普票与专票有什么区别图片？会计老司机带你一文读懂增值税发票的那些门道

作为一个在注会行业摸爬滚打多年的“老会计”，我经常被朋友、客户甚至刚入行的实习生问到一个看似简单却又极其关键的问题：“普票和专票到底有啥区别？能不能给我画个图或者讲讲？”

说实话，这个问题虽然基础，但它直接关系到企业的钱袋子，用错了票，轻则多交冤枉税，重则面临税务稽查的风险，我就不给你画那种冷冰冰的税务教科书式的图表了，我想用最接地气、最人性化的语言，结合咱们日常工作和生活中的实际例子，把这两张发票的区别给你掰开了、揉碎了讲清楚，哪怕你没有任何会计基础，看完这篇文章,也能对着老板侃侃而谈。

先给它们“画个像”：普票与专票的本质区别

咱们得搞清楚这两个名字的全称。

普票，全称是“增值税普通发票”，它就像是我们去超市购物的小票升级版，上面记录了你买了什么、花了多少钱，但主要起到一个记账、报销的凭证作用。
专票，全称是“增值税专用发票”，它可是发票界的“VIP”，除了能记账报销，它手里还握着一把金钥匙——抵扣税款。

如果你非要让我用一张“图片”来形容它们的区别，我会这样比喻： 普票就像是一张“电影票”，你买了它，进电影院看个乐呵（消费了），票根留个纪念，这事儿就结束了。专票就像是一张“代金券”加“电影票”的组合**，**你不仅看了电影,下次再来还能用这张券抵扣一部分现金。

在专业术语上，这个“抵扣现金”的过程叫做“增值税进项税额抵扣”，这是专票最核心、最值钱的功能。

核心痛点：那个神奇的“抵扣”是怎么回事？

很多非财务人员对“抵扣”这个词一脸懵圈，别急,我给你讲个故事。

假设你开了一家卖电脑的公司（一般纳税人），你进价是5000元（含税），卖价是10000元（含税）。

你只有普票 你进货时，供应商给你开了一张普票，你付了5000元，其中包含的税金是大概726元（5000÷1.13×0.13），这726元税，是你实实在在付出的成本，国家不认可是可以“抵回来”的。你卖货时，要给客户开专票（假设客户也要抵扣），收了10000元，其中包含的税金是大概1153元，这1153元是你帮国家收的，叫“销项税”，得交给国家。 算账： 你要交给国家的税 = 收到的税（1153） - 能抵扣的税（0） = 1153元。

你手里拿的是专票 你进货时，供应商给你开了一张专票，你依然付了5000元，税金还是726元，因为这张是专票，这726元税被国家认定为“进项税”，也就是你在这个环节已经交过的税（虽然是你付给供应商的，但供应商最终会上交给国家）。你卖货时，依然收了1153元的销项税。 算账： 你要交给国家的税 = 收到的税（1153） - 能抵扣的税（726） = 427元。

看到了吗？ 同样的生意，因为进货时拿的是专票，你就少交了726元的税！这726元就是真金白银的利润，专票之所以“专”，就专在它能帮你把交出去的税再“拿”回来一部分。

谁有资格玩转“专票”？纳税人的身份很重要

这时候你可能会说：“哇，专票这么好，那以后我买啥都要专票！”

且慢，不是谁都能用专票的，这就好比你有一张VIP卡，但如果你不是会员,这卡就是废塑料。

这里就要提到“一般纳税人”和“小规模纳税人”的区别。

一般纳税人： 这是税务局眼中的“大户”，通常年销售额超过500万（当然也可以主动申请），这类企业，必须用专票来抵扣进项税，如果你是一般纳税人，进货不拿专票,那就是在给公司扔钱。
小规模纳税人： 这是“小户”，这类企业通常采用简易计税方法，征收率只有3%或者1%（疫情期间有优惠）。小规模纳税人自己是不能抵扣进项税的。

生活实例： 我有个朋友开了家小型设计工作室，属于小规模纳税人，有一次他去买办公用品，非要跟人家要专票，跟销售吵了一架，其实他要专票一点用都没有，因为他不能抵扣，拿着专票和普票对他来说，记账效果是一样的，反而因为要求开专票，可能还会得罪供应商（因为开专票对税务局来说监管更严，供应商往往更愿意给小客户开普票）。

