工会经费使用新规，别再只盯着发米面油了，这笔钱其实可以花得更暖更活

作为一名在注会行业摸爬滚打多年的财务顾问,我最近发现一个很有意思的现象：每当提到“工会经费”，无论是大企业的财务总监，还是小微公司的行政主管，大家的反应往往两极分化，要么觉得这就是个不得不交的“硬性税负”，要么觉得这就是个逢年过节发点洗发水、洗衣粉的“小金库”。

但实际上,随着近年来中华全国总工会及各级工会对经费管理办法的不断修订和完善，工会经费使用新规早已不再是冷冰冰的条条框框，它正在变成企业提升员工幸福感、优化企业文化的一把“金钥匙”。

咱们就撇开那些晦涩的法条代码,用最接地气的方式，聊聊这新规到底变了哪里，作为财务和管理者，我们该如何把这笔钱花在刀刃上，花出“人情味”来。

从“不敢花”到“会花”：新规释放的积极信号

过去,很多单位的工会账户常年“沉睡”，为什么？因为怕审计，怕违规，老规矩里，对于支出的界定比较模糊，财务人员为了避嫌，往往采取“一刀切”的不作为策略，结果是，该有的活动没有，该发的福利没发，员工没感觉，最后钱只能上缴或者烂在账上。

但现在的工会经费使用新规，核心逻辑其实就两个字：放权与规范。

新规明确指出,工会经费应当用于为职工服务和工会活动，这听起来像句废话，但在实际操作中，它赋予了基层工会更大的自主权，特别是对于文体活动支出、职工教育支出等方面的限制放宽，不再像以前那样死板。

举个我亲身经历的例子：

我服务过一家处于快速扩张期的互联网科技公司,以前，他们的工会经费除了法定必须上缴的部分，剩下的就是春节每人发一袋大米，员工们在群里私下吐槽：“这大米我搬上楼都累得半死，不实用。”

后来,我们根据新规精神，帮他们重新设计了工会年度预算，我们把买大米的钱，换成了“下午茶基金”和“健身俱乐部补贴”，哪怕只是每周五下午的一次精致下午茶，或者每月报销一次健身费用，员工们的满意度直线上升。

我的个人观点是： 新规最大的利好，在于它承认了现代职工需求的多元化，现在的年轻人，缺的不是那一袋米，而是工作间隙的一杯咖啡，是下班后的一次解压运动，工会经费的使用，必须从“实物福利”向“体验福利”转型。

节日慰问：不仅是发钱，更是发“心意”

说到大家最关心的,肯定是“节日慰问”这块，根据《工会基层经费收支管理办法》，工会经费可以用于逢年过节（元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节）向全体会员发放少量的节日慰问品。

注意,这里的关键词是“慰问品”，而不是“现金”，很多企业为了省事，想直接发现金，这在目前的审计口径下依然是高风险区，通常不被允许。

“慰问品”的定义在新规下其实非常宽泛。

生活实例：

我有个客户是做传统制造业的,以前过节就是发月饼、发粽子，有一年中秋节，他们那个地区的物流因为疫情受阻，采购的一批月饼迟迟到不了货，财务急得团团转，问我能不能直接发钱？

我当时建议他们别碰红线,而是利用新规中关于“可结合实际情况使用便捷支付”的思路，迅速联系了本地的一家大型连锁超市和电商平台，采购了电子提货券，员工可以在手机上自己选，选大米、选油、选海鲜甚至选书都可以。

结果那一年,员工反响最好，因为以前发的月饼如果不爱吃只能扔，现在电子券给了大家选择权。

这里我要强调一个观点： 形式的合规不代表内容的僵化，很多财务人员把“不能发钱”理解为“只能发最老土的东西”，这是误解，新规鼓励的是符合规定的、多样化的慰问，只要发票合规、流程合规、品目合规（不包含高档奢侈品），怎么让员工开心就怎么来。

小微企业的“零门槛”红利：别再当冤大头

在注会审计业务中,我接触过大量的小微企业主，他们经常跟我抱怨：“我们公司一共就10个人，每个月还要按工资总额的2%计提工会经费，一年下来好几万，对我们来说也是笔负担，而且我们也没建工会，这钱交上去就像打水漂。”

