记账凭证填写例题，手把手教你做账，从一张发票看透会计的底层逻辑

大家好，我是你们的老朋友，一个在注会行业摸爬滚打多年的“财务老兵”。

今天咱们不聊那些高大上的合并报表，也不谈让人头秃的所得税递延，咱们把目光收回来，聚焦到会计工作的起点——记账凭证。

很多刚入行的年轻人，或者是正在备考初级/CPA的同学，往往觉得“写凭证”这事儿太简单，不就是个“有借必有贷，借贷必相等”吗？甚至在实际工作中，很多财务软件还能自动生成凭证,那还有什么好学的？

如果你也这么想,那可就大错特错了。

作为专业人士，我必须直言不讳地告诉你：记账凭证是会计语言的“句子”，如果句子造不通，那你编出来的财报（文章）就是一堆垃圾。 尤其是在审计师进场的时候，第一件事就是抽凭（抽查凭证），一张填写不规范的凭证,足以让审计师对你们整个内控体系产生怀疑。

我就通过几个具体的记账凭证填写例题，结合我这些年见过的各种奇葩账务，和大家聊聊这小小的凭证背后,到底藏着怎样的大学问。

为什么我们需要记账凭证？

在进入例题之前，我想先和大家唠唠嗑，咱们生活中，买东西要留小票，转账要有回单，这些原始凭证，就像是我们在超市买东西的“物证”。

光有物证不行，警察破案还需要一份“案情分析报告”，说明这个物证代表了什么，谁干的,谁负责。

记账凭证，就是这份“案情分析报告”。

它将杂乱无章的发票、银行回单（原始凭证），通过会计这门商业语言，翻译成标准的会计分录，登记到账簿中去。它是连接原始凭证与会计账簿的桥梁。

我见过太多会计，为了省事，摘要栏只写两个字“报销”，附件张数也不数，借贷方金额虽然平了，但鬼才知道这笔钱到底是干嘛的，等到三个月后老板问：“去年12月那笔5000块钱是怎么回事？”这时候翻出凭证一看，只有冷冰冰的数字，没有任何故事，这种会计，永远只能是个“记账员”，成不了“财务管理者”。

记账凭证填写例题实战：从生活场景看会计分录

为了让大家更有代入感，我设计了三个非常贴近生活的例题，咱们不看枯燥的表格,直接看场景。

行政部小王报销办公用品费

【场景描述】 2023年10月15日，公司行政部职员王明拿着一张发票来找你报销，发票上显示购买了一批打印纸和签字笔，价税合计1130元（其中增值税130元），王明之前已经预借了1000元备用金，现在需要报销，多余的钱退回，不够的钱补付（假设刚好够，不退不补）。

【凭证填写思路】

这时候,你的脑子里要迅速过一遍这几个问题：

钱花哪儿了？ 买办公用品了，属于日常消耗，通常计入“管理费用”。
部门是谁？ 行政部，所以二级科目最好是“管理费用——办公费”或者“管理费用——行政部”。
发票是专票吗？ 题目说了有增值税额，且是一般纳税人（假设），那130元进项税是可以抵扣的,不能全部计入费用。
资金怎么走的？ 题目说预借了备用金，这意味着钱还没出公司门，只是从“备用金”这个口袋，挪到了“费用”这个口袋。

【标准记账凭证填写】

日期： 2023年10月15日
这里的学问很大，不要写“报销”，也不要写“王明”，要写：“行政部王明报销10月份办公用品费”，这样一眼就能看出时间、人物、事件。
附件张数： 1张（指那张发票）。

会计分录：

借：管理费用——办公费 1,000
（这是成本费用,借方代表增加）
借：应交税费——应交增值税（进项税额） 130
（这是可以抵扣的税金,资产类借方增加）
贷：其他应收款——备用金（王明） 1,130
（这是冲减王明之前借走的钱,资产类贷方代表减少）

【老会计点评】： 这个例题里，最容易犯的错就是把进项税额也记入管理费用，导致公司多交冤枉税，很多新人会把贷方写成“库存现金”，这是不对的，因为并没有新的现金流出，只是债权债务的抵消。会计的本质是反映经济实质，而不是资金的物理流动。

销售商品收到银行承兑汇票

【场景描述】 公司向老客户A公司销售了一批产品，售价10万元（不含税），增值税率13%，A公司没打钱，而是背书了一张面值11.3万元的银行承兑汇票给我们，货已发出,发票已开。

【凭证填写思路】

这个场景在B2B业务中太常见了，很多新人看到“汇票”就懵了,不知道该往哪个科目填。

收入确认： 货发出、票开了，不管钱到没到，收入都要确认,这是权责发生制的基本要求。
资产形态： 虽然没收到现金，但收到的是“银行承兑汇票”，这玩意儿信用度高，几乎等同于现金，在会计上我们把它视为“应收票据”，而不是普通的“应收账款”。

