作为一名在注会行业摸爬滚打多年的“老兵”，我见过太多刚入行的年轻人在面对财务软件时那种既兴奋又恐惧的眼神，特别是当公司决定从Excel手工账或者老旧的记账软件迁移到用友这种功能强大的ERP系统时，那种焦虑感简直肉眼可见。
说实话,会计这行当，从来就不只是简单的算术题，它更像是在编织一张严密的数据网，而用友，就是我们手中最锋利的织网梭子，我想撇开那些枯燥的说明书，用咱们平时聊天的方式，结合我身边真实发生的故事，来好好拆解一下用友会计做账的完整流程。
前期准备：磨刀不误砍柴工
在正式开始“做账”之前，有一个步骤往往被新手忽视，那就是系统初始化，这就好比你要做一顿大餐，锅碗瓢盆还没洗干净，菜也没切好，直接开火肯定是一团糟。
记得我带过一个实习生小刘,刚来时心急火燎，第一天就嚷嚷着要录凭证，结果呢？会计科目设置得乱七八糟，辅助核算没挂对，等到做到一半发现无法取数，只能推倒重来，那种崩溃感，我隔着屏幕都能感觉到。
用友初始化的核心在于“建账”和“设置”。
你得建立一套新账套,在用友的系统管理里，设置好账套号、账套名称、启用日期（这个非常关键，一旦启用很难修改，千万别手抖选错年份）以及行业性质。
接下来是最考验会计功底的环节：基础档案设置。
- 会计科目：虽然用友自带了预设的一级科目，但企业个性化的明细科目需要你自己添加，你可以根据管理需求，把“管理费用”细分为“办公费-差旅费-市内交通费”等。
- 部门档案与职员档案：这不仅仅是录个名字那么简单，这是为了后续做部门精细核算打基础。
- 客户与供应商往来：千万别偷懒，把客户档案录全了，以后查账、对账时，你会感谢现在勤奋的自己。
个人观点： 很多会计觉得初始化麻烦，想直接沿用去年的设置，但我强烈建议，每年年初都要重新审视一遍你的科目体系，业务在变，公司的管理需求也在变，一个僵化的科目体系会直接导致后期数据提取的困难。
日常填制凭证：指尖上的舞蹈
当基础搭建好了,我们就进入了日复一日的核心工作——填制凭证，在用友中，这通常在“总账”模块下进行。
这不仅仅是数据的录入,更是对业务实质的翻译。
举个生活中的例子： 上个月，公司行政部的王姐拿了一堆发票来报销，有打车票、有办公用品发票，还有一张请客户吃饭的餐费票。
如果是手工账,你可能就在本子上写一行“报销费用 5000元”，但在用友里，我们要把它拆解得清清楚楚：
- 借：管理费用-办公费 （对应办公用品）
- 借：管理费用-差旅费 （对应打车票）
- 借：管理费用-业务招待费 （对应餐费，注意这个涉及到税务抵扣限额，必须分开）
- 贷：银行存款
在用友界面操作时,你需要选择“凭证类别”，比如记字、收字、付字、转字，然后输入制单日期，附单据数。
这里有一个非常人性化的功能叫“常用摘要”和“科目助记码”，刚开始你可能觉得背助记码很烦，但当你录入速度达到每分钟100字以上时，你会发现这简直是神技，比如输入“yg”，系统自动跳出“员工报销”，这种流畅感会让你的工作效率倍增。
注意点： 涉及到辅助核算的科目（比如挂了“部门核算”或“项目核算”），系统会强制要求你录入辅助信息，这看似是个束缚，其实是在保护你，我见过太多因为没挂项目核算，导致年底无法统计某个项目具体盈亏的惨痛案例。
审核与记账：双重保险的艺术
凭证录完了能直接出报表吗？绝对不行！在用友的流程逻辑里，必须经过审核和记账这两个关卡。
这里要强调一个财务行业的铁律：制单人和审核人不能是同一个人。 这是为了防止舞弊，也是为了通过互相检查来减少错误。
审核：在用友软件里，这通常是一个“签字”的动作，你需要打开凭证，逐行检查摘要是否通顺、金额是否正确、借贷是否平衡、会计科目使用是否恰当，点击“审核”按钮，凭证上就会出现一个红色的“审核”戳记。
记账：审核通过后的凭证，只是“待处理”状态，只有执行了“记账”功能，数据才能真正被写入后台的数据库，才能用于后续的报表生成。
真实案例分享： 我曾在一家快节奏的电商公司做审计，他们的财务经理为了赶进度，经常自己制单自己审核，结果有一次，因为手误，把一笔50万的支出写成了5万，而且因为没人复核，直接记账了，直到季度末银行对账时才发现巨大的资金缺口，那时候再去做“反记账”、“反审核”，不仅流程繁琐，还差点导致税务申报逾期，千万别为了省那一两分钟，跨越了审核的红线。
期末处理：月底的“大扫除”
