记账凭证excel表格下载，告别手写烦恼，轻松搞定企业财务基础

作为一名在注册会计师行业摸爬滚打多年的“老兵”，我见过太多企业在财务基础工作上的挣扎，尤其是初创公司和中小微企业，往往因为不舍得花钱买昂贵的财务软件，或者财务人员还在用最原始的手工记账方式，导致账目混乱不堪。

我想和大家聊聊一个看似不起眼,却能极大提升你财务工作效率的神器——记账凭证Excel表格，我也想分享一些关于这个工具背后的思考和使用心得，别小看一个Excel表格，用好了，它就是你财务管理的基石；用不好，它就是一团乱麻。

那个让我头疼的“手写时代”

在开始讲干货之前,我想先讲一个真实的故事，这不仅仅是一个关于表格的故事，更是一个关于“规范”与“混乱”博弈的故事。

几年前,我受托去给一家做餐饮连锁的朋友老李做年度税务汇算清缴的复核，老李的生意做得风生水起，开了十几家店，但他有个习惯——省钱，能不花的钱绝对不花，他的财务部只有两个人，一个出纳，一个刚毕业不久的会计，我去的那天，刚好赶上他们在整理当年的凭证。

推开财务室的门,我被眼前的景象惊呆了，桌子上堆满了像小山一样的单据，两个年轻的姑娘埋头在票据堆里，手里拿着黑色的水笔，正在那种文具店买来的通用“记账凭证”纸上奋笔疾书。

“老师，您坐，我们把这个月的凭证补完。”小会计满头大汗地说道。

我随手拿起一张已经写好的凭证,字迹潦草不说，最要命的是，摘要栏写着“付买菜钱”，金额栏里写着“5000”，后面附着一叠皱皱巴巴的超市小票和手写的收据。

“这5000块钱是买什么菜了？哪个店用的？”我问。

小会计愣了一下,翻看后面的单据，挠挠头说：“好像是总店厨房用的，具体厨师长没写清楚，单据太多了。”

我当时心里就“咯噔”一下，这种记账方式，不仅效率极低，而且存在巨大的税务风险和内控漏洞，一旦税务局查账，或者内部出现贪腐，这种“糊涂账”根本经不起推敲。

那天下午,我花了三个小时，帮她们在电脑上重新设计了一套简单的Excel记账凭证模板，并教她们如何录入，当看到打印机“滋滋”地吐出一张张清晰、规范、借贷平衡的凭证时，小会计长舒了一口气：“天哪，这比我手写快多了，而且看着心里舒服多了。”

这就是我想说的第一点：工具的升级，本质是思维的升级。 当你开始寻找“记账凭证excel表格下载”的时候，其实你已经意识到了规范的重要性。

为什么我推荐你用Excel记账凭证？

现在市面上有各种财务软件,从金蝶、用友到SAP，功能强大无比，但为什么我还要专门写文章推荐Excel表格呢？这背后有几个非常务实的理由，也是我个人的职业建议：

成本极低，上手极快 对于很多小微企业来说，动辄几千上万的软件年费是一笔不小的开支，而且很多专业软件操作复杂，需要专门的培训，而Excel呢？几乎是每台电脑的标配，只要你懂一点点借贷记账法，下载一个模板，填进去就能用。

灵活性是最大的杀手锏 财务软件虽然严谨但死板，有时候企业会有一些特殊的业务需求，或者老板想看一些特定维度的数据，在软件里修改设置可能需要找IT或者实施顾问，费时费力，而在Excel里，你可以随意增加备注栏、拆分单元格、用公式自动计算某些特定指标，这种“随心所欲”的灵活性，在业务快速变化的初期是非常宝贵的。

强大的数据关联能力 Excel不仅仅是记录工具，它更是数据处理工具，你可以在凭证表格的基础上，利用函数自动生成明细账、试算平衡表，甚至通过透视表一键生成财务报表，这种“牵一发而动全身”的体验，是手写记账无法比拟的。

一个优秀的记账凭证Excel模板应该长什么样？

既然你决定要下载或者自己制作一个Excel记账凭证,那么它必须具备哪些要素才算合格？别担心，我不讲复杂的数据结构，我只讲“人性”和“实用”。

一个标准的、好用的Excel记账凭证模板，通常包含以下几个核心部分：

清晰的表头信息

这是凭证的“身份证”，在表格的最上方，必须明确列出：

记账日期：什么时候发生的这笔业务？
凭证字号：这是第几张凭证？通常格式是“记字第xx号”。
附件张数：后面贴了多少张原始单据？这是审计和查账的重点，必须填。
摘要：这是凭证的灵魂，千万不要像老李的会计那样写“付买菜钱”，要写“付总店厨房2023年10月第1周食材采购款”，好的摘要，能让你在三年后看到这张凭证时，瞬间还原当时的业务场景。

规范的会计科目体系

这是Excel模板最见功力的地方,不要让你手动输入“银行存款”或“主营业务收入”，那样太慢且容易出错（比如输入成“银存存款”）。一个优秀的模板会利用Excel的“数据验证”功能，当你点击科目栏时，会自动弹出一个下拉菜单，里面预设好了你企业的一级、二级甚至三级会计科目，你只需要动动鼠标选择，既保证了规范，又提升了速度。

自动计算的借贷方

这是Excel作为电子表格的核心优势,在表格的底部，应该设置自动求和公式。

借方合计：自动计算该张凭证所有借方金额的总和。
贷方合计：自动计算该张凭证所有贷方金额的总和。
借贷平衡校验：这是我最看重的一个功能，你可以设置一个条件格式，借方合计”不等于“贷方合计”，整个表格边框就变成红色，并弹出提示“借贷不平衡！”，这个功能能帮你避免99%的低级错误。

打印友好的排版

我们做电子记账,最终往往还是要打印出来装订成册的，Excel表格的页面设置非常关键，好的模板会预设好打印区域，确保你按Ctrl+P（打印）时，一张凭证刚好能打印在一张A4纸或者专门的凭证纸上，不会出现金额被切断、表头重复打印等尴尬情况。

不仅仅是下载，更要学会“驾驭”

很多人在网上搜索“记账凭证excel表格下载”，拿到文件后就开始往里填数，这就像买了一辆法拉利却只用来买菜一样，暴殄天物，作为专业人士，我想教你几个进阶技巧，让你的Excel表格发挥出十倍的价值。

利用VLOOKUP函数实现科目代码自动转换 在实际工作中，老会计往往喜欢敲键盘输入科目代码（比如1001代表现金），而不是去点鼠标，你可以在模板里设置两列，一列是“科目代码”，一列是“科目名称”，在“科目名称”栏里套用VLOOKUP函数，当你输入“1001”时，它自动跳出“库存现金”，这既保留了键盘输入的快感，又保证了科目的准确性。

建立“凭证汇总表” 不要只把每一张凭证做成一个独立的Excel文件，那样你就失去了Excel最大的威力，你应该建立一个工作簿，里面有很多张表。第一张表叫“封面”，第二张表叫“凭证汇总表”（也就是凭证清单），后面的每一张表分别是“记字01号”、“记字02号”…… 在“凭证汇总表”里，通过公式把每一张凭证里的日期、科目、金额都抓取过来，这样一来，你实际上就拥有了一个完整的数据库，当你想查“今年一共付了多少广告费”时，只需要在汇总表里筛选一下，答案立马显现。