中小企业内部控制，老板，别把救命稻草当成绊脚石

作为一名在注册会计师行业摸爬滚打多年的从业者,我见过太多企业的兴衰荣辱，每次去中小企业做审计或者咨询，只要一提到“内部控制”这四个字，老板们的反应通常只有两种：要么是一脸茫然，觉得那是上市公司才需要玩的“高大上”游戏；要么就是一脸苦笑，摆摆手说：“老师，我们公司小，人手不够，内控太贵了，搞不起，别整那些虚的，让我怎么省税怎么赚钱才是正经事。”

说实话,这种心情我特别能理解，中小企业嘛，讲究的是船小好掉头，讲究的是效率，是人情味，在很多人眼里，内部控制就是一堆厚厚的流程图、繁琐的审批单、还有各种互相猜忌的制衡制度，这跟咱们“兄弟齐心，其利断金”的创业文化似乎格格不入。

今天我想以一个专业朋友的身份,掏心窝子地跟各位老板聊聊：中小企业内部控制，绝对不是你们的绊脚石，而是你们在风雨飘摇的市场里活下去的“救命稻草”。

误区：人少就不需要内控？那是因为你没见过“小偷”

很多老板有一个根深蒂固的误区：“我就十几号人，几十号人，大家都在一个办公室干活，谁干什么我看得一清二楚，还需要什么内控？”

这里我要讲一个真实发生在我身边的故事,这事儿虽然简单，但特别典型。

前几年,我给一家做电子元器件贸易的小公司做代账，公司老板姓陈，是个特别豪爽的技术男，总共不到20个人，财务部就两个人：一个出纳小王，是老板的远房亲戚，看着老实巴交的；一个会计老李，是兼职的退休老师，每个月来几天做报表。

陈老板平时忙着跑业务、搞研发，公司的钱基本上都交给小王打理，转账、支票、现金，全是小王一个人说了算，老板觉得，小王是自己看着长大的亲戚，知根知底，而且公司账上也没多少钱，没必要搞什么“收支两条线”，更没必要搞什么网银U盾分开管理，为了方便，U盾、密码、甚至老板的私人印章，都放在小王那个没上锁的抽屉里。

结果呢？三年时间，小王利用职务之便，通过伪造老板签字、偷盖印章，陆续挪用了公司大概200多万公款去网络赌博，直到有一天，供应商因为货款没结清打电话骂上门，陈老板去查账，才发现那个曾经让他引以为傲的“金库”早就被搬空了。

最讽刺的是,案发后小王交代，她第一次挪用只是借了5000元，打算赢一把就还回去，因为没人查，也没人监管，U盾在她手里就是提款机，胆子越来越大，最后窟窿补不上，只能越陷越深。

我的观点： 这就是典型的“因为信任，所以放弃控制”。中小企业的内控，首先不是防外人，而是防“家贼”，更是防“人性”。 哪怕只有三个人，管钱的和管账的也必须是两个人，这不是信不信任的问题，这是对老板自己心血负责，在这个案例里，如果陈老板哪怕只是多做一个动作：每个月让那个兼职会计老李去银行拉一次对账单，或者把复核U盾自己拿着，这200万就丢不掉。

别再说公司小就不需要内控,公司越小，一旦发生风险，那就是灭顶之灾，抗风险能力几乎为零。

采购里的“猫腻”：别让你的利润在不知不觉中流失

除了资金安全,中小企业最容易出血的地方就是采购，很多老板觉得：“采购不就是买东西吗？我亲自去谈价格，还能有猫腻？”

这里又要讲一个生活实例,我有个朋友老张，开了一家连锁餐饮店，生意一直不错，但他发现一个怪现象：虽然营业额年年涨，但净利润率却年年降，他以为是原材料涨价，或者是服务员浪费。

后来我帮他梳理了一下流程,我发现他们家厨房用的食用油、调料这些易耗品，采购权完全掌握在厨师长手里，老张虽然偶尔会去市场询价，但他是个老板，哪有天天蹲在菜市场的功夫？厨师长跟供应商混熟了，价格稍微报高个5%、10%，老张根本看不出来，更有甚者，供应商送来的货，实际数量是95斤，发票开100斤，厨师长签个字就入库了。

这其中的差价,大家心照不宣，这其实就是典型的内部控制缺失——询价与定价分离、验收与记账分离。

我的观点： 在中小企业，我们不需要搞像上市公司那样复杂的招投标委员会，但是“货比三家”和“盲收”这两个动作必须要有。

所谓“盲收”，就是库管员在验收货物时，不能提前知道订了多少、单价多少，他只负责数数、称重，看质量，如果厨师长既负责买，又负责收，那他说是100斤就是100斤，神仙也救不了你的利润。