个人观点： 很多小老板有个误区，觉得“一般纳税人”听着高大上，非要硬着头皮申请，如果你的客户大都是老百姓（不需要发票），或者你进项很少（比如你是做咨询服务的，主要成本是人工工资，没有多少进货发票），那你做一般纳税人反而亏，因为你的销项税找不到足够的进项税来抵扣，税负率会很高。适合的，才是最好的。

生活中的“坑”：什么时候必须开专票，什么时候普票就行？

即便你是“一般纳税人”，有资格抵扣，也不是所有情况下都要专票，这里面的门道，全看“业务实质”。

必须要专票的时候： 当你买的东西是为了生产、经营,并且能产生增值时。

例子： 工厂买原材料、公司买办公设备、企业租办公室，这些都是为了赚钱买的,必须拿专票回来抵扣。

不能抵扣（开普票也行）的时候： 税法规定，有些支出即便你拿了专票，也不能抵扣，甚至抵了还要做进项税转出（吐出来）。

例子：
- 集体福利： 比如公司过年买的大米、油发给员工；或者给员工体检，这是给大家“享福”的，不是用来生产经营的,所以不能抵。
- 个人消费： 老板拿公司的钱去住五星级酒店、吃高档大餐（除非是正常的业务招待费，但业务招待费即便专票也不能抵扣增值税），这是个人消费,不能抵。
- 非正常损失： 仓库着火了，货物烧了，这部分货物的进项税就得转出来,不能再抵扣了。

生活实例： 我之前服务过一家互联网公司，行政小姐姐特别负责，每次给员工买下午茶的咖啡、零食，都死活要人家开专票，我告诉她：“小姐姐，你的精神可嘉，但这是徒劳。”因为这些零食属于“集体福利”，即便拿回来专票，财务做账时也得把它挑出来，不能抵扣，与其在这个上面浪费时间，不如跟商家谈谈价,要个折扣实在。

风险提示：专票是把双刃剑，千万别玩火

既然专票能少交税，那自然就有人动歪脑筋，作为专业注会写作者，我必须严肃地提醒你：虚开增值税专用发票是犯罪行为！

为什么专票涉及犯罪？因为普票不能抵扣，虚开普票最多是帮别人逃点所得税，或者报销点费用，但虚开专票，直接导致国家少收了增值税（那是国库的大头）,国家对专票的监管力度是地狱级的。

“三流一致”原则： 这是会计行业的铁律。资金流、发票流、货物流（合同流）必须三者统一。

谁给你付款（资金流），
谁就给你开发票（发票流），
货就得从谁那儿发过来（货物流）。

生活实例： 前几年有个著名的案例，一家公司为了多弄点进项税来抵税，找了一家皮包公司买了一批“咨询费”的专票，钱打过去了，发票开回来了，税也抵扣了，结果税务局一查，那家皮包公司根本没有咨询能力，资金打过去又瞬间回流到了老板个人账户，这就是典型的“虚开”，结果呢？老板判刑了，会计也跟着遭殃（虽然会计可能是听命行事，但如果不举报甚至配合，也难逃干系）。

我的个人观点： 在税务合规这个问题上，“睡个安稳觉”比“省点税钱”重要得多，现在的金税四期系统非常强大，大数据比你自己都清楚你的业务模式，不要为了几个点的税差，去触碰法律红线，作为财务人员，如果老板让你去买票，我的建议是：坚决拒绝，哪怕辞职，因为一旦出事,签字的会计是直接责任人。

电子发票时代，普票和专票的区别还在吗？

现在大家可能发现，纸质发票越来越少了，都是发过来一个PDF，或者一个XML文件，叫“全电发票”（全面数字化的电子发票）。

很多人问：全电发票里还分普票和专票吗？ 答案是：分。 虽然格式变了，样子变了，不需要再贴纸质发票了，但属性没变，全电发票上依然会标注“普通发票”或“专用发票”字样，抵扣的逻辑、适用的规则,跟以前是一模一样的。

生活实例： 现在出差订酒店，通过携程或者美团，直接在App里勾选“需要专票”，退房后，系统自动把电子专票发到你邮箱，你登录税务平台的“税务数字账户”，直接勾选抵扣就行了，这比以前到处找打印机、盖发票章、寄快递方便太多了，但作为财务，我们得提醒出差的销售人员：千万别勾选错了！ 如果你是小规模纳税人，或者这笔费用是招待客户吃饭的，勾选了专票也没用,反而给财务增加了后续清理的工作量。