现金收据怎么开，资深注会手把手教你避坑与规范操作全指南

大家好,我是你们的老朋友，一个在注会行业摸爬滚打多年的“老会计”。

今天咱们不聊那些高大上的合并报表,也不谈复杂的所得税汇算清缴，咱们来聊聊最接地气，但同时也最容易“翻车”的一个基础操作——现金收据怎么开。

你可能会觉得,开收据这事儿还要教？谁不会啊？拿张纸，写个“收到谁谁谁多少钱”，签个名不就完了吗？

哎,千万别大意，作为一名注册会计师，我见过太多因为一张小小的收据开得不规范，最后导致劳资纠纷、甚至在对账时出现巨额坏账的惨痛案例，在法律层面，现金收据是证明资金所有权转移的最直接证据；在财务层面，它是入账的原始凭证，这东西，写对了是护身符，写错了就是定时炸弹。

我就用最通俗的大白话,结合咱们生活中的实际例子，把“现金收据怎么开”这件事给你彻底掰扯清楚。

为什么“现金收据”这么重要？

在电子支付横行的今天,微信、支付宝转账虽然方便，但依然有很多场景离不开现金，比如公司给员工发的备用金退款、房东收的房租、或者一些小微企业之间的零星采购。

这时候,现金收据就扮演了“交易证人”的角色。

我的个人观点是： 现金收据的重要性，甚至超过了银行转账回单，为什么？因为银行回单有电子流水，银行系统里永远有记录，但现金呢？钱一旦离手，如果没有一张合规、严谨的收据作为闭环，这笔钱在账面上就变成了“薛定谔的钱”——你说付了，对方说没收到，或者对方收了但财务没入账，这就扯皮了。

学会开一张“滴水不漏”的现金收据，不仅是会计的基本功，也是每个管理者的必修课。

现金收据怎么开：标准模板的六大要素

咱们先别急着写字,一张合格的现金收据，必须包含六大核心要素，缺一不可，顺序也不能乱。

标题要醒目

收据正中间必须写上“收据”或者“收款收据”两个大字。 避坑指南： 千万别写成“借条”，借条是证明债权债务关系的（欠钱），收据是证明钱已经收到了（给钱），这两个法律性质完全不同，我见过有人把收据写成“今借到”，结果收款人变成了借款人，官司都打输了。

日期要精确

在收据的右上角或者正文上方,必须写上开票的当天日期，精确到年、月、日。 生活实例： 比如你是房东，2023年10月1日收到了租客小王交的一年房租，你随手写了张收据，但日期写成了“2022年”，结果小王拿着这张收据去抵扣明年的房租，说“你看，去年我就付过了”，这时候你有理说不清，只能自认倒霉。

付款单位（或个人）要写全称

这一栏叫“交款单位”或“交款人”。 专业建议： 如果是公司，必须写公章上的全称，不能写简称，北京XX科技有限公司”，不能写成“北京XX公司”，如果是个人，最好写身份证上的名字。 为什么？ 因为在法律上，“张三”和“张三丰”可能是两个人；“腾讯”和“腾讯科技”也不是同一个法律主体，作为注会，我审核凭证时，只要看到简称，一律退回重开。

收款事由要具体

这是最容易被忽视的一栏,很多人只写“货款”两个字，这太笼统了！ 怎么写才对？ 要写清楚是什么钱、哪笔单子的钱。

错误写法：货款、押金、往来款。
正确写法：2023年10月办公桌采购尾款、租赁XX房屋押金（2023.10-2024.10）、张三归还备用金。 个人观点： 收款事由越详细，未来的风险越小，一旦发生纠纷，法官或者审计师第一眼看的就是这行字。

金额大小写要一致（重中之重！）

这是现金收据的灵魂,也是最容易出错的地方。

小写金额： 必须在数字前加货币符号“¥”。¥10,000.00，注意要保留两位小数，哪怕没有角分，也要写“.00”。
大写金额： 必须使用规范的汉字：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分。
防坑技巧： 如果大写金额到“元”为止，后面必须加“整”或“正”字；如果有“角”“分”，则不能加“整”。¥10,000.00 对应的大写是“人民币壹万元整”。

生活实例： 我有个朋友是个体户，手写收据时把“¥30,000.00”的大写写成了“人民币叁万元”，后来对方在“叁万元”前面加了一笔，变成了“人民币捌万元”，因为没写“整”字，且前面留了空隙，这案子最后虽然赢了，但折腾了半年，律师费都花了好几万。大写金额前一定要顶格写，写满，不给别人留篡改的空间！