我给老张的建议很简单：找个人（哪怕是前台的姑娘）每个月去市场做一次“神秘访客”，问问行情；或者要求供应商送货时必须附带第三方送货单，库管员只对实物负责，不核对采购订单价格，就这么一个小小的改动，半年下来，老张的食材成本降了7个点，你说这7个点是纯利润啊，得卖多少碗面才能赚回来？

内控不是“管人”，是“理顺关系”

很多员工一听到内控就反感,觉得是老板不信任自己，是给自己找麻烦，这是对内控最大的误解。

我的观点： 好的内控，是让坏人没法做坏事，让好人能更安心地做好事。

举个例子,销售环节，很多中小公司的销售员，从谈客户、签合同、发货到催款，一条龙全包了，这看起来效率极高，销售员也觉得自己很有权，但这里面风险巨大。

我见过一家做设备销售的公司,销售员为了拿提成，私自给客户承诺超长的账期，甚至私自降价，合同也不拿回公司审批，直接盖个章（或者甚至不盖合同章）就发货，结果客户赖账或者倒闭，销售员拍拍屁股走人了，留下一堆坏账给老板。

这种情况下,建立内控制度，比如规定“超过一定金额的合同必须老板签字”、“发货必须由财务部确认收到预付款或信用额度内”，这其实是在保护销售员，如果没有这些制度，销售员可能会因为一时冲动或者为了业绩铤而走险，最后出了事，职业生涯也就毁了。

自然的人性化交流应该是这样的：老板对员工说，“兄弟，咱们定这个规矩，不是为了卡你，是为了帮你规避风险，万一客户以后扯皮，咱们有白纸黑字的审批记录，你也不背锅。”

老板，最大的风险其实是你自己

写到这里,我必须说句可能会得罪人的话：中小企业内控最薄弱的环节，往往是老板自己。

在审计中,我经常看到这种情况：公司制度写得漂漂亮亮，报销需要三人签字，采购需要两轮审批，结果呢？老板自己拿了一堆家庭聚餐的发票、孩子上学的发票、老婆买包的发票，往财务桌上一扔：“小刘，给我报了。”

财务看着发票,再看看制度上的“严禁报销私人费用”，只能苦笑，老板就是法，老板就是制度，这就叫“管理层凌驾于控制之上”。

生活实例： 有个做软件开发的小老板，特别恨员工迟到早退，于是考勤制度定得特别严，迟到一分钟扣50，结果他自己天天早上11点晃晃悠悠来公司，前台敢不敢记他迟到？不敢，财务敢不敢扣他钱？不敢。

员工看在眼里,记在心里，既然老板都不守规矩，那我为什么要守？于是大家开始变着法地钻空子，加班申请单随便填，虚报出差天数，反正“上行下效”。

我的观点： 内控的生命力，不在于制度写得多么完美，而在于老板是不是带头执行。 如果你想打造一个有战斗力的团队，请先从管住自己的手，不要随意乱报销、不要随意插手采购、不要随意承诺客户开始。

老板带头遵守规则,这本身就是最高级别的内部控制。

给中小企业的几点“接地气”的建议

我知道,让你像上市公司那样花几百万搞ERP系统，请四大来做流程梳理，那是不现实的，针对中小企业，我有几句非常实用的、不花钱或者少花钱的建议：

管钱不管账，管账不管钱： 这是铁律，哪怕你只有两个财务人员，出纳绝对不能兼任会计，也不能去银行拿对账单，老板自己或者找一个信得过的非财务人员，每个月必须拿银行对账单跟账面余额核对一次，这个成本为零，但能防住90%的资金舞弊。
印章管理要“分家”： 公章、法人章、财务章，千万别放在一个人手里，更别全放在老板的公文包里（容易丢），公章归行政管，法人章老板自己拿，财务章财务经理拿，盖合同的时候，必须要有不同的人同时在场或者有审批记录。
关键岗位要“轮岗”或“强制休假”： 这招特别管用，如果你觉得某个采购员或者库管员太重要了，离了他地球就不转了，那他通常就是最大的风险源，哪怕公司再小，也试着让老板助理或者别的同事偶尔去顶替他几天，一旦他有问题，这几天肯定露马脚。
利用科技手段： 现在有很多便宜的SaaS软件，甚至有些免费的进销存、报销工具，尽量让业务数据线上化，如果还在用手工做账、纸质单满天飞，那内控永远是空谈，数据在线上，痕迹就在，谁改了、什么时候改的、改了多少，一清二楚。
建立“例外”管理机制： 内控不是要把所有路都堵死，对于特殊情况，一定要有“绿色通道”，但这个通道必须留痕，为了抢急单，可以先发货后补合同，但必须在24小时内补齐，并且要在周会上公开说明原因，这就是“原则性与灵活性”的统一。