干会计这行,最怕的就是月底对账和做科目汇总表。以前我带的那几个徒弟,一到月底就猫在工位上,拿着计算器在那儿“啪嗒啪嗒”按个不停,一张凭证一张凭证地翻,加出来的数还经常对不上,还得从头再抠。我看着都替他们觉得累。这玩意儿根本不用蛮干,用好Excel里的几个功能,几分钟就能把一整月的账理得顺顺当当,今天就把我这么多年压箱底的法子给大伙儿说道说道。
第一步:把底子打别瞎填格式
我发现好多人做账,喜欢在电子表格里搞那些花里胡哨的边框和合并单元格,这纯粹是给自己找麻烦。我动手做的第一步,就是先建一个“凭证明细表”。第一行雷打不动,必须是标题行:日期、凭证号、摘要、一级科目、二级科目、借方金额、贷方金额。
填数据的时候,我从来不手动敲科目名称,因为手一抖多打个空格,后面汇总就识别不出来了。我直接用Excel里的“数据验证”,把所有的会计科目做成一个下拉列表,选一下就行。这一步虽然开头费点事,但保证了后面抓取数据的时候,每一个科目都是准的,不会出现“银行存款”和“银行存款 ”这种低级错误。
第二步:利用公式让表格自己“动”起来
底子打好了,我就开始写点简单的逻辑。比如在借贷平衡这一块,我会在每一行后面加个隐藏的小检查,用借方减去贷方,如果结果不是零,那一行直接标红。我写的时候就盯着红色看,哪行红了说明哪行录错了,当场就改了,省得攒到月底去大海捞针。这就是把工作量拆分到了每一天,别等一天去拼命。
第三步:核心大招,透视表一拉就出结果
数据录完了,怎么出科目汇总表?我教你们,千万别用SUMIF一个一个去套公式,慢死人还不保险。我直接全选明细表,点开“插入”,选“数据透视表”。
- 把“一级科目”拽到行标签里。
- 把“借方金额”和“贷方金额”拽到数值框里。
- 点一下汇总。
这一整月的科目汇总表瞬间就出来了,每个科目借了多少、贷了多少,清清楚楚。我以前带过一个老会计,他非不信这玩意儿能准,自己拿算器按了一下午,结果跟我这鼠标点两下的数一模一样,当时他那表情我能记一辈子。用这个办法,你不仅能看月度的,你想看季度的、年度的,改个日期筛选,表格刷的一下就变过来了,贼好使。
第四步:一步对账,保证万无一失
汇总表出来后,我还会习惯性地在表底下做个总计。要是借方总合计和贷方总合计不相等,那绝对是哪里的凭证录得有问题。这时候我再去翻明细,按金额排序,一下子就能找出来。这个过程我一般就花个喝杯茶的功夫。做账没那么玄乎,就是个细致活儿加上点趁手的工具。以前我还没转行做财务主管那会儿,在一家小贸易公司跑腿,那时候老板抠门,连个好点的财务软件都不给买,我就是硬靠着这套Excel逻辑,把公司三年的旧账全给理顺了,也就是因为这手功夫,老板才觉得我是个明白人,后来提拔我也顺理成章了。
现在这些年轻人,整天想着去考这个证那个证,倒不是说考证没用,但手里没点真操实干的“土办法”,真到了月底结账,还是得抓瞎。我也劝大伙儿,多琢磨琢磨这些基础工具的用法,把那些重复性的体力活儿交给电脑去做,咱们得把脑子空出来,去想点更值钱的事儿,这才是老会计该有的派头。

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