说明情况的报告怎么写，从审计底稿到职场沟通的实战指南

作为一名在注会行业摸爬滚打多年的“老兵”，我见过太多优秀的财务经理在面对“写一份说明”这五个字时，眉头紧锁、甚至抓耳挠腮的样子，在审计现场，或者在日常的财务合规工作中，“说明情况的报告”往往比复杂的合并报表更让人头疼，报表有固定的勾稽关系，对就是对，错就是错；但“说明情况”却是一门艺术，它既要讲清事实，又要规避风险，还得让看的人（通常是审计师、税务局或者老板）心服口服。

我就想抛开那些教科书式的条条框框,用一种更自然、更接地气的方式，和大家聊聊说明情况的报告怎么写，这不仅仅是文字技巧，更是我们财务人职业思维的一种体现。

为什么要写这份报告？——先搞懂“游戏规则”

在动笔之前,我们得先调整心态，很多人一看到要写“情况说明”，第一反应是：“完了，是不是出事了？”或者觉得这是在给自己“挖坑”。

在我的职业生涯中,我一直坚持一个观点：一份高质量的说明情况的报告，不是用来掩盖错误的“遮羞布”，而是展示专业能力的“秀场”。

审计师为什么要让你写说明？通常是因为数据出现了异常波动、账务处理与常规理解有出入，或者是某些原始凭证缺失，他们的核心诉求只有两个：一是“真实性”（这事真的发生了吗？），二是“合理性”（这么发生符合逻辑吗？）。

如果你能把这两点讲清楚,这份报告就成了你保护公司、证明自己工作尽职的最有力证据，不要带着抵触情绪去写，要把它当成一次与监管层或审计师进行深度沟通的机会。

核心逻辑：像讲故事一样构建骨架

很多人写说明报告,喜欢写成“流水账”：某年某月某日，发生了什么，金额多少，然后就没有然后了，这种写法是大忌，作为注会，我们看底稿时，最怕看到这种干巴巴的文字。

一份合格的说明报告,必须有一个清晰的逻辑骨架，我通常建议大家采用“背景—现状—原因—影响—措施”的五段式结构。

背景： 简单交代一下业务的大环境。
现状： 摆出具体的数据或问题点。
原因： 这是最核心的部分，必须深挖。
影响： 说明这个情况对公司财务、税务或经营有什么具体影响。
措施： 我们打算怎么做，或者已经做了什么来补救/规范。

这个结构符合人类的认知习惯,也能让阅读者迅速抓住重点。

实战案例一：当库存“消失”时——如何解释盘亏

为了让大家更有体感,我们来举一个具体的生活实例。

假设你是一家商贸公司的财务主管,年底审计时，审计师发现库存商品“A型号电子配件”的账面数量是1000个，但实际盘点只有800个，差异金额不小，审计师甩给你一张差异表，让你写一份情况说明。

错误的写法：

关于A配件盘亏的说明：由于仓库管理不善，导致少了200个，我们已经在账上核销了，请审核。

为什么这很糟糕？ “管理不善”是个万能借口，但在专业审计师眼里，这等于什么都没说，是丢了？被偷了？发错了？还是记账记错了？而且直接说“核销了”，显得态度草率，缺乏内控的严肃性。

专业的写法（基于五段式结构）： 关于2023年度年终盘点A型号电子配件盘亏情况的说明**

背景： 2023年12月，公司组织了年度全面资产盘点工作，在针对A型号电子配件（SKU编号：XXX）的盘点过程中，发现实物数量与账面数量存在差异。

现状： 截至2023年12月31日，A配件账面数量为1,000个，账面单价为500元，账面余额500,000元，实际盘点数量为800个，差异数量为-200个，差异金额为-100,000元。

原因分析（关键部分）： 经财务部会同仓储部、物流部进行详细核查与追溯，导致该差异的具体原因如下：

发货串号： 经查，2023年11月15日，销售订单SO-20231105涉及发往客户B的货物，由于仓储发货员操作失误，将外观高度相似的C型号配件误发为A型号配件，因当时处于销售旺季，为保交付，双方暂未进行退换货处理，约定在下次发货中抵扣。
系统录入滞后： 另有10个差异系由于月底退货入库，仓库实物已收回，但ERP系统单据在次年1月3日才完成过账，导致跨月时间性差异。

影响： 上述事项导致公司账面存货虚增100,000元，同时影响当期主营业务成本及利润总额，经测算，该事项对公司2023年度净利润的影响金额为-75,000元（考虑所得税影响后）。

