财务制度备案必须做吗？一位资深注会想跟你掏心窝子聊聊这事儿

作为一个在注会行业摸爬滚打多年的“老财务”，我见过太多创业者和老板在工商注册完、拿到营业执照那一刻，长舒一口气，觉得最难的一关过了，紧接着招兵买马、谈业务、搞产品，忙得不亦乐乎，这时候，如果你问他们：“你们的财务制度备案了吗？”十有八九，你会得到一个迷茫的眼神，或者一句轻描淡写的：“哎呀，那都是虚的吧？我有会计记账，税务局还管我具体怎么记？”

我就想用最接地气、最像咱们聊天的方式，好好跟各位探讨一下这个问题，这不仅仅是一个合规问题,更关乎你企业能不能睡个安稳觉。

先给个痛快话：必须做，而且越早越好

咱们不绕弯子，直接回答标题里的疑问：财务制度备案必须做吗？答案是：必须做。

这不是我吓唬你，这是白纸黑字写在《中华人民共和国税收征收管理法》第二十条里的，从事生产、经营的纳税人的财务、会计制度或者财务、会计处理办法,应当报送税务机关备案。

但在实际操作中，很多老板觉得这是个“隐形”的要求，为什么？因为在你刚开业那会儿，税务局可能不会立刻盯着你要这个备案，没有它，你的税盘可能也能买，发票可能也能开，这就给了大家一种错觉：这事儿不重要,可做可不做。

这种错觉，往往是日后“大雷”的导火索。

一个让我印象深刻的“老张”的故事

为了让大家更有体感，我讲个真事儿，当然为了保护隐私,我们叫他老张。

老张前几年做建材生意起家，后来成立了公司，专门做室内装修材料供应，老张这人豪爽，业务做得风生水起，但他对财务一窍不通，他招了个刚毕业的小姑娘做兼职会计，每个月就是买票、报税、做凭证,看着挺正常。

老张心想：“我有会计，账也有，税也报，我有啥问题？”

他从来没去税务局做过“财务制度备案”。

大概过了三年，公司规模做大了，销售额过了千万，税务局的风险系统突然“叮”了一下，把老张的公司给扫出来了，为什么？因为税务局发现，老张公司在存货计价上，有时候用先进先出法，有时候又好像变成了加权平均法,而且折旧年限也是忽长忽短。

税务局给老张下发了税务事项通知书，要求企业说明情况,并提供企业制定的财务会计制度。

这时候老张慌了，赶紧找那个兼职会计，小姑娘也傻眼了，说：“老板，咱们从来没写过什么制度啊，我就是按以前学的书本上记的。”

结果呢？税务局认定，老张公司财务制度混乱，核算不清，存在故意调节利润的嫌疑，虽然定性偷税有点勉强，但因为无法提供备案的财务制度，且核算方法随意变更，税务局依照规定进行了核定征收，并补缴了滞纳金,还罚了一笔款。

老张那天找我喝酒，一脸委屈：“我就纳闷了，我赚的钱我还没说怎么算呢，税务局凭什么管我用什么方法算账？”

我告诉他：“老张，不是税务局管你算账，而是你既然开了公司，就要跟国家‘约法三章’，你不备案，就等于没约法三章，到时候你两头堵，国家当然不干。”

到底什么是“财务制度备案”？它到底管啥？

很多朋友把“财务制度备案”想得太复杂了，以为要写一本像《辞海》那么厚的书,其实不然。

财务制度备案就是告诉税务局：“嗨，税务局，我是某某公司，我以后记账打算用《小企业会计准则》，我算折旧打算按5年来算，我做坏账准备是用余额百分比法，这就是我的规矩，我备案了，以后我就按这个规矩来，请老师监督。”

你需要备案的内容通常包括以下几块核心内容：

你用什么会计制度？是《企业会计准则》，还是《小企业会计准则》，或者是《企业会计制度》？这决定了你账务处理的逻辑。
你的财务软件是什么？是用金蝶、用友，还是自己开发的Excel大神级系统？现在很多地区要求备案财务软件的版本号,甚至要求上传数据接口。
你的具体核算方法，存货是怎么算成本的（先进先出？加权平均？）；固定资产折旧几年；坏账准备怎么提。

