出纳建账的基本流程，新手出纳如何从零开始搭建资金管理的安全屋

你好,我是你们的老朋友，一个在注会行业摸爬滚打多年的“财务老兵”。

今天我们要聊的话题,既基础又硬核——出纳建账的基本流程。

可能很多刚入行的朋友,或者正在准备转做出纳的朋友，听到“建账”这两个字，心里多少有点发怵，脑海里浮现出的是堆积如山的凭证、永远对不平的数字，还有那种手里攥着现金却不知该往哪记的慌张感。

别担心,这种焦虑我太理解了，想当年我第一次进事务所实习，面对客户那一箱子乱七八糟的单据时，手心出的汗比现在听CPA审计课时出的汗还多，请相信我，出纳建账其实就像是给你的财务生活“装修房子”，只要设计图纸画好了，地基打稳了，后面的入住（日常记账）就会是一件非常有条理且充满成就感的事情。

我就不给你念教科书上的定义了,咱们用聊天的口吻，结合我见过的一些真实案例，手把手教你把这套流程理顺。

为什么“建账”不仅仅是买几个本子？

在正式开始流程之前,我得先泼一盆冷水，或者说，先帮你端正一个态度。

很多新手认为,出纳建账就是去文具店买几本现金日记账和银行存款日记账，然后翻开第一页开始写，大错特错！

在我看来，出纳建账的本质，是建立一套资金监控的闭环系统。

你手里的每一分钱,银行账户里的每一个数字变动，都必须在这个系统里留下痕迹，建账，就是设定这个系统的规则。

举个生活中的例子吧,这就像你刚搬进新家，如果你不先规划好“哪个抽屉放袜子”、“哪个柜子放零食”，后果是什么？是你找东西时翻箱倒柜，或者更糟——你以为你买了零食，结果找半天发现被塞进了袜子的抽屉里压扁了。

出纳工作也是如此,如果账簿体系没建好，钱丢了不知道去哪找，老板问余额时你支支吾吾，那这工作可就悬了。

准备工作：工欲善其事，必先利其器

咱们进入正题,出纳建账的基本流程，第一步其实不是动笔，而是“选工具”。

你需要准备以下几样东西：

现金日记账：这是用来记录手里现钞的。
银行存款日记账：这是记录公司各个银行账户流水账的。
正规账本：千万别拿个学校里的信纸本子凑合，一定要去买那种带印花税票的、订本式的正规账簿，这是为了防止有人抽页换页做假账，是法律上的保护。
笔墨：黑色或者蓝黑色的水笔，千万别用圆珠笔，更别用铅笔（除非是草稿），红笔只有特殊情况下才能用（比如冲销）。

个人观点： 我非常建议大家在准备阶段多花点心思去挑选账本，现在虽然很多公司都用财务软件了（比如用友、金蝶），但我坚持认为，新手出纳必须先在手工账本上练过一遍，只有亲手写过那种三栏式账页，你才能深刻理解“借方、贷方、余额”之间的勾稽关系，那种数字平衡的手感，是鼠标点击给不了你的。

核心流程：出纳建账的“五步走”

好,工具准备好了，咱们开始正式建账，我把它拆解为五个步骤，咱们一步步来。

第一步：启用账簿——给账本“上户口”

拿到崭新的账本,第一件事不是记账，而是填写“账簿启用表”。

这一页在账本的最前面,你需要填写：

单位名称：一定要写全称，别写简称。
启用日期：也就是你开始建账的那一天。
记账人员姓名：写你的名字。
会计主管姓名：写你上司的名字。
加盖公章：公司公章和个人名章。

生活实例： 这就像你给新买的手机激活，你不填Apple ID、不设密码，这手机就是个砖头，启用表就是这个账本的“身份证”，一旦出了纠纷，这页纸就是第一证据，我见过一个糊涂的出纳，启用表上日期空着，后来查账的时候，根本分不清这本账是哪一年开始的，导致整个审计过程非常被动，这一步千万别偷懒。

第二步：选定科目与账户——划分“地盘”

