出纳的银行存款日记账怎么记，老会计手把手教你避坑与进阶

你好,朋友。

既然你点开了这篇文章,我猜你大概正面临着职业生涯中某个令人头秃的时刻：也许你是刚接手出纳工作的小白，面对着一堆银行回单和网银流水，完全不知道从何下手；也许你是干了半年的“半吊子”，每次到了月底跟银行对账的时候，心里都像揣了只兔子，生怕账平不了；又或者，你只是单纯想看看，在这个财务软件自动化的时代，手工记账（或者录入基础数据）到底还有没有什么讲究。

作为一名在注会行业摸爬滚打多年的“老会计”，我见过太多因为出纳日记账记得不规范，导致后面审计调整、税务稽查甚至公司内控出现大问题的案例，我就不跟你掉书袋讲那些干巴巴的教科书定义了，咱们像在茶水间聊天一样，把出纳的银行存款日记账怎么记这件事，彻底掰开了、揉碎了讲清楚。

为什么日记账是你的“护身符”？

我要纠正一个很多年轻会计的误区：很多人觉得，现在都有网银了，都有ERP系统了，银行流水直接导出Excel不就行了吗？为什么还要一笔一笔地去记那个所谓的“日记账”？

甚至有些刚入行的朋友,平时根本不记账，等到月底要出报表了，直接把银行对账单打印出来，往财务软件里一导入，就算完事。

大错特错！

这就是我要发表的第一个个人观点：银行存款日记账，不仅仅是一个记录工具，它是企业资金安全的最后一道防线，也是出纳人员自我保护的“护身符”。

你想过没有,网银流水是银行给的，那是“外部视角”；而日记账是你根据公司实际发生的业务记的，这是“内部视角”，这两者必须严丝合缝地对应上。

举个生活中的例子,这就好比咱们平时用微信或者支付宝记账，你手机里确实有每一笔的支付记录，但如果你不自己在心里或者本子上记个大数，月底一看余额，你肯定会惊呼：“我哪来这么多钱？我都花哪了？”

对于公司来说,更是如此，如果老板问你：“咱们上个月那个项目回款了多少钱，支出了多少手续费？”你不可能让老板去登网银看流水，你得立刻从日记账里给出答案，更重要的是，万一哪天系统出bug了，或者网银被黑客攻击了，你的手工日记账（或者及时录入的独立账套）就是唯一的真相还原。

记好日记账,首先得摆正心态：这是你的责任田，锄不好草，饿死的是自己。

基础中的基础：借与贷的“爱恨情仇”

咱们来点干货,打开你的Excel或者财务软件中的出纳模块，你会看到“借方”、“贷方”和“余额”这三座大山。

很多新手最容易晕的地方就是方向,在会计准则里，资产类账户增加记借方，减少记贷方，银行存款是资产，

钱进来了（存入、收到回款）：记借方。
钱出去了（取现、支付货款）：记贷方。

听起来很简单对吧？但实务中，坑无处不在。

具体的生活实例：

我之前带过一个实习生小A,有一次，她去银行取了5万块现金出来发工资，她在日记账上，看到银行账户少了5万，想都没想，就在“借方”填了50,000，她的逻辑是：“借”拿出去”的意思，借钱嘛。

结果到了月底,余额怎么算都是负数，而且跟银行对账单怎么都对不上，她急得快哭了。

我告诉她：“你要记住，银行存款日记账是记录‘银行存款’这个篮子里有多少苹果，取钱出来，篮子里的苹果变少了，所以要在贷方，借方是往篮子里装苹果。”

这个小例子虽然初级,但它揭示了一个核心问题：不要用生活中的“借贷”字面意思去理解会计术语。

在我的个人经验里,为了防止这种低级错误，我建议你在设置Excel表头的时候，用更直观的词语辅助自己，收入金额”和“支出金额”，然后在后台公式里让“收入金额”自动对应“借方”，“支出金额”自动对应“贷方”，虽然这在专业上显得不那么“硬核”，但对于保证数据的准确性，非常有用。

摘要怎么写？这可是门艺术

咱们聊聊“栏。

很多出纳记日记账,摘要写得极其敷衍，比如只写“付货款”、“报销”、“转款”，如果你只是自己看，这或许没问题，但你要知道，日记账是要给会计做凭证的，是要给老板查的，甚至以后是要给审计师翻的。

我的观点是：摘要写得烂，就是给未来的自己埋雷。 必须包含三个要素：对方单位（或人）+ 业务性质 + 关联单据号（如有）。

具体的生活实例：

假设公司采购部老王拿了一张发票来报销,说是付给“XX印刷厂”的印刷费，金额2000元。

糟糕的摘要： 支付报销款 / 转账
合格的摘要： 付XX印刷厂印刷费
完美的摘要： 付XX印刷厂-3月宣传册印刷费（附报销单#0321）

为什么要这么详细？

试想一下,半年后，审计师来查账，问：“这笔2000元的转账，对应的合同在哪里？”如果你的摘要只写着“转账”，你还得去翻凭证、找发票、问老王，半天才能搞清楚，但如果你写了“3月宣传册印刷费”，大家一眼就知道这笔钱是干嘛的，效率提升不止一倍。

这里还有一个非常容易被忽略的细节：银行手续费。

现在的银行收费项目五花八门,什么电汇费、账户管理费、短信通知费、跨行取款费等等，这些费用，银行通常不会专门给你发一张纸质回单，而是直接在网银流水里扣款，或者月底集中扣一张回单。

