小公司没有财务软件怎么记账？别慌，教你用Excel搭建一套平民版财务系统

作为一名在注册会计师行业摸爬滚打多年的“老财务”，我见过太多初创企业的老板和兼职会计在面对“记账”这件事时的焦虑，每次去小微企业做审计或者咨询，最常听到的一句话就是：“老师，我们公司刚起步，业务量不大，买不起金蝶用友那种动辄几万甚至几十万的软件，难道就只能拿本子手写吗？那样会不会太乱，税务局查账能过吗？”

说实话,这种担忧我非常理解，很多老板有个误区，觉得记账必须得有专业的ERP系统，必须得有那种看起来很高大上的界面，才算正规，但在我眼里，工具只是手段，逻辑才是核心。 我见过花了大价钱买软件却因为不会设置参数，导致账目一团糟的公司；也见过只用一张Excel表，却把几千万流水理得清清楚楚的个体户。

我就抛开那些晦涩难懂的专业术语,用咱们平时聊天的口吻，结合我这些年见过的真实案例，手把手教大家：没有财务软件，怎么用Excel把账记明白。

别被“软件焦虑”忽悠了，记账的本质是分类

我要发表一个鲜明的个人观点：对于年交易笔数在几千笔以内的小公司，Excel不仅够用，甚至比专业软件更好用。

为什么这么说？因为专业软件虽然强大，但它是“死板”的，你得初始化、得设置科目长度、得审核凭证、还得过账，对于非财务专业出身的老板来说，光是“借”和“贷”这两个方向就能把人绕晕，而Excel是“活”的，它就像一块白板，你怎么想生意，它就能怎么呈现。

我之前有个客户叫老张,开了一家小型的广告设计公司，加上他就5个人，刚开始他也想买软件，结果一问实施费，够给员工发两个月工资了，他来问我，我直接劝退：“老张，你一个月也就发生几十笔业务，买个软件除了装点门面，纯属给自己找罪受。”

记账的本质,其实就是分类和记录，只要你把每一笔钱的来龙去脉分清楚了，账就对了。

搭建你的“平民版ERP”：Excel三表法

没有软件,我们就要在Excel里建立一套逻辑，我建议大家建立三个核心表格，这就够用了，这叫“三表法”。

第一张表：流水账表（你的“现金日记账”升级版）

这是最基础的一张表,也就是俗称的“流水”，很多小公司习惯拿个本子记，今天收了谁多少钱，付了谁多少钱，这没问题，但在Excel里，我们要做得更规范一点。

你可以设置以下几列：

日期：哪天发生的？
单据编号：哪怕是手写的收据第几号，也要编个号，方便以后找。
摘要：这事儿是干嘛的？（付A公司打印费、收B公司预付款）
收/付方向：是钱进来了，还是付出去了？
金额：多少钱？
对方科目：这是重点！也是没有软件时最容易乱的地方。

生活实例： 老张的公司这个月买了两台电脑，花了8000元，他在Excel里记：

日期：2023/10/15购买办公电脑
方向：付
金额：8000
对方科目：固定资产

这里我要插一句我的个人建议：千万别把“对方科目”这一列省了。 很多人只记流水，不记这笔钱对应的是什么性质，等到年底想算算今年到底花了多少办公费、买了多少资产，傻眼了，因为流水里只有数字，没有标签，这个“对方科目”就是你给这笔钱贴的标签。

第二张表：科目余额表（你的“账本”）

这张表是用来汇总的,软件其实也是这么干的，只不过软件是后台自动汇总，我们得用Excel公式手动汇总一下。

你可以列出最常用的会计科目：

库存现金
银行存款
应收账款
应付账款
主营业务收入
管理费用（工资、办公费、差旅费等）
销售费用
等等……

利用Excel强大的SUMIF函数，把第一张“流水账表”里的数据，自动抓取到这张表里。

公式逻辑是这样的： 比如你要算“管理费用-办公费”本月的合计数，你就用SUMIF函数，去流水账表里找所有“对方科目”是“管理费用-办公费”的那几行，把它们的加总求和。

这样,只要你在第一张表里老老实实记账，第二张表就能实时更新，你想看现在账上还有多少钱，看一眼“银行存款”和“库存现金”的余额就行；想看今年赚了多少钱，看“主营业务收入”减去各类费用就行。