这其实是对政策的误读。

工会经费使用新规中，对于小微企业有一个非常人性化的政策——工会经费返还。

对于建立工会组织的小微企业,如果工会经费收入数额较小，很多地方（具体比例视各地政策而定，通常是全年缴费金额在1万元以下或符合特定条件的）实行全额返还，也就是说，你交上去，税务或者总工会再给你退回来，这笔钱留给你自己搞活动。

生活实例：

我的一位客户开了一家只有20人的设计工作室,之前他们一直老老实实每个月交钱，从来没用过，我给他们做税务体检时发现了这个盲点。

我帮他们去总工会办理了工会法人资格登记,然后申请了经费返还，那一笔退回来的钱，大概有两万多块，那年冬天，他们用这笔“意外之财”给工作室换了一台很好的胶囊咖啡机，还给每人买了一套人体工学腰靠。

老板跟我说：“原来这笔钱不是‘税’，是给我们搞团队建设的‘启动金’啊！”

我的观点是： 国家出台这个政策，就是为了扶持小微企业建立民主管理机制，作为小微企业的老板，如果你不去研究这个新规，不去申请返还，那你真的是在当“冤大头”，这笔钱拿回来，哪怕只是给员工办张生日卡，也是实实在在的关怀。

活动支出的“边界感”：别让福利变“负担”

新规虽然放开了,但“红线”依然清晰，作为专业写作者，我必须提醒大家：最容易被忽视的违规，往往发生在“活动支出”上。

新规规定,工会经费可以用于开展职工教育、文体、宣传等活动，并且可以设置相应的奖品、奖金，也可以安排伙食、夜餐，甚至可以开支少量的误餐费。

这听起来很美好,但执行起来容易走样。

生活实例：

我曾审计过一家国企的下属三产公司,他们的工会组织了一次“职工技能比武大赛”，本来是好事，结果我在查阅凭证时发现，所谓的“一等奖”奖品是最新款的iPhone Pro Max，比赛”就是去了一家高档度假村住了三天，所谓的“技能比武”只进行了半天，剩下时间都在泡温泉。

这就是典型的“借工会活动之名，行公款旅游之实”，在审计报告里，我们毫不留情地指出了这个问题，并要求整改，相关责任人被约谈，超标准的支出被要求退回。

正确的做法应该是怎样的？

同样是比赛,我见过的另一个优秀案例是：一家销售公司利用工会经费组织了“城市徒步定向赛”，奖品是运动手环、体检卡等健康相关的产品，中午安排的是标准的工作餐，没有高档烟酒，没有大吃大喝，大家玩得大汗淋漓，既锻炼了身体，又增强了团队凝聚力，人均成本才几百块。

我的观点是： 工会经费的使用，核心在于“度”，新规允许你搞活动，允许发奖品，但前提是“普惠”和“小额”，如果你把工会活动搞成了领导层的“豪华团建”，或者把奖品发成了奢侈品，那不仅违背了新规的初衷，更是给企业埋下了巨大的税务和合规地雷。

财务人员的“避坑”指南：如何平衡“人性化”与“合规性”

写到这里,我想对广大的财务同行们说几句心里话。

在工会经费使用新规的背景下，财务人员的角色正在转变，以前我们只是“守门员”，这也不行，那也不行；现在我们更应该是“产品经理”，要在合规的框架下，设计出让老板满意、让员工开心的“福利产品”。

这里有几个实操建议：

预算先行，专款专用： 不要等到过节了才想起来怎么花钱，年初就要做工会预算，明确多少用于节日慰问，多少用于文体活动，多少用于困难职工帮扶。
票据是“护身符”： 无论新规怎么变，发票永远是审计的重点，千万不要为了图方便，去买不合规的发票，或者用“白条”入账，现在金税四期上线后，税务查账非常精准。
流程留痕： 每一次活动，都要有方案、有通知、有签到表、有照片、有新闻稿，这不仅是形式，更是证明活动真实发生的证据链。

生活实例：

我指导过一个刚入行的会计小姑娘,她为了给员工谋福利，听信了某个所谓“税务筹划”中介的话，去买了一些办公用品的发票来套取现金发福利。

我严厉地批评了她,我告诉她：“你是一片好心，想帮大家省钱，但这样做是在害公司，也是在害你自己，现在的工会经费使用范围已经很宽了，你完全可以直接列支‘活动费’，只要把活动组织好，发票开对（比如场地费、道具费），完全没必要去触碰虚开发票的高压线。”

后来,她组织了一场读书分享会，买了书和咖啡，正规报销，皆大欢喜。