说起“其他应收款”，好多人一听就觉得简单，不就是公司里那些零零碎碎的欠款嘛我以前也是这么想的，直到有一次做账，被审计师给抓了个现形，才明白这里面的水深着。
我以前是怎么掉坑里的？
刚开始那会儿，我图省事，只要不是主营业务发生的应收款，一股脑全扔进了“其他应收款”。那时候，我们公司有个项目，先给供应商预付了一大笔钱买材料，这笔钱我直接就记在了“其他应收款”里。想着反正材料能进来，也不算错。
结果年底审计来了，盯着这笔预付款问东问西。审计师说，预付的货款，就算金额再大，也得放到“预付账款”，不能跟那些七七八八的借款、押金混在一起。我当时还犟嘴，说这不都是公司应该收回来的钱吗？他直接把会计准则翻给我看，说这涉及到报表使用者对公司资产性质的判断问题，不能乱来。
那次教训之后，我专门去把这块内容理了一遍，发现“其他应收款”很挑剔的。
“其他应收款”到底装了
简单来说，“其他应收款”就是个“收容所”，但它收的都是那些不属于应收票据、应收账款、预付账款、长期应收款的项目。
- 员工个人借款：这个最常见了。比如员工出差回来报销前，公司先借了一笔钱给他。或者有时候员工家里急事，公司人性化处理借了一部分钱。这种明确是个人用途的借款，就得放这里。
- 各种押金和保证金：比如我们租办公室，交的房租押金；参与一些招投标项目，交的投标保证金；或者跟合作方签合同，交的履约保证金。这些钱最终是要退回来的，性质上是公司的债权。
- 暂付或代垫款项：比如我们帮兄弟公司或者关联公司代付了一笔费用，然后等着他们再把钱还回来。
- 应收的赔偿款或罚款：比如我们跟客户打官司赢了，法院判决对方要赔偿的款项；或者因为合同违约收到的违约金。
- 备用金超过一定时间没报销的余额：员工领了备用金，一直拖着不报销，那这部分余额也暂时挂在其他应收款里。
避开两大常见错误与陷阱
我在实际操作中，发现大家最容易犯下面这两个错误，也是被审计师重点关注的地方。
陷阱一：把“预付款”当“其他应收款”
记住一个原则：只要是跟采购商品或接受劳务相关的钱，不管你叫它什么名字，哪怕是预付的运费、预付的广告费，只要最终目的是为了换取货物或服务，就应该放在“预付账款”里。
我以前那个例子就是典型的：预付给供应商的材料款，性质是预付货款，不是其他应收款。这很重要，因为报表使用者看预付账款，知道你是存货储备或业务扩张需要，看其他应收款，更多是关注你的资金周转和员工借款风险。
陷阱二：长期挂账不清理，形成“坏账黑洞”
其他应收款的风险，主要集中在它的可收回性上。
我发现很多公司，员工离职了，几百几千块的借款就一直挂在那儿，成了呆账。还有一些押金，合同早就终止了，也不去追回来。时间一长，这部分账龄越来越长，想收都收不回来了。
我们现在每个季度都会做一次账龄分析：
- 对于员工借款，超过 3 个月没还的，直接发邮件催促。如果员工离职未还的，直接要求从工资或补偿金里扣除。
- 对于押金，项目一结束，立即启动退款流程。
更重要的是，要定期计提坏账准备。特别是那些账龄超过三年的，我心里基本就有数了，该提的坏账准备一定要提足。这样财务报表才能真实反映公司的资产情况，而不是一堆名存实亡的债权。
说到底，其他应收款虽然是边角料，但处理不小问题也能变成大麻烦。规范分类、及时清理、足额计提，这三个步骤走好了，审计师来了也能安心不少。
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