员工出差预借差旅费会计分录，从借条到报销单的会计爱恨情仇

作为一名在注会行业摸爬滚打多年的老会计，我见过无数张报表，也审过无数家企业的账本，但要说最让财务人员头疼，同时又是最能体现一家公司内控水平的业务，非“员工出差”莫属，而这其中，最基础也最关键的一环，就是咱们今天要聊的主角——员工出差预借差旅费会计分录。

这事儿听起来简单，不就是把钱拿出去，再把票拿回来吗？但在实际工作中，这中间充满了博弈、人情世故，甚至是审计风险的雷区，我就不照本宣科地念教科书了，咱们像朋友聊天一样，把这事儿掰开了、揉碎了,好好说道说道。

预借：那一刻，出纳手中的钱变成了“债权”

咱们先从最源头说起，周一早晨，销售部的老王急匆匆地冲进财务室，满头大汗地说：“小李，快，我要去北京谈个大单，给我借5000块钱差旅费，车马上就开了。”

这时候，作为会计的你，不能直接给钱，得让他走流程，填单子、找领导签字，这一套下来,钱才能从出纳的保险柜里转移到老王的口袋里。

这一刻的会计分录该怎么写呢？

很多新手会计容易犯迷糊，觉得钱花出去了，是不是直接计入“销售费用”或者“管理费用”？大错特错！

这是“预借”，是借款，在钱离开公司账户，但发票还没回来之前，这笔钱在性质上属于公司借给员工的一笔“贷款”，员工欠公司的钱，所以这笔钱对员工来说是负债,就是资产。

标准的会计分录是：

借：其他应收款——某某员工 贷：库存现金（或银行存款）

这里我要特别强调一下“其他应收款”这个科目，在注会的审计视角里，这个科目简直就是个“大杂烩”，也是个藏污纳垢的高发区，员工借款、备用金、赔款、押金,全往里塞。

生活实例： 我记得刚入行那会儿，在一家中型企业做总账会计，当时有个业务员，预借了2万块钱去上海参展，结果回来后只拿回来几千块的发票，剩下的钱他说“用于打点客户了，没有票”，最后这笔账就在“其他应收款”里挂了整整三年，直到年底审计师来查账，翻出了这笔长账龄的挂账，老板发火了,才从该业务员的年终奖里硬扣了下来。

当你写下这个分录的时候，心里要有一根弦：这笔钱不是花掉了，只是暂时寄存在了员工身上，我（公司）是有权利把它要回来的。

报销：一场关于“多退少补”的数学游戏

过了几天，老王出差回来了，他带着一叠皱皱巴巴的发票、高铁票和酒店水单,再次来到了财务室。

这时候，我们面临两种情况：一种是老王花的钱比借的多，一种是比借的少，这两种情况的会计分录截然不同,处理起来心情也不一样。

花多了，公司得补钱（这是财务最不喜欢的）

老王借了5000，实际花了6000，发票审核无误后,公司需要再给他补1000元。

会计分录如下：

借：管理费用（或销售费用）——差旅费 6000 贷：其他应收款——老王 5000 贷：库存现金（或银行存款） 1000

这里的逻辑是：我们确认了6000元的费用是真实发生的，所以借记费用，原来那5000元的借款通过贷记“其他应收款”抵消了，剩下的1000元缺口，公司真金白银地拿出来,所以贷记货币资金。

个人观点： 说实话，作为财务，我特别怕这种情况，为什么？因为“补钱”意味着二次支付，流程繁琐，一旦出现预借款项严重不足的情况，往往说明我们的预算管理或者审批制度出了问题——既然知道要花6000，当初为什么只批5000？这无形中增加了财务的工作量,也增加了资金流出的不可控性。

花少了，员工得退钱（这是财务最喜欢的）

老王借了5000，实际只花了3000，发票审核后,老王需要把剩下的2000元退回给公司。

会计分录如下：

借：管理费用（或销售费用）——差旅费 3000 借：库存现金 2000 贷：其他应收款——老王 5000

你看，这里的“其他应收款”还是贷方5000，表示这笔债务彻底结清了，我们只认了3000元的费用，剩下的2000元，借记库存现金,表示钱回到了公司的保险柜里。

生活实例： 这种“退钱”的戏码，在现实中往往演得比较艰难，我见过太多员工，借了5000，回来只有几百块发票，剩下的钱早就不知去向，或者买了私人物品，当你让他退钱时，他会说：“哎呀，我没带现金，能不能从下个月工资里扣？”或者“那些发票我丢了，能不能算作损耗？”

这时候，会计分录虽然还是这么写，但那2000元的“库存现金”可能就变成了“其他应付款——员工欠款”，这就变成了坏账的温床，我个人的经验是：在借款时就要严控金额，报销时必须“多退少补”，且原则上只允许转账，不退现金，避免扯皮。

深度解析：为什么“其他应收款”是审计师的眼中钉？

前面咱们提到了分录，现在咱们往深了挖一层，作为一名注会行业的写作者，我有责任告诉大家，这几个简单的分录背后,隐藏着什么样的审计风险。

在审计实务中，“其他应收款”的函证和检查是重中之重，为什么？因为这个科目太容易变成老板或者员工的“提款机”了。

假如你是一家公司的CFO，你看到资产负债表上“其他应收款”余额有几百万，而且明细全是员工借款,你会怎么想？

占用资金： 员工预借了钱不报销，或者长期挂账不还，本质上是在挪用公司的营运资金，对于现金流紧张的企业来说，这可能是致命的，每一笔长期未还的借款,都是对公司资源的浪费。

税务风险： 如果员工借了钱，年底既不还钱，也没有发票报销，税务局会怎么看？根据《财政部国家税务总局关于规范个人投资者个人所得税征收管理的通知》，如果投资者（老板）从企业借款，在纳税年度终了后既不归还又未用于企业生产经营的，未归还的借款可视为企业对个人投资者的红利分配，依照“利息、股息、红利所得”项目计征个人所得税。虽然普通员工不适用这个条款，但如果是高管，依然存在被认定为变相发薪水的风险，需要补缴个税，这时候，你的会计分录如果还停留在“其他应收款”,那税务风险就大了。

费用归集的准确性： 为了省事，或者为了掩盖某些不合规的支出，会计可能会在员工报销时，把不该计入差旅费的钱混进去，老王拿来一张给客户买礼品的发票，也记在了“差旅费”里，虽然分录是“借：管理费用，贷：其他应收款”，但这导致费用的属性变了，可能影响企业所得税的扣除（业务招待费是有扣除限额的，而差旅费通常是全额扣除）。