第三张表：发票管理表（你的“护身符”）

对于小公司来说,税务局最关心的不是你的Excel表做得好不好看，而是你的发票（Invoice）全不全，很多小公司没有软件，经常出现“票到了，账没记”或者“账记了，票丢了”的情况。

专门建一张表管发票,非常有必要，列名可以设为：

发票号码
开票日期
对方公司名
金额（含税/不含税）
是否已记账（是/否）

生活实例： 老张之前吃过亏，有一笔5000元的差旅费，员工拿票来报销，钱给了，结果年底税务预警，说那几张发票的抬头写错了，或者是重复报销了，因为没登记，根本查不清。有了这张“发票管理表”，每次报销或者收到发票，先登记进去，再去记账，如果税务查账，把这张表拉出来一比对，发现所有发票都对应了记账凭证，税务局也没话说。

没有软件的“坑”：人性比技术更难管

讲完了操作方法,我得泼一盆冷水，技术上的问题，Excel都能解决；但管理上的问题，Excel解决不了。

我认为，小公司没有软件记账，最大的敌人是“公私不分”。

我见过太多小老板,公司的银行卡就是个人的钱包，买酱油、给孩子交学费、请朋友吃饭，全刷公司的卡，如果没有软件的强制管控（比如软件里股东借款必须要走流程），在Excel里记账就全靠会计的“良心”和老板的“自觉”。

真实案例： 有个做电商的小姑娘创业，自己管钱，她在Excel里记账，觉得反正都是自己的钱，懒得分太细，有时候进货从支付宝转，有时候发工资从微信转，有时候自己买衣服也走公账。结果到了年底，我帮她理账，发现怎么算都对不上，最后查了三天，发现有一笔2万的支出，她记成了“进货款”，实际上是给自己买了个LV包。这种错误，软件能通过权限控制或者科目属性限制来预警，但在Excel里，你想写什么就能写什么。

我的个人观点： 如果你决定用Excel记账，必须给自己定一条铁律：公司的钱就是公司的，个人的钱就是个人的。 哪怕你是唯一的老板，你从公司拿钱回家吃饭，也要在Excel里记一笔“股东提款”，这不是多此一举，这是为了保住你这门生意的“财务逻辑”，一旦公私不分，你永远不知道你的生意到底是赚是赔——也许你赚的钱都被你不知不觉地“消费”掉了，账面上却看不出利润。

进阶技巧：让Excel变身“智能软件”

如果你觉得上面的“三表法”还是有点初级，想要更高级一点的感觉，我可以教你几个Excel的小技巧，能让你的表格瞬间提升好几个档次。

使用“数据验证”防止手误 在录入“对方科目”那一列时，不要让人手动打字，人手打字一定会出错，一会儿写“办公费”，一会儿写“办公用品”，一会儿写“办公”，汇总的时候Excel会以为这是三个东西。 方法： 在数据菜单里选“数据验证”，设置成一个下拉菜单（序列），只允许选择你预设好的科目名称，这样，谁记账都得选，想错都难。

善用“数据透视表” 这是Excel里最强大的功能，没有之一，别被名字吓到了。当你记了一年的账，流水有几千行的时候，你想看看“今年每个月我花了多少差旅费？” 别用计算器一个个加，选中你的流水账数据，点击“插入”->“数据透视表”。把“日期”拖到“行”里（按月分组），把“差旅费”拖到“值”里。哗啦一下，一张每个月的差旅费统计表就自动生成了，这效果，和几万块的财务软件做出来的报表一模一样。

备份！备份！备份！ 这点我要用感叹号强调，软件有服务器自动备份，Excel文件就是存在电脑上的一个文档。我有个惨痛的教训：一个客户的会计电脑中了勒索病毒，那个记了三年的Excel账本全被加密了，没打不开，最后只能凭纸质单据重新补录了三个月，差点把人累吐。 方法： 买个好点的云盘（比如百度网盘、OneDrive），设置成每天自动同步这个Excel文件夹，或者，养成习惯，每天下班前，把文件发一份到自己的微信“文件传输助手”里存档。