很多出纳在记账时,看到一笔几十块钱的扣款，摘要直接写“银行扣款”，这其实是不规范的，你一定要去网银里点开明细，看清楚到底是“手续费”还是“年费”，然后在日记账里写明“付XX银行-季度账户管理费”。

为什么？因为这涉及到税务抵扣和财务分析，有些费用是可以抵扣进项税的，有些是计入管理费用的，如果你笼统地写“扣款”，后面的会计做账时很容易把它归类错误，导致税务风险。

那个让人抓狂的“未达账项”

说到记银行存款日记账,就绕不开一个让所有财务人闻风丧胆的词：未达账项。

即使你每一笔都记得清清楚楚,月底你的日记账余额，和银行对账单的余额，往往也是对不上的，这时候，千万不要慌，也不要为了平账而去硬凑数字。

未达账项简单说就是“时间差”。

具体的生活实例：

这就好比你双十一买东西,你在11月1日付了款，你的支付宝余额已经扣了，但是商家可能11月3日才发货，银行系统11月5日才把钱划给商家。

在这个过程中：

11月1日,你的账上：钱没了。
11月1日,银行的账上：钱还在（因为还没真正划走）。

这就是典型的“企业已付，银行未付”。

反过来,周五下午5点，客户给你打了一笔款，你网银查到已经入账了，但是因为跨行清算系统的原因，这笔钱可能要等到下周一才真正显示在银行的正式对账单上，这就是“企业已收，银行未收”。

处理未达账项,是出纳工作的核心技能之一，我的建议是：

不要试图消除所有未达账项： 只要是正常的业务时间差，未达账项是允许存在的。
编制《银行存款余额调节表》： 这是你的必杀技，通过加减未达账项，让你的账面余额和银行余额在调节后达成一致。
长期挂账的未达账项是毒瘤： 如果有一笔“企业已收，银行未收”的款项，挂了一个月还没到账，那就不是时间差的问题了，可能是对方银行退票了，或者是账号填错了，这时候必须立刻打电话查清楚，千万别把它当成“资产”一直趴在账上。

我曾经见过一个极端的案例,一家公司的出纳离职了，新来的出纳发现有一笔50万的“企业已收，银行未收”挂了半年，她以为是前任留下的遗产，就没敢动，结果后来一查，是对方公司账号名称错误，钱早就被银行退回去了，只是没人去处理，这50万在账上凭空消失了半年，要不是审计发现，这公司还得一直以为自己有这笔钱。

对于未达账项，我的态度是：可以容忍，但绝不能忽视。

现代化工具下的记账心法

现在咱们聊聊技术,很多公司都用了用友、金蝶，或者SAP、Oracle这些ERP系统。

在系统里,出纳往往不需要拿笔在纸上写了，而是需要在“出纳管理”模块里录入数据，或者直接把银行流水导入系统，让系统自动生成日记账。

这是不是意味着我们可以偷懒了？

恰恰相反,系统的自动化，反而对出纳的判断力提出了更高的要求。

具体的生活实例：

你导入了银行流水,系统很智能地识别了“对方户名”和“金额”，系统分不清这笔钱是“归还借款”还是“支付货款”，更分不清是哪个项目的货款。

如果出纳只是机械地点击“自动生成凭证”，那么生成的凭证摘要大概率是“付给XX公司”，会计科目也是默认的“应付账款-暂估”，这会给总账会计带来巨大的工作量，他们得一笔一笔地去修改。

一个优秀的、有追求的出纳，会在导入流水后，逐笔检查并补充关键信息。

你会在系统里备注：这笔是“付4月房租”。
你会指定现金流项目：这笔是“经营活动-购买商品支付的现金”。

我的个人观点是：工具越强，人的价值越体现在“归类”和“判断”上。

不要把自己当成一个数据录入员（Data Entry），要把自己当成一个数据清洗员，你把脏乱杂的银行流水，清洗成条理清晰、要素齐全的会计分录，这才是你不可替代的价值。

避坑指南：那些老会计的血泪教训

我想总结几个我在职业生涯中见过的、最容易导致日记账出错的“大坑”，你只要避开了这几个，基本上就能保平安。

坑一：混淆“本票”和“汇票”的保证金 有时候你会看到银行账户里突然转出一笔钱到“XX保证金账户”，很多新手会直接记成“付款”，这往往是开立银行承兑汇票存入的保证金，这笔钱虽然不在你的结算账户里，但它依然属于你的资产（通常列示为“其他货币资金”），如果你把它当成费用支出掉了，资产负债表就直接错了。

坑二：忽视“红字”冲销 有时候银行操作失误，或者对方退款，你会看到一笔红色的负数记录，或者摘要里写着“冲正”，这时候，你在日记账里一定要用红字（负数）在原方向冲回，千万不要在相反方向记一笔。原本付了1000元（贷方），后来银行退回这1000元，你应该在贷方记-1000元（或者红字1000元），而不是在借方记1000元，虽然余额结果一样，但流水记录会乱套，以后查账时你会看到两笔1000元的付出，而不是一出一回，非常容易误导人。

坑三：网银回单不全 现在提倡无纸化，很多出纳就不打印回单了，只看网银界面，我强烈建议你，对于大额支出、或者跨行转账，一定要下载并保存电子回单（PDF格式），并按月份或者编号存档。为什么？因为网银的查询记录通常只保留一年左右，如果两年后税务局要查某笔钱的去向，你登不上网银记录，又没有回单，那时候你就是浑身长满嘴也说不清，把回单当成日记账的附件保存，这是你的保命符。