处理措施及整改：

账务调整： 公司已根据盘点结果，依据企业会计准则及公司财务制度，对该项盘亏进行审批，并补记成本、冲减存货，确保账实相符。
流程优化： 针对发货串号问题，仓储部已升级扫码枪系统，强制在出库环节校验SKU码，从技术上杜绝人工肉眼识别错误。
制度规范： 针对跨月单据问题，财务部已下发通知，要求所有跨月业务必须在当月31日17:00前完成系统关账，严禁跨期处理。

个人观点： 看到没？这样写，不仅解释了“为什么”，还顺带展示了你们公司发现问题、解决问题的能力，审计师看到这份报告，不仅会认可你的调整，还会对你们的内控整改留下好印象。

实战案例二：当费用“暴涨”时——如何解释异常

再来看一个经常遇到的场景：费用的异常波动。

假设你是某科技公司的财务负责人,审计师发现今年的“业务招待费”比去年增长了200%，而且公司业绩并没有同步增长，这在风险预警里是个红灯，审计师必须让你解释这笔钱去哪了，有没有商业贿赂的风险。

写作策略： 这时候，千万不能只列数字，你需要用“业务实质”来支撑你的数字。关于2023年度业务招待费大幅增长的情况说明**

现状描述： 2023年度，公司发生业务招待费300万元，较2022年度的100万元增长200%。

原因深度剖析（重点）： 该费用的增长具有特殊的业务背景，主要系公司战略转型所致，具体构成如下：

新市场开拓专项活动： 2023年是公司进军华南市场的元年，为快速建立渠道关系，公司于Q2和Q3组织了三次大型的渠道商推介会（分别于广州、深圳、佛山举办），该系列活动属于年度预算外新增项目，累计发生场地费、住宿费及宴请费150万元，占总增量的50%，相关会议纪要及预算追加审批单见附件。
核心技术人员引进： 2023年公司启动了“AI实验室”项目，急需引进高端人才，研发部门在面试过程中产生了高额的接待费用，经查，该部分费用共计80万元，均系符合公司《高端人才招聘管理办法》规定的标准内支出。
通胀及汇率因素： 2023年商务活动平均物价水平较上年上涨约10%，且部分海外业务因汇率波动导致换算金额增加。

合规性声明： 上述费用的发生均严格履行了公司的审批流程（审批流截图见附件），每一笔支出均有合规的发票及消费清单，不存在无票支出或个人消费报销的情况，亦不涉及商业贿赂。

未来展望： 鉴于华南市场渠道已初步搭建完成，2024年该部分维护性招待费将回归正常水平，预计2024年业务招待费将同比下降至150万元左右。

个人观点： 在写这类敏感费用的说明时，“证据链”比文字本身更重要，一定要在报告后附上会议纪要、预算单、审批流截图，这就是我们常说的“用事实说话”，你要让审计师觉得，虽然钱花多了，但每一分钱都是老板批过的，而且是为了赚钱花的，不是被挥霍了。

避坑指南：这些“雷区”千万别踩

写了这么多年底稿,我也总结了一些大家在写说明报告时容易犯的通病，这里我也想以朋友的身份，给大家提个醒。

忌用情绪化或推卸责任的语言 我见过这样的写法：“因为仓库老王不负责任，导致账实不符。” 千万别这样写！财务报告是正式文件，你应该写：“系仓储部岗位人员变动频繁，交接手续不完善导致。” 观点： 财务要有财务的专业度，对事不对人，把责任归咎于具体的“人”，会显得报告非常幼稚，而且容易引发内部矛盾，指出流程漏洞，而不是攻击个人。

忌用模糊的词汇 “大概”、“也许”、“可能”、“差不多”。这些词在说明报告里是禁语，如果不确定，就去查，如果查不到，就写“受限于客观条件，无法追溯确切数据，但基于保守原则，我们预估……” 观点： 模糊的语言在审计师眼里等于“心虚”，要么给出确切数字，要么给出合理的估算区间，千万别用模棱两可的形容词。

忌“只解释，不解决” 最让人头疼的报告是长篇大论解释原因，最后来一句“特此说明”。如果你只解释原因，审计师会觉得：“好，我知道错了，那下次呢？” 观点： 永远不要忘记“整改措施”这一栏，它是你展示管理价值的最佳位置，哪怕只是说“我们已加强复核”，也比只字不提要强一万倍。