作为一名在注册会计师行业摸爬滚打多年的审计人员,我走访过大大小小无数家企业，也审计过不少事业单位和学校，说实话，每次去学校做审计项目，我的心情都是复杂的，校园环境单纯、充满书卷气；但另一方面，只要一翻开固定资产的台账，我就忍不住想叹气。
在许多学校的管理者眼中,固定资产管理就是“买买买”和“记记记”，只要发票入了账，任务就完成了，但在我看来，这种粗放的管理模式，简直就是在给学校财政“放血”。
我们就来好好聊聊这个话题,我们要谈的不仅仅是冷冰冰的条款，而是一套能够真正落地、能够保护学校资产安全的学校固定资产管理制度。
为什么我们总是找不到那台“失踪”的投影仪？
先讲一个我亲身经历的真实案例。
有一年,我去一家颇具名气的公立中学做年度审计，在抽查固定资产时，我发现账面上有一台价值不菲的进口投影仪，购置于三年前，登记在物理实验室的名下。
我按照账面编号去找实物,结果，实验室老师说：“没见过，可能被电教组借走了。” 我去电教组，负责人说：“哦，那台啊，去年坏了，修不好，估计报废了吧。” 我又去找后勤处问报废记录，后勤处一脸茫然：“没收到过报废申请单啊。”
这台价值三万多块钱的设备,就像人间蒸发了一样，账上有，地上无，按照会计准则，我只能将其列为“盘亏”，但这背后的管理漏洞，却不是一句“盘亏”就能抹平的。
这就是我为什么一直强调：学校固定资产管理制度的核心，不是把账做平，而是要把实物管住。
很多学校的资产管理制度,往往是从网上下载一个模板改一改，上面写满了“谁使用、谁保管”的原则性话术，却缺乏具体的执行流程，结果就是，资产在采购回来那一刻起，就开始了它的“流浪”生涯。
我的个人观点是： 学校的固定资产管理，必须引入“全生命周期”的概念，从预算、采购、验收、领用、调拨、维护，一直到最后的处置，每一个环节都必须有迹可循，如果我们的制度只能管住“买进来”，却管不住“用起来”和“扔出去”，那这个制度就是一张废纸。
制度不是紧箍咒，而是护身符：构建科学的采购与验收机制
很多老师一听到“制度”两个字就觉得头大，认为这是在给他们增加工作量，是财务部门没事找事，其实不然，一个好的学校固定资产管理制度，首先应该保护的是那些经手资产的一线教职工。
让我们看看采购环节。
在很多学校,尤其是资金相对充裕的私立学校，采购往往带有很强的随意性，某个教研组长觉得需要几台iPad做教学实验，打报告申请，校长大笔一挥，买了，买回来之后，大家分了，放在家里或者办公室里，几年没人问。
作为注会,我建议在制度中必须设立“可行性论证”和“资产配置标准”这两道防线。
具体怎么做？
举个例子,某美术系申请购买一批高配置的图形工作站，如果是以前，可能只要钱够就批了，但在完善的制度下，我们需要问：现有的电脑老化程度如何？是否可以通过升级内存和显卡来满足需求？如果是新增需求，是否依据学生人数进行了合理的配置比例测算？
这不仅仅是省钱,这是为了防止资源浪费。
再来说说验收，这是我最容易发现问题的地方。
在审计中,我经常看到这样的情况：采购合同上写的是“联想ThinkPad X1”，发票开的也是这个，但入库单上只写“笔记本电脑一台”，没有型号，没有序列号，没有配置详情。
这是一个巨大的风险点。 它给了“调包”可乘之机。
我建议在学校固定资产管理制度中，必须强制要求验收环节实行“三方在场”制（采购人、使用人、资产管理员），并且必须详细记录资产的“身份证信息”：品牌、型号、序列号（SN码）、甚至包括MAC地址。
生活实例： 想象一下，如果你是后勤主任，新进了一批50台电脑，制度要求你不仅要数箱子，还要开机，核对每一台电脑屏幕上的序列号是否与箱贴一致，虽然这多花了你半天时间，但这半天时间，保证了未来这三年这50台电脑的账实相符，这笔账，怎么算都划算。
那个被遗忘的角落：折旧与减值，让数据说话
谈到这里,我要说一点稍微专业，但非常关键的内容。
在我国的公立学校会计制度中,以前是不计提折旧的，这就导致了一个很荒谬的现象：一台1995年购买的松下电视机，在2023年的账面上，依然显示原值5000元，净值5000元。
这给管理者造成了极大的误导,看着账面上的几千万资产，以为家底殷实，其实那些资产可能早就烂在仓库里了。
虽然新政府会计准则引入了折旧概念,但在实际操作中，很多学校只是为了应付报表，随便算一个平均年限法，并没有真正利用折旧数据来指导管理。
我的观点是： 学校的固定资产管理制度，应当鼓励利用折旧数据来分析教学成本。