签字盖章要齐全

收据开好了,谁负责？

经手人签字： 必须有具体收款人的亲笔签名。
财务专用章或公章： 如果是公司行为，必须盖公章或财务章，光有签字没盖章，公司可能会赖账说这是“员工个人行为”；光盖章没签字，出了事找不到具体责任人。

实战演练：三个典型场景的收据开具

光说不练假把式,咱们通过三个生活中的具体场景，来模拟一下怎么开收据。

房东收房租押金

背景： 房东李大爷把房子租给大学生小刘，收到现金押金2000元。

错误示范：

收到小刘押金2000元。李大爷

点评： 太随意了！没有日期，没有身份证号，金额没大写，没按手印。

正确示范（标准版）：

收据 日期：2023年10月5日

今收到 小刘（身份证号：110XXXXXXXXXXXXXXX） 交来 租赁北京市海淀区XX小区3-201室房屋押金（2023.10-2024.10租赁期） 现金。

人民币（大写）：贰仟元整 ¥2,000.00

特此证明。

收款人：李大爷（按手印）联系电话：138xxxxxxx

注会点评： 这样写，哪怕过了三年，小刘退房时想耍赖说没交押金，这张纸条在法庭上就是铁证，特别是加上“租赁期”和“具体地址”，把这笔钱的性质锁得死死的。

公司员工归还备用金

背景： 销售部小王出差借了5000元备用金，回来后还了3000元现金（剩下2000用发票报销了）。

操作重点： 这种情况下，出纳要给小王开一张收据，证明收到了这3000元现金。 **

收据 日期：2023年10月10日

今收到 销售部小王 交来 归还2023年10月5日预借差旅费备用金 现金。

人民币（大写）：叁仟元整 ¥3,000.00

备注：原借款单据编号为 2023-借-005号。

收款单位：XX科技有限公司财务部经手人：张出纳

注会点评： 注意那个“备注”和“原借款单据编号”，这在财务上叫“核销”，这张收据开出去，原来的借款就部分结清了，如果没有这个关联，以后查账时，你会发现小王借了5000，报销了2000，账上还欠3000，但他手里明明有这张还了3000的收据，如果系统没对上，这就成了“长款”或“短款”的悬案。

民间借贷（朋友借钱）

背景： 老张借给朋友老李50万现金救急。

特别警示： 50万是大额现金，银行甚至要求申报，但在民间借贷中确实存在。

怎么开收据？ 这里我要发表一个强烈的个人观点：对于大额（比如1万元以上）的私人资金往来，强烈建议使用银行转账，如果必须用现金，收据必须写得像合同一样严谨，最好还要有第三方见证人。 **

收据 日期：2023年10月12日

今收到 张三（身份证号：...） 出借给本人的 个人借款资金，本人确认已全额收到上述现金。

人民币（大写）：伍拾万元整 ¥500,000.00

双方约定：年利率为X%，还款日期为2024年10月12日。

此据。

收款人：李四（按手印）身份证号：... 见证人：王五

注会点评： 注意措辞，用“出借给本人的个人借款资金”，而不是简单的“货款”，并且加上了利率和还款日期，让这张收据具备了借条的功能，在实务中，这种“收据+借款条款”的混合体非常常见，也最有效。

常见错误与“翻车”现场

结合我这么多年的审计经验,给大家总结几个最容易踩的坑。

涂改大忌： 千万不要在收据上涂改！特别是金额和日期，一旦写错，哪怕是一个笔画，必须作废重开，或者在修改处加盖公章（及个人章），但我的建议是：直接撕了重开，一张涂改过的收据，在法庭上的效力大打折扣，对方律师会咬定你是在造假。
用“圆”代替“元”： 财务规范里，货币单位是“元”，不是“圆”，虽然大家都懂，但在正规财务入账时，“圆”是不符合会计准则的，会被退回。
只写小写，不写大写： 这是最低级的错误，小写数字太容易被修改了（0可以改成6，1可以改成7，加个尾巴就变多了），大写是唯一的防伪锁。
一式多联没写对： 正规的收据都是一式三联（存根联、记账联、给对方的收执联），很多手写的时候，上面写得很大，下面复写纸没垫好，导致下面几联看不清，或者给对方的那一联没有盖章，对方拿回去没法入账。给对方的那一联，必须要有清晰的盖章和复写痕迹。