简单的出纳记账怎么做，别让糊涂账毁了你的职业生涯

作为一个在注会行业摸爬滚打多年的“老会计”，我见过太多因为出纳记账不清而引发的惨案，有的公司因为几笔烂账导致发不出工资，有的出纳因为一笔糊涂账背上了黑锅,甚至还有刚入行的小姑娘因为账对不平而在办公室哭鼻子。

说实话，出纳这个岗位，听起来像是“管钱的”，好像地位不高，但实际上，它是企业的“心脏瓣膜”，血流（资金）通不通畅,全看出纳这个瓣膜开合得好不好。

很多人问我：“简单的出纳记账怎么做？”这问题看似简单，实则暗藏玄机，我就抛开那些晦涩难懂的会计术语，用大白话，结合我身边真实发生的例子,来和大家好好聊聊这事儿。

为什么你的账总是“乱成一锅粥”？

在讲“怎么做”之前，我想先聊聊“为什么做”，很多初学者觉得出纳记账就是把钱记下来，左手进右手出,有什么难的？

我的个人观点是：出纳记账的核心不在于“记”，而在于“对”。

我见过一个真实的例子，有个刚毕业的小伙子小张，去一家初创公司做出纳，老板觉得公司小，业务简单，就没让他用专业的财务软件，就给了个Excel本子让他记，小张也很随意，今天想起来记一笔，明天忙起来就过两天再补，有时候微信收款、有时候支付宝转账、有时候还有现金。

结果到了月底，老板问：“咱们账上还有多少钱？”小张一查Excel，显示有5万，结果一打开银行卡余额，只有3万，那2万去哪了？小张急得满头大汗，花了整整一个星期去倒腾银行流水和微信账单，最后发现是有一笔2万的支出，他当时忘记录了，而且这笔钱还是被他私人挪用去理财了（虽然他说是想第二天转回来，但忘了）。

虽然这事儿最后算是平了,但小张的工作肯定保不住了。

这就是“糊涂账”的危害，简单的出纳记账，目的不是为了应付差事，而是为了随时让你自己心里有底，同时也给公司一个交代，记账,就是给资金流向装上监控摄像头。

工欲善其事：选对工具是第一步

现在市面上记账工具五花八门，从手工账本到Excel，再到各种SaaS软件，对于简单的出纳记账,我的建议非常明确：

不要一上来就上复杂的ERP系统，也不要只用一个随身携带的小本子。

如果是小微企业或者个人出纳，Excel 是神器，它灵活、方便、公式强大，用Excel记账有个致命的弱点：容易被篡改，而且如果不设置好格式,很容易看串行。

我建议你建立一个标准的Excel模板，必须包含以下这几个核心要素（我们称之为“出纳三剑客”）：

日期：精确到分秒最好,至少要精确到日。
凭证字号：这是和会计记账软件对接的桥梁,也就是这笔钱对应的第几张记账凭证。
摘要：这是灵魂！千万别只写“支出”或者“收款”，要写清楚“付XX公司10月货款”或“收XX门店周末营业款”。
对方科目：钱是从哪来的,花到哪去了。
收入金额、支出金额、余额：这是最基本的三列。

生活实例： 我以前带过一个徒弟小李，她特别聪明，她在Excel里设置了公式，只要输入了收入和支出，余额栏会自动计算上一行余额加上本行发生额，她利用Excel的“条件格式”功能，把所有“支出”金额标成红色，“收入”标成绿色，这样一来，打开表格，哪里是进钱，哪里是出钱，一目了然，这就是“简单”的智慧——用工具的自动化代替人脑的死记硬背。

核心实操：现金与银行存款的“分家计”

很多新手出纳最容易犯的错误，就是把公款和私款混在一起,或者把现金和银行存款混在一起记。

必须强调：简单的出纳记账，必须坚持“日清月结”，必须坚持“账实相符”。

现金日记账：兜里的钱要数清楚

现在电子支付这么发达，现金业务虽然少了，但还没绝迹，比如买办公用品、报销打车费、发备用金,这些还得用现金。

怎么记？ 每发生一笔现金业务，立刻记下来,千万别相信自己的记忆力。

具体场景： 周一早上,老板从保险柜拿了2000块钱去请客户吃饭。

错误做法：老板拿钱时你正在回微信，心想“等会儿再记”，结果下午来了个快递要付运费，你付了10块钱，到了晚上，你只记得付了10块运费，忘了老板拿走2000块的事，结果晚上盘点现金，怎么都对不上,少了1990块。
正确做法：老板手伸向保险柜的那一刻，你就要拿出本子或者打开Excel，记上一笔：老板借支招待费”，支出2000，晚上盘点时，账面余额减去2000，和实际手里的钞票一数，严丝合缝,安然入睡。

银行存款日记账：网银是主战场

现在的出纳，80%的工作是在网银上操作的，这里有个大坑，未达账项”。

什么是未达账项？ 简单说，就是银行那边记了，你这边还没记；或者你这边记了,银行那边还没记。

生活实例： 月底最后一天，下午4点50分，你通过网银转了一笔5万的货款给供应商，你在网银操作成功了，你也记在账上了。银行系统清算需要时间，这笔钱实际上从你账户扣走可能是在第二天凌晨，或者因为系统维护，虽然显示提交成功,但资金还没真正划转。

这时候，你登录网银看余额，发现还有5万，但你账上余额已经扣掉了5万，这就叫“账实不符”。

怎么解决？ 这就引出了出纳工作的最高技术含量环节——做银行存款余额调节表。但这对于“简单的出纳记账”可能有点深,我的简化建议是：

第一：每天第一件事，登录网银下载前一日的银行流水,逐笔勾对你的账目。
第二：对于跨月的转账，特别关注月底最后几天的交易，心里要清楚这是“未达账”，不要因为余额对不上就慌张,更不要凭空凑数去把账做平。

避坑指南：那些让你“想撞墙”的坑

作为过来人，我得把这几个常见的坑给你们指出来,绕着走。

“白条”抵库

这是大忌！什么叫白条？就是老板或者同事拿钱走了，没给你正规的发票，就写了个条子：“今借到现金5000元，落款：王总”。然后你手里没钱了，就拿着这张条子顶现金。 我的观点：这是严重的违规操作，如果税务查账，或者公司内部审计，这就是挪用资金，如果老板非要这么做，你作为出纳，必须让他签字确认，并且规定好还款期限（比如三天内必须报销还款），千万别让“白条”在你的账上过夜,更别说过月。

公私不分

有些老板或者个体户，觉得公司是自己的，公司的钱就是自己的钱，买菜用公司微信付，孩子交学费也用公司卡刷。 我的观点：这是给公司埋雷，一旦公司涉及诉讼或者税务稽查，这些无法解释的支出会被认定为老板分红，要补交20%个税。 怎么做：如果是老板非要这么用，你作为出纳，要让他把这笔钱算作“借款”或者“备用金领用”，走正规的借款流程，你要保护公司,也要保护你自己。

只有“出”，没有“入”

我见过很多糊涂账，只有支出记录，没有收入记录，或者反过来。 生活实例：有个做电商的朋友，店铺每天进账几百笔，他嫌麻烦，就不记收入，只记支出，月底想看赚了多少钱，他就看支付宝余额。结果有一次，支付宝被冻结了，因为资金流水异常频繁且无法说明来源，解冻的时候，需要提供过去半年的所有收入明细和对应的订单，他傻眼了，因为根本没记！最后只能看着账户里的钱干着急，店铺倒闭了。 怎么做：哪怕是一分钱的收入,也要记清楚来源。