举个例子： 某实验室的一台精密仪器，每年计提的折旧费是2万元，如果我们统计发现，这台仪器一年只用了两次，那么每次使用的成本就是1万元！这个数据一摆出来，校长和教务主任就会立刻意识到：要么是这台仪器利用率太低，需要共享；要么是根本不该买。
减值测试也非常重要，电子产品的更新换代极快，如果你仓库里堆着一堆十年前的电子白板，虽然没坏，但已经无法安装现在的教学软件，它们实际上已经一文不值了，制度里应该有定期的“资产价值评估”机制，及时核销这些“僵尸资产”，让账面资产回归真实。
责任到人：打破“公地悲剧”
经济学里有个著名的概念叫“公地悲剧”，意思是，如果一样东西是大家的，谁都可以用，但谁都不用负责，那么这东西很快就会被毁掉。
学校的固定资产,特别是那些流动性强的资产（如笔记本电脑、照相机、移动音箱等），最容易遭遇“公地悲剧”。
为了解决这个问题,学校固定资产管理制度必须建立“卡片式管理”和“一年一盘点”的铁律。
具体怎么做？
每一件固定资产,在入库的那一刻，就必须生成一张唯一的“资产卡片”（可以是纸质的，最好是系统生成的二维码标签），这张卡片要跟随资产一生。
生活实例： 我见过管理得最好的一所国际学校，他们给每一个资产都贴了一个坚固的二维码贴纸，无论这个资产是在教室、在办公室，还是在借用的会议室，只要用手机一扫，就能看到：
- 这是谁领用的？
- 什么时候领用的？
- 什么时候该保养了？
- 曾经修过几次？
这就是技术赋能制度。
技术只是手段,人才是关键，制度里必须明确：资产丢失，谁赔偿？
我知道这很敏感,很多学校领导不愿意谈赔偿，觉得伤了和气，但作为注会，我必须告诉大家：没有惩罚机制的责任制，就是一纸空文。
我们可以设定一个合理的免责额,或者区分“正常损耗”和“管理不善”，笔记本电脑如果是被偷了，且有报警记录，可能免责；但如果是因为老师带回家给孩子玩游戏弄丢了，那就必须按比例赔偿。
这不是为了钱,是为了让每一个拿着学校资产的老师，心里有一根弦：这是公家的东西，我有责任看好它。
告别“一锤子买卖”：处置与报废的合规性
我想谈谈资产处置,这是审计中“水最深”的地方，也是最容易滋生腐败的环节。
当一台电脑彻底报废,或者一栋楼要拆除时，怎么处理？
很多学校的做法是：堆在仓库，堆满了叫收废品的来拉走，给学校留点几百块钱的“废品款”。
这简直是在暴殄天物,而且违规！
学校固定资产管理制度中，必须明确处置的权限和流程。
- 技术鉴定： 谁来决定这东西真的坏了？不能由使用部门自己说了算，需要技术部门出具鉴定报告。
- 审批权限： 多少金额以内的由后勤主任批，多少金额以上的必须上校长办公会，甚至报教育局/董事会审批。
- 残值回收： 废旧金属、电子垃圾的回收，现在必须走公开拍卖或定点回收流程，杜绝私下交易。
个人观点： 我强烈建议学校建立“资产处置公示制度”，每一批要报废的资产，清单要在校内网上公示一周，为什么？
因为很有可能,这台在物理实验室宣布报废的投影仪，在某个乡村小学或者社区活动中心还能发挥余热，通过公示，可以实现校内或跨校的调拨利用，这是对教育资源的最大尊重。
公示也是一种监督,如果有人想通过报废名义把好设备私吞，公示就是最好的照妖镜。
让制度成为一种习惯
写到这里,我想大家已经明白了，一套完善的学校固定资产管理制度，绝不仅仅是财务部门闭门造车搞出来的几页文件，它是学校管理水平的集中体现，是对纳税人、对家长、对教育事业的负责。
作为一名注册会计师,我看过太多因为制度缺失而导致的资产流失，也见过因为管理得当而让有限资源发挥出最大效能的感人案例。
我们不需要把制度写得像法律条文那样晦涩难懂,我们需要的是一种“接地气”的制度：
- 让老师知道,领用资产要签字，就像去图书馆借书一样自然；
- 让管理员知道,贴标签要仔细，就像给自己的孩子打疫苗一样重要；
- 让校长知道,看报表要看净值，就像看体检报告要看指标一样认真。
学校固定资产管理，归根结底管的是人心，理的是责任。
只有当我们不再把那些桌椅板凳、电脑仪器看作死物，而是看作支撑起教育大厦的一砖一瓦时，我们的管理制度才能真正落地生根。
希望每一所学校,都能建立起一套既有力度又有温度的固定资产管理制度，让每一分钱都花在刀刃上，让每一件资产都能物尽其用，这不仅是为了审计报告上那几个零的准确，更是为了给我们的孩子创造一个更优质、更诚信的教育环境。
这,就是我作为一名注会，最真挚的期望。
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