这事儿为什么必须做？因为这是你和税务局沟通的“底层语言”。

如果你备案了用的是《小企业会计准则》，那你平时做账就不能乱用那个复杂的《企业会计准则》里的科目（公允价值变动”），否则这就叫“账实不符”或者“核算口径不一致”。

我个人的观点：这不仅是义务，更是企业的“护身符”

作为一名注会，我不仅把这看作是一项行政义务，更看作是企业财务管理成熟的标志，甚至是企业的“护身符”。

避免“被核定”的尴尬 在税务稽查中，如果企业账目混乱，或者无法提供清晰的财务制度说明，税务局是有权进行“核定征收”的，一旦核定，往往意味着你的税负会大幅提升，如果你早早做了备案，并且严格按照备案的制度执行，哪怕业务复杂，税务局至少认为你是“有法可依”的，沟通起来会容易得多，你可以说：“局长你看，我备案过，我就是这么规定的，虽然这年利润低，但我确实是按规矩折旧的。”

规范内部管理的第一步 很多老板觉得财务就是记账，财务制度备案的过程，就是逼迫老板和财务负责人坐下来，把公司的财务规矩定下来的过程。我们在做备案咨询时，会问老板：“差旅费标准是多少？招待费限额是多少？”老板往往没想过，通过备案这个契机，把这些定下来，财务以后报销才有据可依，员工也不会因为报销不公闹情绪,这难道不是好事吗？

享受税收优惠的前提 现在国家减税降费政策很多，比如研发费用加计扣除，或者固定资产一次性扣除，这些优惠政策往往对财务核算有非常严格的要求，如果你连基础的财务制度都没备案，税务局怎么敢把优惠给你？万一你账乱得一塌糊涂，给了你优惠就是国家流失税款啊，先把制度备了案，把基础打牢,才是申请优惠的底气。

别慌，其实做起来没那么难

听到这儿，可能有的老板开始头大了：“天哪，这么严肃，我是不是得找个律师团来写制度？”

完全不需要,现在的电子税务局非常人性化。

通常的流程是：

登录电子税务局。
找到“财务会计制度备案”的模块。
填表。
- 会计制度名称：一般中小企业直接选“小企业会计准则”就行,省事又税会差异小。
- 财务制度：通常系统会有个附件，你可以下载一个通用的模板，填上你公司的名字、具体的折旧年限（比如税法规定最低是多少，你就写多少，别乱写）、存货计价方法（推荐加权平均法，比较稳健）。
- 报送日期：就是现在。
上传附件,点击提交。

整个过程，如果你资料准备齐全，也就是半小时的事儿，半小时，换你公司几年的税务安稳,这笔账怎么算都划算吧？

常见的几个“坑”，我特意给你标出来

虽然流程简单，但我还是想提醒大家几个常见的坑,这些都是我平时工作中见过的血泪教训：

坑一：换了会计，忘了换备案。 有些公司换了财务软件，比如从用友换成了金蝶，或者会计准则从“一般企业”换成了“小企业”，结果财务只顾着换软件，忘了去税务局更新备案，税务局那边系统里显示你还是用旧软件，一旦比对数据出现异常，就会预警。 建议：只要财务核算体系发生重大变动，记得马上去做变更备案。
坑二：制度写得太“随意”。 我看过有的老板，为了少交税，在备案制度里写“固定资产折旧年限：1年”，税法规定电子设备最低折旧年限是3年，你虽然备案了，但你备案的是个“违法”的东西，这叫“此地无银三百两”，税务局看到这个备案，第一反应就是：“这公司想加速折旧摊成本，查他！” 建议：老老实实按照税法规定的最低年限来写，或者比税法更长，别试图在备案文件上耍小聪明。
坑三：只备案，不执行。 备案里写的是“发出存货采用加权平均法”，结果会计为了图省事，或者为了调利润，实际用的是“先进先出法”，这叫“虚假备案”，一旦查出来，性质就变了，属于虚假申报，后果很严重。 建议：言行一致，备案怎么写，账就要怎么做。