会计记账凭证填写样本，从小白到老会计的进阶实战指南

大家好，我是你们的老朋友，一个在注会行业摸爬滚打多年的“账房先生”。

今天我们要聊的话题，既是最基础的入门功夫，也是很多资深会计偶尔会“翻车”的细节——那就是会计记账凭证的填写。

很多刚入行的年轻人，看着那一排排空白的凭证，手里捏着厚厚的一叠原始单据，往往会感到无从下手，甚至有人觉得，现在都ERP系统时代了，只要录入数字，系统自动生成凭证,还需要学怎么填吗？

我的观点很明确：工具再先进，也代替不了人脑的逻辑。 如果你不理解记账凭证背后的借贷逻辑，不知道每一个摘要该怎么写才经得起审计的推敲，那么你永远只是一个“录入员”,而无法成为一名真正的财务管理者。

我就结合我职业生涯中遇到的真实案例，给大家整理一份详尽的会计记账凭证填写样本，咱们不只讲干巴巴的理论，更要讲讲这背后的“人情世故”和“生存法则”。

为什么记账凭证被称为会计的“日记”？

在正式进入样本之前,我想先聊聊记账凭证的本质。

你可以把企业的账本想象成一部连续剧的剧本，而每一张记账凭证，就是其中的一集剧情，原始单据（比如发票、银行回单）是拍摄素材,而记账凭证则是导演剪辑后的正片。

记账凭证的核心作用，就是把经济业务翻译成会计语言。

我有一次去一家初创公司做尽职调查，翻开他们的凭证本，简直惨不忍睹，摘要栏里全是“报销”、“付款”、“转帐”，没有任何主语、宾语，也没有时间地点，我问财务经理：“这笔钱是谁付的？付给谁了？干什么用的？”她翻看了后面的附件,花了十分钟才告诉我。

这就是反面典型，一份优秀的记账凭证，应该能让任何一个不懂业务的人，在三年后翻看时,一眼就能看懂当时发生了什么。

记账凭证填写的“黄金法则”与通用结构

在展示具体样本之前，我们需要统一一下标准，虽然现在大家用的软件五花八门（用友、金蝶、SAP等）,但核心要素是不变的。

一份标准的记账凭证，通常包含以下“七剑下天山”：

凭证字号：这是它的身份证号。
制单日期：业务发生或编制的日期。
摘要：凭证的灵魂（后面重点讲）。
会计科目：凭证的骨架。
借贷金额：凭证的血肉。
附件张数：证据的数量。
签章：责任的归属。

实战样本解析：生活实例与业务场景

为了让大家更有体感，我将通过三个具体的业务场景，来展示会计记账凭证填写样本,大家请注意看摘要的写法和科目的运用。

最经典的“差旅费报销”

【场景描述】 2023年10月15日，销售部员工王刚去北京出差回来了，抱着一堆发票：机票一张1200元，酒店住宿费3晚共1800元，打车费200元，他填好了报销单，找领导签字后，把票据交给了你，公司规定，出差借款实行“多退少补”，王刚之前借了4000元,现在需要退回800元现金。

【记账凭证填写样本】

制单日期：2023-10-15
摘要：收销售部王刚退回北京出差多余借款
- （注：这里不要写“报销”，因为报销是费用的归集，这笔分录的核心是资金的退回，摘要要清晰：动作+谁+什么事。）
附件张数：2张（借款退回收据、原借款单复印件）

科目名称	借方金额	贷方金额
库存现金	00
其他应收款——个人借款——王刚		00

紧接着,要做费用确认的凭证：

制单日期：2023-10-15
摘要：结转销售部王刚北京出差差旅费
附件张数：4张（报销单、机票、酒店水单、出租车票）

科目名称	借方金额	贷方金额
销售费用——差旅费——交通费	1,400.00
销售费用——差旅费——住宿费	1,800.00
其他应收款——个人借款——王刚	3,200.00

【个人观点与点评】 很多新手容易犯的错误是直接做“借：费用，贷：现金”，这是不对的，因为员工并没有拿现金来报销，他是冲抵了之前的借款。这里我想强调一下摘要的颗粒度，在第一张凭证中，我特意写了“退回北京出差多余借款”，而不是简单的“王刚还款”，为什么要加“北京出差”？因为如果王刚同时还有一笔私人借款，摘要写得越具体，日后查账时就越能快速定位业务性质,避免混淆。

