差旅费报销规则大全：手把手教你如何正确合规操作！

从头捋一遍差旅费报销那点事

我以前对报销这块儿也是一头雾水，每次出差回来，看着那叠票据就头疼。后来自己琢磨，又被财务部门拉着开了几次会，才算是把这套流程摸得清清楚楚。今天就想把我的实践记录拿出来分享一下，让大家少走弯路。

第一步：出差前，审批是关键

很多人觉得出差回来再报销就行了，大错特错！合规的第一步，永远是事前审批。我们公司要求，无论去哪儿，哪怕只是去隔壁城市一天，都得在OA系统里提交《出差申请单》。

• 得写清楚出差的目的，去见谁，干什么项目。
• 时间地点要精确，几号出发，几号返回，去哪个城市。
• 最重要的是，要预估费用。住宿多少，交通多少，得有个大概预算。

这个单子需要直属领导批准，然后抄送到财务那里备个案。别小看这个步骤，没有这个审批，回来就算票据再全，财务也可能给你打回来，说你“未按规定流程操作”。

第二步：出差中，票据怎么收才对

这是最容易出错的地方。很多人就是随手一塞，回来就揉成一团，模糊不清。我总结了几条铁律：

1. 交通票据

火车票、飞机票：一定要留下原件。如果是电子票，打印行程单和发票（或者叫航空运输电子客票行程单）。特别是飞机票，上面必须要有价格信息，显示已支付。

出租车/网约车：现在网约车报销更方便了，直接用APP叫车，回来打印行程发票。如果是出租车，小票一定要确保清晰，特别是发票抬头要写对公司名字（有些地方出租车票要手写抬头）。

2. 住宿发票

住酒店，一定要跟前台强调开具增值税专用发票（如果公司有要求）或普通发票。关键是发票内容。我们公司规定，抬头必须是公司全称，而且住宿费发票内容要写“住宿费”或者“差旅费”，不能是“服务费”这种含糊不清的说法。

我试过几次，前台有时会搞错，我都是当场就核对抬头和内容，发现不对立马要求重开，省得回来麻烦。

3. 餐费及其他杂项

餐费这块儿弹性最大，但限制也多。我们实行的是餐费定额补贴，每天每人多少钱，这就不需要报销票据了，直接按天数算。如果招待客户，那必须要有：招待清单（写明招待对象、人数、事由），发票原件。

其他比如会议费、资料费，一定要有对应的发票和合同或会议通知作为佐证材料。

第三步：出差后，填单与附票的技巧

回来之后，就是整理票据和填写报销单了。我习惯立刻动手，拖延症是报销的大敌！

1. 整理票据，按类型分类

先把所有票据按照：交通、住宿、招待、分成几叠。然后按照时间顺序排列，从出差第一天开始排到一天。

2. 填报销单，细节不能错

报销单上最重要的几项：

• 日期和事由：必须和出差申请单对得上。
• 金额：小票金额要和报销单上填写的金额一模一样，精确到分。
• 附件张数：一定要数清楚你到底附了多少张发票/小票，并写在单子上。

我以前犯过错，把一张发票和一张小票算成“一张附件”，结果被财务揪出来重新填写。正确做法是：每张纸质凭证算一张。

3. 粘贴票据，整洁美观

财务最喜欢整洁的报销单。我都是用透明胶或专用的报销票据粘贴单，把小票整整齐齐地贴最好是按照报销单上的顺序贴，方便财务核对。

特别注意，有些发票是长条的，不能折叠太多，不能把关键信息比如金额、公司抬头给盖住。要稍微错开一点贴。

第四步：交单与跟进

所有材料准备好后，报销单找领导签字。领导签字确认无误后，就可以提交给财务了。提交后，我会记一下提交日期，如果过了一周还没动静，我会礼貌地问一下负责报销的同事有没有需要补充的材料。

只要事前审批合规，票据齐全，内容真实，基本都能顺利报销。这套流程我用了三年，基本没被退回来过，效率高得多。