公司做账一般怎么做的？一位老会计的肺腑之言与实操全解

作为一名在注会行业摸爬滚打多年的“老财务”，我经常被身边的朋友、刚创业的老板，甚至是刚入行的实习生问到同一个问题：“公司做账一般怎么做的？”

说实话,这个问题看似简单，实则包罗万象，很多人以为做账就是把钱记下来，加减乘除算个总数，但在我们专业人士眼里，做账更像是在写一部基于商业逻辑的“连续剧”，每一笔分录都是剧情的推进，每一张报表都是剧集的结局，如果剧本写不好，不仅观众（税务局、投资人）看不懂，导演（老板）也会跟着遭殃。

我就抛开那些晦涩难懂的教科书式定义,用最接地气、最人性化的方式，带大家走进财务室，看看公司做账这档子事儿，到底是怎么一步步完成的。

第一阶段：搜集“素材”——原始凭证的“大浪淘沙”

做账的第一步,绝对不是打开电脑敲键盘，而是面对一堆乱七八糟的单据，在行话里，这叫“取得和审核原始凭证”。

生活实例： 想象一下，你是个家庭主妇，你要记家庭账本，你老公去买菜了，回来随手把一张皱巴巴的小票扔在茶几上；你孩子交学费，学校给了一张正式的收据；你自己去加油，微信支付里有一张电子截图，这些小票、收据、截图，就是公司的“原始凭证”。

在公司里,这个过程要复杂得多，销售部把出差回来的飞机票、酒店水单扔给你；采购部拿回来一叠增值税专用发票；行政部把水电费缴费单拍在你桌上。

我的个人观点： 很多老板觉得财务人员“事儿多”，发票贴得不整齐都要打回去重贴，但我必须说，原始凭证是做账的“地基”，地基打歪了，楼肯定塌。 我见过太多公司，因为缺了一张发票，或者发票抬头写错了一个字，导致几百万的成本无法在税前扣除，多交了十几万的冤枉税。

在这个阶段,财务人员要做的是“火眼金睛”：

看真假： 这张发票是真的还是假的？现在税务系统联网，一查便知。
看合规： 发票抬头是不是我们公司全称？税号对不对？税收分类编码选得对不对？
看逻辑： 比如你报销的是“办公用品”，但后附的清单却是“高档海鲜礼盒”，这逻辑就不通，这就是典型的“买椟还珠”，想浑水摸鱼，财务得敢拍桌子拒绝。

第二阶段：编写“剧本”——编制记账凭证

当原始凭证审核无误后,我们就进入了核心环节：编制记账凭证，这就是把那些纸质的单据，翻译成会计能看懂的“商业语言”。

生活实例： 还是回到家庭记账，你老公买菜花了50元，你在账本上写：“生活支出：买菜，50元”，这就是最简单的记账凭证。

在公司里,我们要用“借方”和“贷方”这两个“万能钥匙”来开启每一笔交易。公司用银行存款买了一台电脑10000元。财务会在软件里记：

借：固定资产——电脑 10000元（意思是：公司多了一台价值1万的资产）
贷：银行存款 10000元（意思是：公司卡里的钱少了1万）

这看起来很简单,但实际操作中，最考验功力的是“会计科目的运用”。

具体实操与观点： 我见过很多新手会计，一看到钱出去了就全记入“管理费用”，结果导致公司账面利润虚低，或者资产虚高。举个例子：老板花20万装修了办公室。有人会说：“这是花钱了，记费用吧。” 错！如果这20万能让办公室使用好几年，根据权责发生制，这应该记入“长期待摊费用”或者“固定资产”，然后分几年摊销，如果一次性记入当期费用，本来今年赚100万，结果账上只剩80万，报表难看不说，税务查账时还得调整。

做账不是简单的流水账,它是对业务实质的“定性”，作为专业写作者，我必须强调：不懂业务的会计，永远做不出好账。 你得知道这笔钱到底是干什么用的，才能给它找到最合适的“家”（会计科目）。

第三阶段：录入“系统”——过账与结账

凭证做好了,就往财务软件里录入，以前老一辈会计用手写账本，那是真的辛苦；现在我们用金蝶、用友这些软件，效率高了很多，但逻辑是一样的。

这个过程叫“过账”，其实就是把凭证上的数据搬运到各种账簿里去：现金账、银行账、明细账、总账。

生活实例： 这就像你把每天发生的买菜、加油、交学费的记录，分别汇总到“饮食账本”、“交通账本”和“教育账本”里，最后再算出一个总账，知道这个月一共花了多少钱。

到了月底,财务部最忙碌、最抓狂的时刻就来了——结账。

这包括几个关键步骤：

计提： 有些钱没付，但账上得先记着，比如员工的工资，这个月干完了，可能下个月5号才发，但在月底做账时，我们必须把这笔工资算进本月的成本里，借方记成本费用，贷方记“应付职工薪酬”，这叫“计提”。
摊销： 前面说的装修费，这个月要分摊一部分，把它从资产变成费用。
结转损益： 把所有收入类账户、所有费用类账户的余额，都转到“本年利润”里去，这一步就像收割庄稼，把地里的（收入）和消耗的（费用）都算一算，看看最后剩多少粮食（利润）。

我的个人观点： 结账是财务人员的“渡劫”时刻，每到月底，财务部的灯总是亮得最晚，我常对团队说：“结账不仅仅是关账，它是给公司这个月的经营画句号。” 这时候最忌讳的是“差不多主义”，哪怕差一分钱，账也是平不了的，这“一分钱”的误差背后，可能是一张漏记的发票，或者一个小数点点错的位置。严谨，是做账的底线。

第四阶段：面对“考官”——税务申报与报表生成

账做完了,数据出来了，接下来要面对谁？面对税务局，面对老板。

报表生成： 财务软件会自动生成三大报表：资产负债表、利润表、现金流量表。

资产负债表是底子：告诉你公司有多少家底（资产），欠多少外债（负债），股东剩多少（所有者权益）。
利润表是面子：告诉你公司这段时间赚了多少钱，花在哪里了。
现金流量表是日子：告诉你手里有没有活钱，会不会因为账面有利润但兜里没现金而饿死。

生活实例： 这就好比你去医院体检。资产负债表是你的“身体成分分析”：多少肌肉（资产），多少脂肪（负债）。利润表是你的“代谢记录”：这段时间吃进去多少（收入），消耗多少（支出），长胖了还是变瘦了（利润）。现金流量表是你的“血液检查”：血流顺不顺，会不会缺血。

税务申报： 这是做账最敏感的环节，现在实行“金税四期”，税务局的大数据系统比你自己还了解你的公司，我们填的增值税申报表、所得税申报表，必须跟我们账面上的数据严丝合缝。

具体实操与观点： 很多老板抱着侥幸心理，想“两套账”，一套内账（真实的），一套外账（给税务局看的，少报收入）。作为专业人士，我必须严厉地指出：这种做法是在走钢丝，而且钢丝下面就是万丈深渊。 现在的税务稽查手段，通过发票流向、资金流向、甚至你的用电量、物流信息，都能交叉比对出你的真实经营状况。

我经手过一家企业,因为隐瞒了部分不开票收入，被税务局通过大数据比对同行业利润率预警，最后不仅要补税、交滞纳金，还要交罚款，信用等级降为D级，直接失去了竞标大型项目的资格。做账必须合规，合规不是成本，是护身符。