令人头秃的“采购入库与付款”

【场景描述】 公司向供应商A公司采购了一批原材料，货款10万元，增值税1.3万元，货到了，发票也到了，但是公司资金紧张，财务总监通知先付5万元定金,剩下的一个月后付。

【记账凭证填写样本】

第一步：入库确认（发票已到）

制单日期：2023-10-20
摘要：收到A公司原材料入库款未付
附件张数：3张（入库单、增值税专用发票、采购合同）

科目名称	借方金额	贷方金额
原材料——主要材料	100,000.00
应交税费——应交增值税（进项税额）	13,000.00
应付账款——A公司		113,000.00

第二步：部分付款

制单日期：2023-10-22
摘要：支付A公司原材料款（10月货款）50%
- （注：这里加上“10月货款”或者合同编号非常重要，因为以后你会付无数次A公司的钱，如果不区分，对账时会疯掉。）
附件张数：2张（银行回单、付款申请单）

科目名称	借方金额	贷方金额
应付账款——A公司	50,000.00
银行存款——工行基本户		50,000.00

【个人观点与点评】 在这个样本中，我想聊聊“附件张数”的学问。有的会计只数发票张数，这是不对的，附件张数应该包含支持这笔分录的所有有效证据，比如付款凭证，必须有银行回单（证明钱出去了）和内部审批单（证明钱是经领导同意出去的），少一张，这个业务链条就不完整，万一以后审计查起来，问你“这笔5万元是谁批的？”，你拿不出审批单，那就是内控缺失,是要背锅的。

月底的“计提与结转”

【场景描述】 到了月底，这是会计最忙碌的时候，需要计提本月工资、计提固定资产折旧，还要结转本期损益,这是很多新手觉得最抽象的部分。

【记账凭证填写样本：计提工资】

制单日期：2023-10-31
摘要：计提2023年10月份全体员工工资
附件张数：1张（工资计提表/工资单）

科目名称	借方金额	贷方金额
管理费用——工资	200,000.00
销售费用——工资	300,000.00
生产成本——直接人工	400,000.00
应付职工薪酬——工资		900,000.00

【个人观点与点评】 为什么我要专门把计提拿出来讲？因为很多小微企业喜欢“发工资时才做账”，即：借费用，贷银行存款。这是大忌！这叫“以收付实现制代替权责发生制”。正确的做法是，不管钱发没发，只要人干活了，月底就必须先做上面这张“计提”凭证，这样你的费用才能真实归属到当月。试想，如果你把12月的工资放到1月份发才记账，那么12月的利润就会虚高，你会多交企业所得税，老板肯定要找你谈话。“计提”是会计权责发生制精神的体现，也是会计人员专业性的试金石。

避坑指南：那些年我们踩过的“坑”

作为一名注会行业的写作者，我看过太多因为凭证不规范导致的悲剧，下面这几个坑,大家一定要绕着走。

“借贷不平”的低级错误 现在的软件大多有自动平衡功能，但在手工账或某些特殊录入下,还是会出现借贷不平。
- 生活实例：我有一次带一个实习生，他做凭证时，因为手抖，把5000输成了500，结果试算平衡表怎么都平不了，差了4500元,我们花了整整一下午才在一堆凭证里把它揪出来。
- 观点：借贷不平是会计的“奇耻大辱”，每次做完凭证，哪怕系统不报错，自己也要心算一眼大数,确保逻辑正确。
摘要写得像“天书”
- 反面教材：摘要写“转帐”。
- 正面教材：摘要写“结转本月甲产品销售成本”。
- 观点：摘要就是凭证的脸面，不要为了省那几个字，给未来的自己（或者接手你工作的同事）挖坑，哪怕你现在记得清清楚楚，半年后你绝对会忘了这笔“转帐”到底是转什么。
附件张数“虚报” 有些会计为了图省事,把不相关的单据粘在一起作为附件。
- 观点：这是严重的合规问题，每一张凭证后面附的单据，必须与该笔业务严丝合缝，如果税务局来查税，发现你的付款凭证后面贴着一张餐饮发票（虽然金额没对上），他们完全有理由怀疑你在做假账，进而展开全面稽查，别给税务稽查送“把柄”。