如果说日常做账是日常打扫,那期末处理就是月底的大扫除，也是最考验会计耐心的环节，用友会计做账的完整流程中，这一步最容易出现“拦路虎”。
转账定义与生成 很多费用不是每天发生的，比如计提固定资产折旧、计提坏账准备、结转损益等，用友提供了“期末转账”功能。
- 折旧计提：你需要先在固定资产模块里录入变动，然后点击“计提本月折旧”，系统会自动生成一张凭证。
- 期间损益结转：这是月底最后一步，把所有的收入类科目转入“本年利润”的贷方，把所有的费用类科目转入“本年利润”的借方，在用友里，只要你设置好转账凭证模板，一键生成，几秒钟就能搞定手工账需要算半天的工作。
损益结转的坑 我必须提醒大家一点：在生成期间损益结转凭证之前，一定要确保所有的日常凭证都已经记账了，如果有未记账的凭证，生成的结转凭证金额就是不准确的，我见过太多新手因为漏了一张凭证没记账，导致利润表怎么算都不平，急得满头大汗。
对账与结账 当所有凭证都记完账，损益也结转完毕，我们需要进行“对账”，用友会自动检查总账与明细账、总账与辅助账是否平衡。 如果对账无误，就可以进行“结账”了，结账是一个仪式感很强的操作，一旦结账，本月的账簿就被封存，不能再录入和修改。
个人观点： 我非常推崇用友的“结账”机制，它强迫我们在每个月底画上一个句号，很多小公司习惯账目常年不结，跨年还在调去年的数字，这是非常不专业的表现，结账能让我们清晰地看到每个月的经营成果，是对时间的尊重。
报表输出：最后的“化妆舞会”
账做完了,最后一步就是给老板和税务局看东西了——编制报表。
用友的UFO报表系统非常强大,软件会自带一个资产负债表模板和利润表模板，你只需要点击“关键字”录入（比如录入“2023年10月”），然后执行“表页重算”，哗啦一下，数据就全出来了。
千万别迷信自动生成的报表！
生活实例： 有一次，我帮一个朋友看他的用友账，资产负债表出来后，资产合计和负债权益合计差了0.01元，虽然只是1分钱，但会计讲究的就是平！ 我花了半个小时排查，最后发现是因为在设置公式时，某个科目的取数方向搞反了，或者是未分配利润的公式没包含本年利润。
这就是为什么我强调,报表出来后，必须人工复核一下关键科目，看看货币资金是否和银行日记账对得上，看看存货是否和仓库账对得上，报表是公司经营的脸面，脸上有脏点（数据错误），专业形象就全毁了。
常见问题与“反操作”技巧
在实际工作中,谁还没个手滑的时候？凭证录错了，甚至已经结账了才发现，怎么办？
用友有一套“反操作”流程：
- 反结账：在结账界面，按
Ctrl + Shift + F6（不同版本快捷键可能不同），可以激活取消结账按钮。 - 反记账：在期末菜单里，通常有一个隐藏的或者需要权限的“反记账”功能。
- 取消审核：由审核人员进入，点击“取消”签字。
- 修改凭证：这时候，制单人终于可以进去修改那个错误的数字了。
警告： 反操作是财务软件里的“后悔药”，药不能乱吃，频繁的反结账、反记账会破坏账套的严密性，也容易在数据流中留下痕迹，如果是跨年的错误，通常就不能用反结账了，而是要通过“以前年度损益调整”来处理，这才是高级会计该有的操作。
总结与感悟
写到这里,我们把这用友会计做账的完整流程梳理了一遍：从初始化搭建地基，到日常凭证填制添砖加瓦，再到审核记账加固墙体，最后期末结账封顶，报表输出进行精装修。
但我更想说的是,软件终究只是工具。
我见过用着最顶级版本的用友,却把账做得一塌糊涂的会计；也见过只用Excel，但能把公司几千万的流水理得清清楚楚的老师傅。
用友能帮你提高计算速度,能帮你自动平衡借贷，能帮你快速生成报表，但它无法帮你判断这笔业务该计入“管理费用”还是“销售费用”，也无法帮你识别那张发票是不是真的。
我的核心观点是： 会计的灵魂在于职业判断，而用友赋予了会计更高效的执行力，不要把自己变成一个只会按按钮的“录入员”，当你熟练掌握这套流程后，你应该腾出更多的时间去思考：为什么这个月的库存周转率下降了？为什么销售费用环比增长了20%？这些数据背后的业务逻辑，才是老板真正想从你这里得到的。
希望这篇指南能帮你从繁琐的流程中理清头绪,做账就像生活，一步一个脚印，虽然过程繁琐，但当你看到最后那张严丝合缝的资产负债表时，那种成就感，真的无可替代，加油，各位同行！
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