出纳主要管什么？就两样东西：钱和银行里的钱。

你通常只需要建立两本账：

现金日记账：科目就是“库存现金”。
银行存款日记账：科目是“银行存款”。

如果你们公司有多个银行账户（比如基本户、一般户、纳税户），我的建议是，每一个银行账户都对应一本独立的银行存款日记账，或者至少在一本账里清晰地分开页码记录。

千万别把工行的钱和招行的钱混在一个账页里记,那是对账时的噩梦。

第三步：录入期初余额——也就是“盘点家底”

这是建账最关键的一步：期初余额的录入。

期初余额,就是你开始接手这一天，公司里到底有多少钱。

怎么填？

盘点现金：把保险柜里的钞票全部拿出来，一分一毛都数清楚，这个数字，就是你现金日记账第一行的“余额”。
核对银行：去银行打这一天的对账单，或者拿上一任出纳交接单上的数字，这个数字，就是你银行存款日记账第一行的“余额”。

在账本的第一行,“栏写上“期初余额”或者“上年结转”，在“余额”栏填上数字。

这里必须发表我的个人观点： 很多新人在这一步特别“听话”，前任出纳说账上有1000块，他就写1000块。 错！大错特错！ 作为注会行业的从业者，我要严肃地告诉你：出纳的核心职责是资产安全，不是记账机器。 你必须实地盘点，如果前任说有1000块，你打开保险箱只有800块，那你必须只记800块，剩下的200块要去查去向，要让前任写说明，甚至上报老板，如果你图省事直接按1000块入账，那你就背上了这200块缺失的黑锅，这就是职业道德，也是保护你自己的唯一方式。

第四步：建立索引与目录——做个“路标”

如果你的账本比较厚,或者公司业务比较多，建议在账本前面贴一张口取纸，或者手写一个简单的目录。

第3页-10页：工行基本户
第11页-20页：建行纳税户

这就像书的目录,方便你以后快速翻找，别小看这个动作，当年底审计师让你把某张凭证翻出来的时候，你能3秒钟翻到页码，那种专业感是装不出来的。

第五步：日常试运行——让轮子转起来

建好账,填了期初余额，接下来就是发生第一笔业务时的操作了。

第二天你拿备用金去买了200元的打印纸。

看发票,金额200元。
在现金日记账第二行写：日期、购打印纸”、借方（或者支出方）填200。
计算余额：期初1000 - 200 = 800，把800写在余额栏。

这一步叫“过账”。

生活实例： 这就像你刚建立了一个新的记账APP，记下了第一笔早餐钱，只有当这一笔记完，且余额计算正确，你这套“建账流程”才算真正走通了。

避坑指南：那些让人“头秃”的常见错误

讲了流程,咱们再来聊聊我在实务中见过的那些“惨痛教训”，希望你们能引以为戒。

涂改液是出纳的“禁药” 我见过太多新手出纳，写错字了，顺手就拿起涂改液或者修正带。 千万别！ 在财务账簿上，写错了只能用红笔划线更正法（在错字上划一条红线，然后在上面写正确的，还要盖章），用了涂改液，这账本的法律效力就大打折扣了，审计师看到涂改液就像猫看到了毛，立马警觉起来，这会让大家觉得你这人不严谨，甚至怀疑你在掩盖什么。

“日清月结”不是一句空话 建账之后，必须养成每天下班前核对余额的习惯。我有个学员，在一家创业公司做出纳，因为人手少，她特别忙，经常攒了一个星期的单据才记一次账，结果有一天，老板突然要查现金，她发现账面比实际多了5000块，因为隔得太久，她根本想不起来是哪笔漏记了，还是哪笔多记了，那天晚上她在公司加班翻凭证翻到凌晨两点，一边翻一边哭。建账的时候就要定下规矩：今日事今日毕，每天账平了再下班，这是对自己最大的负责。

银行账不是“照抄” 很多新手建银行账时，以为就是把银行对账单抄一遍。不是的。银行账是依据你的原始单据（比如回单、进账单）来记的，有时候银行已经扣款了，但回单还没寄到，这时候你的账面余额和银行对账单余额是不一致的，这叫“未达账项”。如果你在建账初期不理解这个逻辑，强行把账改成跟对账单一样，那你账面上就会有一笔“无头案”——钱扣了，但不知道是因为什么扣的。