干会计这行，最怕的就是月底对账和做科目汇总表。以前我带的那几个徒弟，一到月底就猫在工位上，拿着计算器在那儿“啪嗒啪嗒”按个不停，一张凭证一张凭证地翻，加出来的数还经常对不上，还得从头再抠。我看着都替他们觉得累。这玩意儿根本不用蛮干，用好Excel里的几个功能，几分钟就能把一整月的账理得顺顺当当，今天就把我这么多年压箱底的法子给大伙儿说道说道。
第一步：把底子打别瞎填格式
我发现好多人做账，喜欢在电子表格里搞那些花里胡哨的边框和合并单元格，这纯粹是给自己找麻烦。我动手做的第一步，就是先建一个“凭证明细表”。第一行雷打不动，必须是标题行：日期、凭证号、摘要、一级科目、二级科目、借方金额、贷方金额。
填数据的时候，我从来不手动敲科目名称，因为手一抖多打个空格，后面汇总就识别不出来了。我直接用Excel里的“数据验证”，把所有的会计科目做成一个下拉列表，选一下就行。这一步虽然开头费点事，但保证了后面抓取数据的时候，每一个科目都是准的，不会出现“银行存款”和“银行存款 ”这种低级错误。
第二步：利用公式让表格自己“动”起来
底子打好了，我就开始写点简单的逻辑。比如在借贷平衡这一块，我会在每一行后面加个隐藏的小检查，用借方减去贷方，如果结果不是零，那一行直接标红。我写的时候就盯着红色看，哪行红了说明哪行录错了，当场就改了，省得攒到月底去大海捞针。这就是把工作量拆分到了每一天，别等一天去拼命。
第三步：核心大招，透视表一拉就出结果
数据录完了，怎么出科目汇总表？我教你们，千万别用SUMIF一个一个去套公式，慢死人还不保险。我直接全选明细表，点开“插入”，选“数据透视表”。
- 把“一级科目”拽到行标签里。
- 把“借方金额”和“贷方金额”拽到数值框里。
- 点一下汇总。
这一整月的科目汇总表瞬间就出来了，每个科目借了多少、贷了多少，清清楚楚。我以前带过一个老会计，他非不信这玩意儿能准，自己拿算器按了一下午，结果跟我这鼠标点两下的数一模一样，当时他那表情我能记一辈子。用这个办法，你不仅能看月度的，你想看季度的、年度的，改个日期筛选，表格刷的一下就变过来了，贼好使。
第四步：一步对账，保证万无一失
汇总表出来后，我还会习惯性地在表底下做个总计。要是借方总合计和贷方总合计不相等，那绝对是哪里的凭证录得有问题。这时候我再去翻明细，按金额排序，一下子就能找出来。这个过程我一般就花个喝杯茶的功夫。做账没那么玄乎，就是个细致活儿加上点趁手的工具。以前我还没转行做财务主管那会儿，在一家小贸易公司跑腿，那时候老板抠门，连个好点的财务软件都不给买，我就是硬靠着这套Excel逻辑，把公司三年的旧账全给理顺了，也就是因为这手功夫，老板才觉得我是个明白人，后来提拔我也顺理成章了。
现在这些年轻人，整天想着去考这个证那个证，倒不是说考证没用，但手里没点真操实干的“土办法”，真到了月底结账，还是得抓瞎。我也劝大伙儿，多琢磨琢磨这些基础工具的用法，把那些重复性的体力活儿交给电脑去做，咱们得把脑子空出来，去想点更值钱的事儿，这才是老会计该有的派头。
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