去一家初创企业做咨询,老板跟我抱怨说：“我看那个出纳每天就在那敲键盘，也没见他产出什么报表，这钱花得值不值？”我反问老板：“你家里的水表电表如果不转了，你知道家里停水停电了吗？”出纳的账，就是企业的水表和电表。

出纳一般怎么记账？ 首先要明确，出纳的账必须做到“日清月结”，这不是一句口号，这是铁律，每一天的流水，每一笔资金的进出，都必须在当天落地生根，为什么？因为资金是有时间价值的，更是有安全风险的。

我个人的观点是：一个优秀的出纳，必须具备一种“强迫症”般的洁癖，这种洁癖体现在对数字的敏感，对凭证的挑剔，以及对流程的死磕，如果你是个大大咧咧、觉得“差不多就行”的人，那我劝你千万别做出纳，因为你会在这个岗位上给公司埋下巨大的雷。

两大核心账簿：现金日记账与银行存款日记账

说到具体的记账操作,出纳手里最核心的武器就是两本账：现金日记账和银行存款日记账，现在的公司大多用财务软件，但这并不代表手工记账的逻辑就过时了，相反，理解了手工账的逻辑，你才能真正玩转软件。

现金日记账：那是真金白银的较量

现金日记账,顾名思义，就是专门记录公司保险柜里那些纸币和硬币的变动。

生活实例： 记得我刚带过一个实习生小刘，老板让他去楼下买个急用的办公耗材，花了280块钱，小刘买回来东西，发票一贴，找老板签了字，就把发票扔给会计做账了，自己却忘了记现金日记账，结果到了月底盘点，保险柜里的钱和账面对不上，少了280块，小刘急得满头大汗，以为钱丢了，最后查了半天才发现是这笔支出漏记了。

这就是典型的“重凭证，轻流水”。

出纳一般怎么记账才能避免这种情况？ 我的建议是：钱出去，账先记；钱进来，账先记。 每一笔现金收支，都要按照时间顺序，逐笔登记，你要在账本上写清楚：

日期： 钱是什么时候动用的？
凭证字号： 这笔钱对应的是哪张记账凭证？
这一点最见功力，不要只写“报销”两个字，要写“行政部张三购买A4纸报销”，好的摘要能让后来查账的人一眼看明白发生了什么。
对方科目： 这笔钱是花在了费用上，还是还了应付账款？
收入/支出金额： 这里的数字必须精确到分。

个人观点： 现金管理中最忌讳的就是“坐支”，什么叫坐支？就是你今天卖了货收了1000块现金，没存银行，直接拿这1000块去付了运费，这在很多小老板看来很方便，但在财务规范里是大忌，为什么？因为这会掩盖收入的真实去向，给偷税漏税甚至挪用公款留后门，出纳记账时，一旦发现这种操作，必须坚决制止并上报。

银行存款日记账：与时间赛跑的数字游戏

相比现金,现在企业的资金更多是在银行账户里流转，银行存款日记账的复杂程度远高于现金日记账。

生活实例： 我有个朋友开了一家广告公司，有一次他跟我诉苦，说公司账上明明看着有钱，结果发工资的时候银行卡余额不足，导致工资没发出去，员工闹情绪，后来一查，原来是有一笔大额支票已经开出去了，但银行还没真正扣款，他看着账面余额觉得有钱，其实那是“虚”的。

这就涉及到了出纳记账的一个核心难点：未达账项。

出纳一般怎么记账来处理银行存款？ 你要根据银行的回单（比如网银的电子回单、柜台的纸质回单）来记账，每一笔进账，每一笔转账，都要有据可依。

这里有个时间差,你公司账上已经记了一笔支出，但银行还没扣款；或者银行已经扣了手续费，但你还没拿到回单，这时候，你的账面余额和银行对账单的余额往往是不一致的。

这时候就必须做银行存款余额调节表，这是出纳的必杀技。

个人观点： 很多出纳觉得做余额调节表是负担，尤其是月底那几天，对账对得头昏脑涨，但我认为，余额调节表是保护出纳自己的“护身符”，如果你把调节表做平了，并且把未达账项解释清楚了，那么即便账上有差异，那也是时间差的问题，不是你人为的问题，反之，如果你懒得做，一旦真出了资金漏洞，你百口莫辩。

