今天聊聊报销差旅费这个事儿，说真的，很多刚入行的会计朋友，或者一些小公司的出纳，在这块儿老是犯迷糊。我也带过不少新人，发现他们最开始记账，差旅费的那个分录总是搞得不标准，不是科目用错，就是核算没到位。我今天就按照我摸爬滚打这么多年总结的经验，给大家伙儿把这个流程彻底捋一遍。
从申请到报销，流程得走对
报销差旅费，不是说员工出差回来把一堆发票扔给你就完事了。最标准的做法，得从出差前的申请开始抓起。
- 申请阶段：员工要填《出差申请单》，写清楚去哪儿、干什么、预计几天、预估花多少钱。这个单子得经过部门领导和更高层领导签字批准。这是将来报销的依据之一。
- 借款阶段（如果有）：如果员工需要预先拿钱，那就得走借款流程。这时候咱们会计就要做一笔借款分录。
- 出差回来：员工回来后，要填《差旅费报销单》，把所有的票据（车票、住宿发票、餐饮发票等）贴按顺序整理。报销单上必须要有经办人、证明人、部门领导和财务负责人的签字。
你别小看这些签字和单据，这是咱们做账的原始凭证，少了哪一步，核算就可能站不住脚。特别是税务查账的时候，就看你这些流程规不规范。
核心：借款和报销的分录怎么写？
咱们直接进入主题，看看最核心的会计分录是怎么操作的。
第一步：员工预借差旅费（如果有）
假如小李出差前预计要花5000块，先跟公司借了5000块现金或者转账了。
分录：
借：其他应收款—备用金—李明 5000
贷：银行存款/库存现金 5000
注意！这里用的是其他应收款，下面会挂上具体员工的名字，便于核对未来他回来报销冲账的金额。
第二步：员工回来报销，确认费用
小李回来了，实际花了4500块钱，整理好了发票和报销单，交给你了。
咱们要根据他出差的目的，把费用归集到正确的科目里。比如他是去跑销售的，那就记“销售费用”；他是去公司总部开会的行政人员，那就记“管理费用”。
假设小李是销售部的，所有费用计入销售费用。
分录：
借：销售费用—差旅费 4500
贷：其他应收款—备用金—李明 4500
这里是不是看着不对劲？他实际花了4500，公司已经借给他5000了！别急，这是先冲抵他借走的钱。
第三步：多退少补，处理差额
前面分录处理完，其他应收款—李明这个科目是不是还挂着5000 - 4500 = 500的余额？说明他多拿了500块钱，得退还给公司。
情况一：员工退回多余款项 500元
小李把500块钱退回了公司的银行账户。
借：银行存款 500
贷：其他应收款—备用金—李明 500
这样，小李的备用金科目余额就清零了，借款和报销完美平账。
情况二：员工实际花费超出借款金额（假设实际花了5300）
如果他实际花了5300，借了5000，那公司还得补给他300块。
咱们的报销分录就要调整一下：
借：销售费用—差旅费 5300
贷：其他应收款—备用金—李明 5000
贷：银行存款/库存现金 300 （需要补给他的钱）
这种情况下，其他应收款科目也直接清零了。
重点提醒：费用科目的细化
我发现很多新人做账，差旅费这个科目就一锅烩了，这对内部分析很不方便。
比如销售费用下面，我建议最好再设二级明细科目：
- 销售费用—差旅费—住宿费
- 销售费用—差旅费—交通费（机票、火车票、打车费等）
- 销售费用—差旅费—补助
- 销售费用—差旅费—市内交通
虽然说差旅费可以合并记，但是细化之后，你就能清楚知道公司哪个部门在哪个方面花钱最多，有助于预算控制和管理层决策，这才是一个资深会计该干的事儿。核算细了，老板看报表也更清晰。
记住，报销单据要附件粘贴凭证后，所有的流程走完，这个差旅费才算真正的合规入账。
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