最近我回了一趟老家帮我表哥打理那家开了十来年的五金店,正好赶上他们店里做账务清理。我这一翻他那些旧账本,好家伙,墙角堆着的发票存根联都快发霉了,那灰落得我有过敏性鼻炎的人直打喷嚏。我哥这人比较保守,总觉得这些原始凭证得供着,万一哪天税务上门查账,拿不出来就得抓瞎。他说他记得以前说是要存个十年八年的,所以哪怕屋里堆不下,他也硬是租了个小仓库放这些纸片子。
我亲自查了查最新的规矩
我当时就觉得,现在都什么年代了,到处都是电子发票,这保存期限肯定得有变化。我就顶着灰尘,拉着我哥坐在电脑前,查了查最新的规定。我不查不知道,一查还真发现这事儿跟我哥想的完全不一样。按照现在的会计档案管理办法,实际上发票存根联和发票登记簿,现在的保存年限已经明确了,就是5年。甚至如果你已经做了电子化归档,那些纸质的存根联只要满足一定条件,根本不用在那儿占地方吃灰。
具体的实践操作过程
为了让我哥放心,我特意跑了一趟当地的办税大厅去确认。我直接问柜台的小姑娘,我那五金店十年前的存根能不能扔。人家直接跟我说,除了那种还没用完的发票得交回,已经开过的存根联,只要满5年了,你按照流程销毁就行。我回来后,先是把我哥那些发票分门别类,按年份码齐。我发现他居然连2012年的发票还留着,那字迹都快磨没了,跟白纸没啥区别。
第一步,我把2018年以前的所有发票存根全部拎了出来。这些玩意儿加起来有十几箱子,全是我哥这十来年的“宝贝”。
第二步,我让他翻开会计账簿,核对了一下这些年份的账是不是早就结清了,有没有什么还没结案的税务纠纷。确认都没问题之后,我告诉他,这些已经过了5年期限的,可以准备处理了。
第三步,我没让他直接当废纸卖,毕竟上面有客户的信息。我找了个专门的大型碎纸机,就在店门口开干,整整碎了一个下午,那纸屑装了好几大袋子。我哥看着那些纸变成碎渣,心疼得不行,我跟他说你省下的仓库租金都能买好几台碎纸机了。
关于电子发票的坑
在处理的过程中,我还发现一个问题。现在很多电子发票,我哥都是打印出来随手一夹。我提醒他,现在的规定是,电子会计凭证如果你只打印了纸质版保存,那是不合规的。必须得把原始的PDF或者OFD电子文件原封不动地存起来。我赶紧帮他在电脑里建了个专门的文件夹,按月份把这些电子档全归位了。这样以后连纸质存根都不用怎么操心了,只要硬盘不坏,存个五年十年那是轻轻松松。
以前咱们总觉得这些东西越久越稳妥,现在国家为了给小企业减轻负担,流程已经简化很多了。只要你记清楚5年这个坎儿,别到时候查无此账,也别像我哥那样死守着一堆废纸。弄完这一切,我哥看着空出来的库房,终于舍得请我吃顿火锅了。这事儿告诉我,规矩变了咱也得变,别老守着老黄历过日子,累的是自己,还没啥实际用处。

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