记账的流程：不仅仅是动动笔

聊完了账本,我们来看看具体的操作流程，出纳的记账流程，其实就是一个“收与支”的闭环。

审核原始凭证：把好第一道关

很多人以为出纳就是见票付款,大错特错，出纳是公司资金流出的最后一道防线。

生活实例： 曾经有个销售拿着一张餐饮发票来报销，金额是5000元，摘要写的是“业务招待费”，我看了一眼发票，发现开票日期是半年前的，而且没有附上客户拜访记录，按照公司规定，这种发票是不能报销的，结果销售说：“哎呀，这是当时忘了报，老板都同意了，你就给钱吧。”

这时候,如果出纳心软付了钱，那就是失职。

出纳一般怎么记账前的审核？ 你要看发票真不真？章盖对没对？金额大小写一致不一致？领导签字签了没？流程走到哪一步了？这看似是在找茬，其实是在帮公司控制成本，也是在帮员工规范行为，如果一张发票连出纳这一关都过不去，到了会计那里肯定会被打回来，到时候不仅员工麻烦，出纳也显得不专业。

编制记账凭证：给业务贴标签

审核无误后,出纳要根据原始凭证编制记账凭证（或者在软件里录入分录）。

这时候要注意借贷方向。

收到钱：借记“库存现金”或“银行存款”，贷记对应科目。
付出钱：借记对应科目，贷记“库存现金”或“银行存款”。

个人观点： 很多新手出纳最容易搞反借贷方向，尤其是在使用财务软件时，一旦方向搞反，系统虽然可能不会立刻报错（如果是借贷平衡的话），但出来的报表就是天壤之别，我的习惯是，在录入每一笔凭证前，脑子里先过一遍：钱进来了还是出去了？资产是增加了还是减少了？确认无误再动手。

现代工具下的记账：Excel与财务软件的爱恨情仇

现在的出纳,手里离不开两样工具：Excel和财务软件（如用友、金蝶，或者SAP）。

Excel：灵活的万能胶

虽然有了软件,但我依然强烈建议出纳要建立自己的Excel台账。

生活实例： 我见过一家公司的服务器突然崩溃，财务软件的数据两天没法恢复，当时那个出纳如果完全依赖软件，那两天公司就等于瞎了，好在这个出纳有个习惯，每天下班前会把当天的流水导出到Excel里备份，结果那两天，全靠这个Excel台账支撑着公司的资金查询和基本支付。

出纳一般怎么记账用Excel辅助？ 你可以用Excel做一个“资金日报表”模板，每天录入，自动汇总，你可以用Excel的函数来预警，比如设置一个公式，当账面余额低于某个安全线时，字体自动变红，提醒你该去催款或者融资了。

财务软件：规范的枷锁

软件记账的好处是规范,它强制你录入凭证号、选择科目，不容易出错，但软件也是死板的。

个人观点： 不要迷信软件，软件只是工具，背后的逻辑还是人，我见过有些出纳，为了把账做平，在软件里随意做“调整分录”，把借贷强行凑平，这是财务造假的开端，也是职业操守的沦丧，软件里的每一个数字，都应该对应现实中的一笔真实业务。

出纳记账的“红线”与职业操守

我想聊聊严肃的话题,出纳管钱，会计管账，这是最基本的不相容职务分离，但在很多小微企业，往往是一个人既做出纳又做会计，甚至还要兼行政。

出纳一般怎么记账在这种环境下？ 如果你不幸身处这样的环境，我的建议是：保护好自己。

生活实例： 我曾听说过一个案例，某公司老板娘亲自做出纳，让她的小叔子做会计，两人联手，通过虚开支出、挪用公款的方式，掏空了公司，后来公司倒闭，外债累累，虽然法律上他们受到了制裁，但作为财务人员，他们的职业生涯也彻底毁了。

个人观点： 出纳记账，记的是良心。

公私分明： 哪怕是老板让你从自己卡里转钱垫付，也要有书面记录，哪怕是借条，不要觉得谈钱伤感情，在财务面前，只谈凭证。
印章分管： 有些公司图省事，把财务章、法人章全都给出纳保管，这极度危险！出纳可以随时开转账支票把钱转走，规范的流程是：出纳保管财务章，法人章由老板或指定专人保管，或者由会计保管。
离职交接： 哪怕是做得再不开心，离职时也要把账交得清清楚楚，我在行业里见过太多因为交接不清，后来查出问题，前员工被追究责任的例子，交接清单上的每一个字，都是你的免责声明。