【标准记账凭证填写】

日期： 发票开具当天或发货当天
“销售XX产品给A公司，收到银行承兑汇票一张”
附件张数： 2张（销售发票记账联 + 银行承兑汇票复印件）

会计分录：

借：应收票据——银行承兑汇票 113,000
（收到了票据,应收票据增加）
贷：主营业务收入 100,000
（收入实现了,收入增加）
贷：应交税费——应交增值税（销项税额） 13,000
（产生了纳税义务,负债增加）

【老会计点评】： 这里我要发表一个强烈的个人观点：千万别把应收票据和应收账款混为一谈。 我在审计时发现，有些公司为了美化现金流，把商业承兑汇票（风险高）也归到应收票据，甚至不提坏账准备，但在这个例题中，因为是“银行承兑”，风险极低。填写凭证时，摘要里一定要注明是“银行承兑”还是“商业承兑”，这直接关系到资产的质量，如果你只写“收到汇票”，万一以后这张汇票兑付不了,查账的人根本不知道当初的风险评估在哪里。

月末计提固定资产折旧

【场景描述】 10月底，财务部需要进行月末结账，固定资产明细表显示，管理部门使用的电脑设备本月应计提折旧2000元,生产车间的机器设备应计提折旧50000元。

【凭证填写思路】

这是很多新手最怕的一类——没有发票的凭证。很多同学问：“老师，计提折旧没有原始凭证啊，附件张数怎么填？”

会计的原始凭证不仅仅指外来的发票。自制原始凭证同样具有法律效力，在这个例题中，你自己编制的“固定资产折旧计算表”就是原始凭证。

谁受益谁承担： 电脑是行政用的，计入管理费用；机器是生产用的，计入制造费用，千万别把车间的折旧计入管理费用，那样会导致产品成本算低，利润虚高，老板一看报表乐坏了,实际上是骗自己的。
资金变动： 计提折旧不花钱，但资产价值减少了，所以贷方是“累计折旧”。

【标准记账凭证填写】

日期： 2023年10月31日（最后一天）
“计提2023年10月份固定资产折旧”
附件张数： 1张（固定资产折旧计算分配表）

会计分录：

借：管理费用——折旧费 2,000
借：制造费用——折旧费 50,000
贷：累计折旧 52,000

【老会计点评】： 这个例题看似简单，却是区分“财务会计”和“管理会计”的分水岭。我在工作中见过一种很糟糕的现象：为了省事，全公司的折旧都一股脑记入“管理费用”，虽然借贷平衡，税务局可能也不查（因为折旧总额没错），但这对公司内部管理是毁灭性的打击，因为老板永远不知道生产一个产品到底耗占了多少设备成本。 填写凭证的时候，哪怕多写两行分录，也要把部门划分清楚，这是会计职业素养的体现。

记账凭证填写的“潜规则”与个人感悟

上面三个例题，涵盖了费用报销、收入确认和期末调整，通过这些例子，我想总结几点我在注会生涯中关于“填凭证”的深刻感悟，这些是教科书上很少会明说，但对你职业生涯至关重要的“潜规则”。

摘要不是用来凑字数的，是写给未来的人看的

我前面反复强调摘要，请大家记住，凭证是会活过你的。 也许你在这个公司只干三年，但这套账要存10年，当你离职后，接手的小妹妹、后来的审计师、税务局的专管员，他们通过什么了解这笔业务？就是摘要！如果你写“付张三钱”，鬼知道张三是谁，是供应商还是员工借款？标准是：动作+对象+原因。** “支付XX供应商2023年10月货款”——这就很完美。

附件张数不是数着玩的

在电算化普及的今天，很多人忽略了附件张数，但在红字更正（冲销凭证）的时候，附件张数往往是0。我见过一个惨痛的教训：一个会计在做红字冲销时，把原错误凭证的复印件作为附件附在了后面，结果审计师查账时，以为这是重复记账，折腾了一周才解释清楚。 红字冲销凭证通常没有附件，或者只附一张情况说明，千万不要附原发票的复印件，否则逻辑上就乱套了。

借贷必相等是底线，但“平”不代表“对”

这是我想表达的最核心观点。很多新手用财务软件做账，系统如果不让你保存，肯定是借贷不平，所以只要系统保存了，就以为万事大吉。 系统只能帮你检查数学逻辑，检查不了业务逻辑。 比如例题一中，如果你把“管理费用”错写成了“销售费用”，系统一定让你保存，因为借贷是平的，但这笔账业务上就是错的。作为专业人士，我们不能做系统的奴隶，每一笔凭证按下保存键之前，都要问自己：这笔业务符合商业常识吗？